Comment formuler vos conditions de paiements ? La méthode avec notre template

Comment formuler ses conditions de paiement ?

Dans le cadre d’un échange B2B, il est essentiel de définir avec précision les conditions de paiement pour vos clients. Les éléments clés à inclure sont :

• Délai ou date d'échéance du paiement

• Modes de paiement autorisés

• Pénalités pour incidents de paiement (retards, indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement)

• Conditions d'escompte, si applicables

Où formaliser les termes de paiement ?

Ces conditions doivent être clairement énoncées dans vos Conditions Générales de Vente (CGV) et sur chaque facture. Pour les entreprises s'adressant principalement à d'autres professionnels, les CGV peuvent être fournies sur demande, mais il est conseillé d'inclure les modalités de paiement sur toutes les factures pour éviter tout malentendu.

Il est également recommandé de rappeler ces conditions dans les emails de relance pour renforcer la clarté et l'engagement des clients.

Notre template : un exemple concret de conditions de paiement

Voici un exemple de formulation des conditions de paiement :

“Les factures devront être réglées en Euros (€) dès réception, et au plus tard dans un délai de X jours (délai inférieur ou égal à 45 jours fin de mois ou 60 jours) à partir de la date de leur émission.

Tout défaut de paiement entraînera l'application de pénalités de retard au taux de X % (taux minimum de trois fois le taux d'intérêt légal en vigueur en France), ainsi qu'une indemnité forfaitaire minimale de 40 (quarante) euros pour couvrir les frais de recouvrement, qui seront exigibles automatiquement sans nécessité de rappel.”

Le contenu de vos conditions de paiement

Le plus important dans vos conditions de paiement : le délai de paiement consenti à vos clients

Le délai de paiement est l'élément central des conditions de paiement. Il définit la période accordée au client pour régler une facture après sa réception. Ce délai doit être raisonnable et adapté à la fois aux besoins de l'entreprise et à ceux de ses clients. 

Un délai trop court pourrait être contraignant pour les clients, tandis qu'un délai trop long pourrait affecter la trésorerie de l'entreprise.

Par exemple, Amazon Business propose un délai de paiement standard de 30 jours
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Les modes de paiement autorisés

Il est important de spécifier clairement les modes de paiement que votre entreprise accepte. Cela peut inclure des méthodes traditionnelles telles que le virement bancaire ou le chèque, ainsi que des options plus modernes comme le paiement en ligne ou par carte de crédit. 

Une communication claire sur les modes de paiement acceptés aide à prévenir les malentendus et facilite le processus de paiement pour vos clients.

Amazon Business, par exemple, accepte divers modes de paiement, offrant aux clients professionnels des options pratiques et diversifiées pour régler leurs achats.

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Quels sont les différents types de moyens de paiement ?

Les options de paiement disponibles pour les entreprises varient en fonction de leurs besoins spécifiques et de leur clientèle. Voici une liste des moyens de paiement couramment utilisés :

• Virement bancaire : Privilégié pour sa simplicité et sa sécurité.

• Carte bancaire : Rapide et pratique, souvent utilisée pour les transactions en ligne.

• Chèque : Bien qu'en déclin, toujours utilisé dans certains secteurs.

• Paiement en espèces : Utilisé pour les transactions de petits montants ou locales.

• Paiement électronique : PayPal, Transferwise, etc.. Adaptés au commerce électronique et aux paiements internationaux.

• Prélèvement automatique : Idéal pour les paiements récurrents.

Parmi ces options, Hero Checkout se démarque comme une solution innovante spécialement conçue pour le secteur B2B. Ce système de paiement en ligne permet aux entreprises d'offrir à leurs clients professionnels des options de paiement flexibles, telles que le paiement différé ou le paiement échelonné.

Les pénalités applicables en cas de retard de paiement ou de recouvrement

En cas de retard de paiement, il est courant d'appliquer des pénalités. Ces pénalités sont généralement exprimées sous forme de taux d'intérêt annuel appliqué sur le montant impayé. 

Par exemple, une entreprise peut appliquer une pénalité de 8% par an sur les paiements en retard.

La loi, telle que l'article L441-10 du code de commerce en France, stipule également la possibilité d'appliquer une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, soit une somme fixe de 40 euros.

Les conditions d’escompte

L'escompte est une réduction accordée pour un paiement anticipé. Bien que non obligatoire, il peut être un outil efficace pour encourager des paiements rapides.

Par exemple, une entreprise peut offrir un escompte de 1 % si la facture est réglée dans les 10 jours suivant l'émission. Cela peut être particulièrement attrayant pour les clients cherchant à économiser, tout en améliorant la trésorerie de l'entreprise.

Les sanctions pour conditions de règlement ne figurant pas dans les CGV ?

L'absence de conditions de paiement dans les CGV peut entraîner des sanctions pour les entreprises. Si les CGV ne précisent pas clairement les modalités de paiement, cela peut conduire à des litiges avec les clients et potentiellement à des pénalités. 

En France, le Code de commerce exige que les délais de paiement, les pénalités de retard et les conditions d’escompte soient explicitement mentionnés dans les CGV pour éviter tout malentendu ou abus.

Que stipule la loi LME de 2023 sur les délais de paiement ?

La loi de modernisation de l'économie (LME) de 2023 encadre strictement les délais de paiement dans les relations B2B. Elle limite le délai standard à 30 jours post-livraison ou service. Elle autorise, sous certaines conditions, un délai maximal de 60 jours après émission de la facture, ou 45 jours fin de mois.

Comment sécuriser le paiement d’une facture ?

La sécurisation des paiements de factures est essentielle pour toute entreprise B2B. Pour cela, vous pouvez adopter plusieurs stratégies :

• Utiliser des logiciels de gestion des factures pour le suivi et le contrôle

• Exiger des garanties ou des acomptes

• Mettre en place des pénalités pour les paiements tardifs 

Avec des outils commeHero, les entreprises peuvent sécuriser et accélérer leurs encaissements, renforçant ainsi leur stabilité financière et respectant les conditions de paiement.

Questions fréquentes :

Qui fixe les conditions de paiement ?

Les conditions de paiement sont établies par le fournisseur pour ses clients, en se basant sur les dispositions du Code de commerce. Ces conditions doivent être équitables et conformes à la législation en vigueur.

Comment écrire un engagement de paiement ?

Un engagement de paiement doit être rédigé de manière claire et précise, indiquant le montant dû, les modalités et les délais de paiement. Il est crucial d'inclure tous les détails pertinents pour éviter toute ambiguïté.

C'est quoi les conditions générales de vente ?

Les Conditions Générales de Vente (CGV) définissent les modalités de transaction entre un vendeur et un acheteur, y compris les termes de paiement. Elles sont essentielles pour clarifier les attentes et les obligations de chaque partie.

Comment traduire “conditions de paiement” en anglais ?

En anglais, “conditions de paiement” se traduit par “payment terms”.

Qu’est-ce qu’un tableau des délais de paiement ?

Un tableau des délais de paiement est un outil comptable utilisé pour suivre et analyser les périodes de paiement accordées aux clients et aux fournisseurs, aidant ainsi à gérer efficacement la trésorerie.

Peut-on appliquer des délais de paiement de 90 jours ?

Non, le délai de paiement maximum autorisé est généralement de 60 jours fin de mois. Les délais de 90 jours sont réservés à certaines situations spécifiques, comme l'export hors de l'Union européenne. Ils doivent être clairement stipulés dans les conditions de paiement.

Quel délai légal pour le paiement d’une facture par un particulier ?

Le délai légal pour le paiement d'une facture par un particulier est généralement de 30 jours, conformément aux normes établies pour les transactions commerciales.