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El plazo de pago a proveedores y las normas que debe conocer

El plazo de pago a proveedores y las normas que debe conocer

Temps de lecture : 4 minutes

El plazo de pago al proveedor legal se especifica en el contrato inicial. En caso contrario, el plazo por defecto es de 30 días. Continúe leyendo para conocer las normas y reglas de pago a proveedores más relevantes.

El pago a 30 días suele ser el plazo legal de pago al proveedor. Este período comienza a contar tras la recepción de los bienes o la prestación del servicio. Sin embargo, un acuerdo entre las partes puede permitir que este plazo se amplíe a 60 días naturales, o 45 días a final de mes.

¡Este marco jurídico es esencial si se tiene en cuenta que casi la mitad de las quiebras se deben a una liquidez insuficiente!

Condiciones especiales de pago

En algunas transacciones se aplican condiciones de pago especiales para saldar las deudas con proveedores debido al carácter específico o estacional de determinados productos. Estas condiciones varían de acuerdo a su país o región, por lo que debe consultar las normas correspondientes.

¿Cómo se calcula el plazo promedio de pago a proveedores?

El periodo medio de pago a de deudas con los proveedores viene determinado por el siguiente ratio:

(deudas con proveedores / compras) x 360 días

Por ejemplo, si actualmente tiene 20.000 euros en deudas pendientes con proveedores y ha realizado compras por 300.000 euros durante el año, su periodo medio de pago a proveedores es de 24 días.

Esto también se conoce como días de pago pendientes. Nótese que este cálculo no tiene en cuenta la estacionalidad: se trata de una foto del momento T.

El impacto de los plazos de pago en la tesorería

Los plazos de pago a los proveedores tienen un impacto directo en la economía de una empresa y sus necesidades de tesorería.

Los plazos de pago más largos mejoran el flujo de caja a corto plazo al preservar la liquidez (se reducen las necesidades de capital circulante), pero también pueden empeorar las relaciones con los proveedores si estos plazos se perciben como excesivos.

Por el contrario, los plazos de pago cortos pueden fomentar las buenas relaciones con los proveedores, pero pueden presionar la tesorería si los cobros de los clientes no siguen el ritmo (aumentan las necesidades de capital circulante).

Existe una solución para mantener buenas relaciones con los proveedores, controlar su necesidad de capital circulante y mejorar la tesorería de una empresa: Hero adelanta el pago de la factura de su proveedor. Su proveedor recibe el pago en la fecha de vencimiento, mientras que usted solo pagará la factura a 30 o 60 días.

¿Cómo se calcula la fecha de vencimiento de una factura?

En primer lugar, identificamos la fecha de emisión de la factura o la fecha de recepción de los bienes/servicios, dependiendo de los términos acordados. A partir de ahí, simplemente añadimos el plazo de pago acordado en el contrato o en la factura.

Por ejemplo, si una factura se emite el 1 de marzo y el plazo de pago es de 30 días, la fecha de vencimiento será el 31 de marzo. Es esencial respetar esta fecha para mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar sanciones por demora.

¿Quién fija las condiciones de pago?

Las condiciones de pago se fijan generalmente de común acuerdo entre el comprador y el proveedor en el momento de la negociación del contrato. No obstante, deben permanecer dentro de los límites impuestos por la legislación de su país o locación. 

Sin embargo, si no se especifica ningún plazo de pago en el contrato, la ley impuesta por en el territorio donde se firme el contrato se encargará de determinar un plazo.

¿Por qué es importante pagar a tiempo a los proveedores?

Pagar a los proveedores a tiempo es señal de fiabilidad y profesionalismo. Esto permite:

  • Fortalecer la relación y la confianza entre la empresa y sus proveedores.

  • Garantizar un suministro continuo de los bienes o servicios adquiridos.

 ¿Cuáles son las consecuencias de la morosidad?

Tener deudas pendientes por parte de los clientes perjudica a la tesorería de los proveedores. Por lo tanto, es probable que tomen ciertos recaudos y ejecuten algunas consecuencias para aquellas personas que adeuden dinero. Algunas de las repercusiones pueden ser:

  • Penalizaciones por demora

Se aplican al tipo contractual.

  • Compensación a tanto alzado

Se aplican a discreción del proveedor.

  • Acciones legales

Los proveedores pueden emprender acciones legales para recuperar las cantidades adeudadas y la pérdida sufrida, lo que puede dar lugar a costes legales adicionales y a una pérdida de tiempo valioso.

  • Negativa del auditor de cuentas a validar los balances

Los retrasos en los pagos pueden dar lugar a que el auditor de cuentas se niegue a validar los balances de la empresa, poniendo así de manifiesto públicamente los problemas de gestión financiera.

¿Cómo se calculan las sanciones por demora?

Las penalizaciones por demora se calculan según las condiciones estipuladas en el contrato entre la empresa y el proveedor. Los contratos suelen estipular un tipo del 10% + el tipo director del BCE.

A falta de mención en el contrato, se deberán aplicar las disposiciones legales vigentes en su territorio. 

A continuación se explica cómo calcular las penalizaciones por demora:

  1. Identifique el tipo de interés aplicado: El tipo de interés está especificado en el contrato o es el tipo legal multiplicado por tres.

  2. Calcule el número de días de retraso: Es la diferencia entre la fecha de vencimiento de la factura y la fecha de pago real.

  3. Aplique la fórmula de cálculo: (importe de la factura sin IVA x tipo de interés de penalización / 100) x (número de días de retraso / 365).

Estrategias para optimizar los plazos de pago a proveedores

Optimizar los plazos de pago a proveedores contribuye a una gestión eficaz de la tesorería de su empresa y a mantener relaciones sanas con los proveedores.

Tecnologías para optimizar los pagos a proveedores

He aquí algunos ejemplos concretos de tecnologías que pueden utilizarse para optimizar los plazos de pago a proveedores:

  1. Supplier relationship manager (SRM) o sistemas de gestión de las relaciones con los proveedores:

Estos sistemas centralizan toda la información relacionada con los proveedores. Quickbooks, una herramienta de gestión contable, le permite realizar un seguimiento centralizado de las facturas de sus proveedores. Este software puede conectarse a Hero.

  1. Electronic Document Management (EDM) o software de gestión de documentos:

Permite centralizar las facturas de los proveedores, lo que facilita su tramitación y acelera las aprobaciones necesarias para el pago.

  1. Automatizar los procesos de pago:

El software de automatización puede encargarse de gestionar los ciclos de pago, desde la recepción de las facturas hasta su pago, incluyendo las validaciones necesarias. Hero, por ejemplo, puede automatizar sus procesos de tesorería para liberar un tiempo valioso.

Negocie plazos de pago más largos con los proveedores

Negociar plazos de pago más largos con los proveedores puede ser esencial cuando la tesorería escasea. He aquí cómo hacerlo, paso a paso:

  1. Anticipe las necesidades de tesorería con antelación.

  2. Solicite un plan de pagos escalonado. Avisa a tu proveedor lo antes posible.

  3. Especifique cualquier cambio en las condiciones de pago en un documento escrito, y haga, a cambio, el favor de cuidar vuestra relación.

¿Cuándo puede negarse a pagar una factura?

Rechazar el pago de una factura puede estar justificado en determinadas situaciones específicas:

  1. Entrega no conforme (defectos o faltas).

  2. Entrega incompleta

  3. Error de facturación (como un importe incorrecto o gastos no acordados)

  4. Retraso en la entrega

¿Cómo me niego a pagar una factura de un proveedor?

Aquí tienes una guía paso a paso para rechazar el pago de una factura:

  1. Comprobación:

Compruebe bien la factura y compárela con el pedido, el contrato y la entrega realizada.

  1. Documentación:

Documente cualquier no conformidad, defecto u otro problema con pruebas de apoyo como fotos, correos electrónicos o testimonios.

  1. Comunicación:

Informe al proveedor lo antes posible de su intención de rechazar el pago.

  1. Propuesta de resolución:

Proponga soluciones para resolver el problema, ya sea corrigiendo errores, entregando elementos que faltan o reparando defectos.

  1. Formalización:

Envíe su carta por correo certificado.

Negarse a pagar una factura es un asunto serio que puede tener implicaciones legales y financieras. Por lo tanto, es fundamental proceder con cautela.

¿Puedo invocar la prescripción para no pagar mi deuda?

Invocar la prescripción de una factura entre profesionales es posible en un caso muy concreto: tras 5 años sin requerimiento de pago por parte del proveedor, y en prueba de su buena fe.

Las condiciones de pago con un proveedor extranjero pueden variar en función del país de origen del proveedor.

Dentro de la Unión Europea, la Directiva 2011/7/UE establece que el plazo de pago no debe superar los 60 días, salvo que se pacte expresamente otro plazo en el contrato y no sea irrazonable para el proveedor.

En las transacciones con empresas establecidas fuera de la Unión Europea, los plazos de pago están regulados por la legislación del país del proveedor o por los términos del contrato.

Dependiendo del contrato, el plazo puede ir desde:

  • Fecha de facturación

  • Fecha de envío

  • Fecha de despacho de aduana

  • La fecha de recepción

En todos los casos, se recomienda encarecidamente que las condiciones de pago a proveedores estén claramente definidas en los contratos comerciales para evitar cualquier malentendido o disputa.

Hero le ofrece una solución que facilita su relación con los proveedores, al mismo tiempo que le provee una fuente de financiación confiable. ¡Póngase en contacto con nuestros asesores y reciba una prueba gratuita!

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Écrit par

Valentin Orru

Head of growth

17/06/2024