Formular condiciones de pago: nuestro propio método (con plantilla)

Las condiciones de pago entre profesionales: un pilar fundamental para mantener el equilibrio en las relaciones B2B.

¿Cómo deben formularse las condiciones de pago?

Como parte de un intercambio B2B, es esencial definir con precisión las condiciones de pago para los clientes. Los elementos clave que debe incluir son:

• Fecha límite o de vencimiento del pago

• Formas de pago autorizadas

• Penalizaciones por incidencias en el pago (retraso en el pago, indemnización fija por gastos de cobro)

• Condiciones de descuento, si aplica

¿Dónde se formalizan las condiciones de pago?

Estas condiciones deben estar claramente establecidas en las Condiciones Generales de Venta (CGV) y en cada factura emitida.

Para las empresas que venden principalmente a otros profesionales, las CGC pueden facilitarse previa solicitud, pero es aconsejable incluir las condiciones de pago en todas las facturas para evitar malentendidos.

También es aconsejable recordar a los clientes estas condiciones en correos electrónicos de seguimiento para reforzar la claridad y el compromiso del cliente.

Nuestra plantilla: un ejemplo concreto de condiciones de pago

He aquí un ejemplo de redacción de las condiciones de pago que puedes implementar en tu negocio:

"Las facturas deberán pagarse en Euros (€) a su recepción, y a más tardar en un plazo de X días (plazo inferior o igual a 45 días fin de mes o 60 días) a partir de la fecha de emisión.

Todo impago dará lugar a la aplicación de penalizaciones por demora al tipo del X%, así como a una indemnización fija mínima de 40 (cuarenta) euros para cubrir los gastos de cobro, que se abonará automáticamente sin necesidad de recordatorio."

El contenido de sus condiciones de pago

El plazo de pago: lo más importante entre las condiciones de pago

El plazo de pago es el elemento central de sus condiciones de pago. Define el periodo concedido al cliente para pagar el total de una factura tras su recepción. 

Este plazo debe ser razonable y adecuado tanto a las necesidades de la empresa como a las de sus clientes.

Un plazodemasiado corto podría ser restrictivo para los clientes, mientras que un plazo demasiado largo podría afectar al flujo de caja de la empresa.

Por ejemplo, Amazon Business, ofrece un plazo de pago estándar de 30 días:

Métodos de pago autorizados

Es importante especificar claramente los métodos de pago que acepta tu empresa. Esto puede incluir métodos tradicionales como transferencia bancaria o cheque, así como también opciones más modernas como pago en línea o con tarjeta de crédito.

Una comunicación clara sobre los métodos de pago ayuda a evitar malentendidos y facilita el proceso de pago a sus clientes.

Siguiendo el ejemplo de Amazon Business, este acepta una gran variedad de métodos de pago, lo que ofrece a los clientes empresariales opciones prácticas y diversas para pagar sus compras.

¿Cuáles son los diferentes tipos de métodos de pago?

Las opciones de pago disponibles para las empresas varían en función de sus necesidades específicas y de su clientela. He aquí una lista de los métodos de pago más utilizados:

• Transferencia bancaria: Preferida por su sencillez y seguridad.

• Tarjeta bancaria: Rápida y cómoda, suele utilizarse para transacciones en línea.

• Cheque: Aunque está en declive, aún se utiliza en algunos sectores.

• Pago en efectivo: Se utiliza para transacciones pequeñas o locales.

• Pago electrónico: PayPal, Transferwise, entre otras billeteras virtuales. Es la más adecuada para comercio electrónico y pagos internacionales.

• Domiciliación bancaria: Ideal para pagos recurrentes.

De entre estas opciones, Hero Checkout destaca por ser una solución innovadoradiseñada específicamente para el sector B2B. Este sistema de pago online permite a las empresas ofrecer a sus clientes comerciales opciones de pago flexibles, como pago aplazado o pago a plazos.

Sanciones aplicables en caso de demora en el pago o en el cobro

En caso de pago tardío, suelen aplicarse penalizaciones en forma de interés anual aplicado a la cantidad impaga.

Por ejemplo, una empresa puede aplicar una penalización del 8% anual a los pagos atrasados.

Condiciones de descuento

Un descuento por pago al contado es una reducción del coste final concedida a cambio del pronto pago. Aunque no es obligatorio, puede ser una herramienta eficaz para incentivar el pronto pago.

Por ejemplo, una empresa puede ofrecer un descuento del 1% si la factura se paga en los 10 días siguientes a su emisión. Esto puede resultar especialmente atractivo para los clientes que buscan ahorrar dinero, al tiempo que mejora la tesorería de la empresa.

Información sobre las penalizaciones por condiciones de pago no incluidas en los CGC

La ausencia de condiciones de pago en los CGC puede dar lugar a penalizaciones para las empresas. Si los CGC no especifican claramente las condiciones de pago, esto puede provocar litigios con los clientes y, potencialmente, penalizaciones.

¿Cómo asegurar el pago de una factura?

Asegurar el pago de una factura es esencial para cualquier empresa B2B. Hay varias estrategias que puede adoptar para conseguirlo:

• Utilizar un software de gestión de facturas para su seguimiento y control.

• Exigir garantías de pago o pagos por adelantado

• Aplicar sanciones por retrasos en los pagos

Con herramientas comoHero, las empresas pueden asegurar y agilizar sus cobros, fortaleciendo su estabilidad financiera y cumpliendo los plazos de pago.

Preguntas más frecuentes:

¿Quién fija las condiciones de pago?

Las condiciones de pago las fija el proveedor para sus clientes. Estas condiciones deben ser equitativas y conformes a la legislación vigente.

¿Cómo debe redactarse un compromiso de pago?

El compromiso de pago debe redactarse de forma clara y precisa, indicando el importe adeudado, las condiciones y los plazos de pago. Es fundamental incluir todos los detalles pertinentes para evitar cualquier ambigüedad.

¿Qué son las condiciones generales de venta?

Las Condiciones Generales de Venta (CGV) definen los términos y condiciones de una transacción entre un vendedor y un comprador, incluidas las condiciones de pago. Son esenciales para aclarar las expectativas y obligaciones de cada parte.

¿Cómo se traduce "condiciones de pago" al inglés?

En inglés, "terms of payment" se traduce como "condiciones de pago".

¿Qué es un cuadro de plazos de pago?

Un cuadro de plazos de pago es una herramienta contable utilizada para controlar y analizar los plazos de pago concedidos a clientes y proveedores, ayudando así a gestionar eficazmente la tesorería.

¿Cuál es el plazo legal para el pago de una factura por un particular?

El plazo legal para el pago de una factura por un particular suele ser de 30 días, de acuerdo con las normas establecidas para las transacciones comerciales y dependiendo de la región donde se realice la operación.