Gérer et accélérer l’encaissement de ses clients : nos 7 meilleurs conseils

Encaissement client : définition

L'encaissement client désigne le processus de réception des paiements pour des biens ou services fournis. C'est un aspect crucial de la gestion financière, impactant directement la trésorerie de l'entreprise.

Comment encaisser ses clients ?

Encaisser ses clients B2B

Pour les entreprises B2B, l'encaissement efficace des clients est vital. Voici quelques méthodes clés :

• Facturation électronique

Utilisez la facturation électronique pour des encaissements plus rapides et une meilleure traçabilité. Envoyez des factures numériques directement via le système de gestion de la relation client pour réduire le temps de traitement.

• Termes de paiement clairs

Établissez et communiquez clairement les conditions de paiement dès le début. Définissez des conditions telles que "paiement sous 30 jours" sur toutes les factures pour établir des attentes uniformes.

• Relances automatisées

Mettez en place des systèmes de relance automatisée pour les factures dues. Configurez un logiciel de comptabilité pour envoyer des rappels automatiques aux clients dont les paiements sont en retard.

Avec Hero Link, les entreprises B2B peuvent optimiser leurs processus d'encaissement. Ce système offre un checkout en ligne spécifique au B2B, facilitant ainsi les transactions et garantissant une meilleure expérience client. Pour en savoir plus, consultez la page Hero Checkout.

Encaisser ses clients B2C

Pour le segment B2C, l'encaissement des clients implique des méthodes différentes :

• Paiements en ligne sécurisés

Assurez-vous que votre plateforme en ligne supporte divers modes de paiement sécurisés.

Intégrez des options telles que les cartes de crédit, PayPal, et les paiements Apple Pay pour offrir plus de choix aux clients.

• Options de paiement mobile

Intégrez des solutions de paiement mobile pour une expérience client améliorée. Utilisez des applications comme Square ou Stripe pour permettre aux clients de payer facilement via leurs smartphones.

• Points de vente physiques efficaces

Utilisez des systèmes de point de vente modernes pour des transactions fluides et rapides. Installez des terminaux de paiement électroniques modernes et efficaces pour accélérer les encaissements en magasin.

Comment enregistrer comptablement un encaissement ?

L'enregistrement comptable des encaissements doit suivre les étapes suivantes :

• Réception du paiement

Lors de la réception d'un paiement, saisissez-le dans le logiciel de comptabilité sous le compte approprié. Par exemple, pour un paiement client de 5 000 €, enregistrez-le au crédit du compte 512 (Banque) et au débit du compte 411 (Clients).

• Affectation au client

Attribuez chaque paiement à la facture correspondante dans le compte client. Cela réduit le solde débiteur du compte 411 (Clients) pour le client spécifique.

• Mise à jour du bilan

Les encaissements affectent le bilan en augmentant les liquidités (actif courant) et en diminuant les créances clients (également un actif courant). Assurez-vous que ces changements se reflètent correctement dans le bilan.

• Réconciliation bancaire

Pour garantir l'exactitude, réconciliez régulièrement vos enregistrements comptables avec les relevés bancaires. Cela aide à confirmer que les transactions enregistrées correspondent aux mouvements réels sur les comptes bancaires.

Enregistrer correctement les encaissements est essentiel pour maintenir l'intégrité de vos états financiers et pour une gestion précise de la trésorerie.

Pourquoi avoir une bonne gestion des encaissements ?

La bonne gestion des encaissements est essentielle pour assurer la liquidité et la stabilité financière. Elle : 

• aide à un meilleur suivi des flux de trésorerie.

• garantit la précision des états financiers.

• contribue à renforcer la confiance des parties prenantes (investisseurs et créanciers).

Comment réussir sa procédure d’encaissement client ? Nos 7 meilleurs conseils

La réussite de la procédure d'encaissement client passe par plusieurs étapes clés :

• Rigueur dans la tenue de la comptabilité

Assurez-vous que toutes les transactions et les paiements clients sont enregistrés systématiquement et précisément. Cela permet un suivi fiable des paiements et des créances.

• Automatisation des processus

Automatisez les tâches telles que les relances pour les factures impayées, les alertes sur les comptes en retard, et la génération de rapports. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines.

• Outils de suivi efficaces

Utilisez des outils comme des tableaux de bord et des logiciels de gestion pour suivre l'encours client. Par exemple, les balances âgées permettent de visualiser rapidement les créances en fonction de leur ancienneté.

• Surveillance des KPIs

Une gestion efficace des encaissements nécessite le suivi rigoureux de KPIs clés, comme le DSO (Days Sales Outstanding), qui mesure le délai moyen de collecte des paiements.

Un DSO élevé peut indiquer des retards dans la collecte des paiements, affectant négativement la trésorerie.

D'autres indicateurs essentiels incluent le taux de créances en retard et l'encours moyen des comptes clients. En surveillant ces KPIs, vous pouvez identifier rapidement les problématiques et optimiser votre processus d'encaissement pour maintenir une trésorerie saine.

• Gestion proactive des retards

Mettez en place des procédures de recouvrement efficaces pour gérer les retards de paiement. Envisagez de sous-traiter le recouvrement si nécessaire.

• Utilisation d'outils automatisés

  

• Des solutions comme Hero peuvent aider à automatiser et optimiser la gestion des encaissements, offrant une vision claire de l'état des paiements et des créances.

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  • Dématérialisation des factures

  Passez à la facturation électronique pour accélérer le processus d'encaissement et réduire les délais de paiement.

  Comment gérer ses retards de paiement ?

  Pour gérer efficacement les retards de paiement, adoptez une approche proactive :

  • Mettez en place des relances régulières et suivez de près les comptes en retard. 

  • Négociez des accords de paiement avec les clients en difficulté et envisagez des mesures de médiation pour résoudre les litiges. 

  Une gestion interne efficace du recouvrement est cruciale, et pour les cas plus complexes, le recours à des services de recouvrement spécialisés peut être envisagé.

  Comment accélérer ses encaissements clients ?

  Pour accélérer les encaissements clients, plusieurs stratégies peuvent être adoptées.

  • Négociation de délais de paiement réduits : Essayez de convenir avec vos clients de délais de paiement plus courts pour améliorer la rotation de votre trésorerie.

  • Gestion proactive des retards : Soyez ferme mais équitable avec les clients en retard, en privilégiant la communication et la négociation pour trouver des solutions mutuellement bénéfiques.

  • Utilisation de solutions de paiement innovantes : Des services comme Hero offrent des options de paiement flexibles et rapides, améliorant l'efficacité des encaissements. Vos clients pourront ainsi bénéficier de facilités de paiement, sans affecter la stabilité de vos encaissements.

  Comment Hero vous permet de garantir des encaissements clients rapides ?

  Hero transforme le processus d'encaissement en une expérience fluide et efficace. Grâce à Hero Cash, les entreprises bénéficient d'une solution rapide pour convertir leurs factures en liquidités, assurant ainsi un flux de trésorerie régulier.

  Hero propose une solution d'affacturage innovante adaptée aux besoins des entreprises modernes. Ce service permet non seulement de garantir des encaissements rapides, mais aussi de gérer les créances de manière plus efficace, réduisant ainsi le délai moyen de paiement.

  Gérer efficacement les encaissements des clients est crucial pour la santé financière d'une entreprise.

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  Questions fréquentes

  Comment dit-on “encaissement client” en anglais ?

  En anglais, "encaissement client" se traduit par "customer collection", en référence à la collecte des paiements dus par les clients.

  Quelle différence entre encaissement et décaissement ?

  L'encaissement concerne la réception de paiements, tandis que le décaissement fait référence aux paiements effectués par l'entreprise (comme les achats et les dépenses opérationnelles).

  Quel est le meilleur KPI pour suivre les encaissements clients ?

  Le DSO (Days Sales Outstanding) est un KPI crucial pour suivre l'efficacité des encaissements clients, mesurant le temps moyen nécessaire pour collecter les paiements après une vente.