Modello 1° sollecito per bollette non pagate: esempi gratuiti

Quando inviare il primo sollecito per massimizzare le possibilità di pagamento?

L'invio del primo sollecito al momento giusto è decisivo per ottenere il pagamento senza conflitti . L'ideale sarebbe seguire il cliente tra 5 e 7 giorni dopo la data di scadenza della fattura.

Un promemoria troppo presto potrebbe apparire pressant o inutile se il cliente aveva semplicemente bisogno di qualche giorno in più.

Al contrario, l'attesa di oltre 10 giorni riduce le possibilità di essere pagati rapidamente Dopo tale data, secondo Intrum, il rischio di mancato pagamento aumenta del 26%. .

Siate precisi nella comunicazione: ricordate gentilmente la scadenza, invitateli a regolarizzare la situazione e proponete uno scambio in caso di problemi temporanei di liquidità.

Questo approccio conserva la relazione e un fermo richiamo all'obbligo di pagamento .

Cosa deve contenere un buon 1° promemoria?

Il successo del 1° rilancio si basa su equilibrio delicato Deve ricordarvi con fermezza l'obbligo di pagamento mentre preservare le relazioni con i clienti .

Per essere efficace, la vostra lettera deve contenere alcuni elementi essenziali che giustificare la richiesta e facilitare una rapida regolarizzazione .

A differenza di un avviso formale, il 1° sollecito non è un documento formale vincolante.

Il suo scopo principale è quello di chiarire la situazione e incoraggiare i pagamenti senza tensione . Il vostro messaggio deve essere semplice, chiaro e orientato alla soluzione: l'obiettivo non è accusare, ma darvi l'opportunità di correggere una svista o per risolvere un potenziale problema di flusso di cassa.

Secondo uno studio Altari , 90% dei ritardi di pagamento non sono malvagi.

Questo dimostra quanto tono e struttura della prima chiamata sono strategici per ottenere rapidamente il rimborso del denaro senza provocare il chiamante.

Informazioni obbligatorie

Per dare peso al vostro primo sollecito, è necessario che alcune informazioni siano chiaramente visualizzate:

• I vostri dati di contatto completi (nome dell'azienda, indirizzo, numero di telefono, e-mail)

• Dettagli del cliente interessato

• Il numero della fattura non pagata e il suo data di emissione

• L'importo esatto dovuto (senza aggiungere le penalità per il 1° richiamo)

• La data di scadenza iniziale della fattura

• Una richiesta esplicita di pagamento il prima possibile

• Una menzione di cortesia ignorare la lettera se il pagamento è già stato effettuato

Collegando un copia della fattura alla lettera, si limita anche il rischio di scuse o incomprensioni da parte del cliente.

Secondo Paydex Francia , un cliente su tre di pagare semplicemente perché non ha i soldi. il disegno di legge a portata di mano nel momento in cui ricevono il promemoria (da qui l'importanza di includere tutti gli elementi nello stesso messaggio, al fine di semplificare al massimo gli insediamenti ).

Il tono giusto per le relazioni con i clienti

Il modo in cui formulate il vostro primo promemoria può fanno la differenza tra un pagamento rapido e un deterioramento della relazione commerciale. Il vostro ton deve essere scelto strategicamente in base al profilo del cliente e allo storico degli scambi.

Per i clienti più fedeli, che di solito pagano puntualmente, optate per una tono cortese e benevolo . È probabile che si tratti di una semplice svista o di un errore amministrativo. Un amichevole promemoria risolvere la situazione senza offendere il vostro contatto.

Al contrario, se il cliente ha già dimostrato segni di ritardo o malafede in passato, un tono più solida ma sempre professionale è essenziale fin dal primo richiamo. Si tratta quindi di dimostrate che state tenendo d'occhio i vostri crediti mentre lasciare una porta aperta a un accordo amichevole.

Ecco alcune buone pratiche da seguire:

• Mantenere la concretezza citare date e importi, senza giudizi o rimproveri

• Siate chiari sulle vostre aspettative Indicare cosa ci si aspetta e quando lo si attende

• Proporre un contatto invitare gentilmente il cliente a contattarvi in caso di problemi

• Adattare la forma al canale un'e-mail può essere più leggera, una lettera più formale

Secondo uno studio di Intrum del 2023, 42% delle aziende hanno scoperto che adattando il tono dei loro promemoria in base al profilo del cliente migliora significativamente il loro tasso di pagamento.

Il giusto approccio fin dall'inizio può evitare un recupero costoso e dispendioso in termini di tempo .

2 esempi di 1a lettera di sollecito per fatture non pagate

L'utilizzo di un modello adatto alla situazione consente di risparmiare tempo mentre rafforzare l'impatto del vostro sollecito. Ecco due esempi concreti: uno più flessibile per un cliente affidabile, l'altro più rigido per un cliente più incerto.

Esempio 1: primo modello di sollecito soft per un cliente fidato

Quando un cliente abituale è eccezionalmente in ritardo nel pagamento, è importante preservare la relazione ricordando loro gentilmente l'obbligo di pagare.

Modello :

Oggetto: Sollecito 1 - Fattura n. [XXX] in scadenza di pagamento

[Città], [Data]

"Gentile signore o signora,

Salvo errore, non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura n. [XXX], emessa il [data] per un importo di €[XXX], scaduta il [data].

Siamo consapevoli che possono verificarsi circostanze impreviste. Vi saremmo grati se poteste effettuare il pagamento il prima possibile. Se il pagamento è già stato effettuato, ignorate questo messaggio.

Per ulteriori informazioni, non esitate a contattarci.

[La vostra firma]".

Esempio 2: modello per un primo richiamo più deciso per un cliente ad alto rischio

Quando il cliente è a rischio o ha già subito ritardi, è fondamentale stabilire un quadro chiaro fin dal primo richiamo senza diventare aggressivo.

Modello :

Oggetto: Primo sollecito per la fattura n. [XXX] non pagata.

[Città], [Data]

"Gentile signore o signora,

Nonostante la scadenza del [data], non abbiamo ricevuto il pagamento della fattura n. [XXX] per l'importo di €[XXX].

Vi preghiamo di porre rimedio alla vostra situazione entro 7 giorni dal ricevimento della presente lettera. In caso contrario, ci riserviamo il diritto di applicare le sanzioni previste dai nostri termini e condizioni generali.

Vi ringraziamo in anticipo per la vostra diligenza e restiamo a disposizione per rispondere a qualsiasi domanda.

Cordiali saluti

[La vostra firma]".

2 consigli per aumentare le possibilità di pagamento con il primo sollecito

L'ottimizzazione del primo richiamo può fare la differenza: oltre il 70% delle fatture non pagate si risolvono dopo un rilancio semplice e ben eseguito, sempre secondo Intrum.

Ecco come massimizzare le vostre possibilità.

Raddoppiare la spedizione per garantire una consegna sicura

Non affidatevi a un solo canale: doppia spedizione è una tecnica semplice ed efficace per garantire che il vostro messaggio sia ben recepito.

• Inviate la vostra lettera a e-mail per la velocità

• Doppio per uno posta ordinaria preferibilmente tramite raccomandata per conservare la prova

• In caso di dubbio, aggiungere un telefonata per confermare la corretta ricezione

Moltiplicando i vostri canali, potrete minimizzare il rischio il vostro promemoria viene ignorato o perso.

Ottimizzare i tempi

La tempistica del primo sollecito influisce notevolmente sulle possibilità di pagamento. Ecco i migliori pratiche :

• D+5 dopo la scadenza Inviate il primo sollecito. Questo dimostra che siete seri senza sembrare aggressivi.

• Rilancio all'inizio della settimana Le statistiche mostrano che Martedì e mercoledì sono i giorni in cui i pagamenti vengono elaborati più velocemente, secondo i dati di GoCardless

• Evitare la fine del mese periodo intenso per la contabilità aziendale, con un maggior rischio di ritardo del sollecito

Rilanciare al momento giusto consente di ridurre i tempi medi di pagamento e evitare l'accumulo di fatture non pagate.

Come Hero può accelerare i pagamenti di sollecito

Anche dopo un primo sollecito, alcuni pagamenti possono essere in ritardo. Con Eroe è possibile finanziare le vostre fatture in pochi clic: fino a 1 000 € con Hero X e fino a 50 000 € con Hero Pro.

Hero vi aiuta anche :

• Guadagnare interessi sul contante a 5 % i primi due mesi

• Tenere traccia delle fatture e dei pagamenti con accesso illimitato ai dati storici

• Centralizzare le ricevute per evitare di dimenticare

Risultati Si ottiene il rimborso in tempi brevi, senza dover dipendere da scadenze di pagamento.