Sdoganamento di fatture non pagate: come procedere?

Che cos'è un avviso di sollecito per fatture non pagate?

Ricordare a un cliente una fattura non pagata significa ricordargli con gentilezza ma con fermezza che il pagamento previsto non è stato effettuato entro la data di scadenza. Secondo uno studio di Altari , oltre il 56% delle aziende francesi soffre di ritardi nei pagamenti . È quindi essenziale agire rapidamente.

Definizione di fattura non pagata

A Fattore è considerato non pagato quando non è stato pagato entro la fine del periodo di pagamento stabilito contrattualmente, spesso 30 giorni dopo l'emissione in Francia.

Perché il dunning è importante per il vostro flusso di cassa?

Il rilancio limita l'impatto diretto sul flusso di cassa, tenendo presente che 7 fallimenti su 10 in Francia sono legati a problemi di liquidità (fonte: Banque de France). Ogni giorno di ritardo nel pagamento delle fatture indebolisce la vostra capacità di pagare le fatture e i fornitori.

Quando si deve punire un cliente per le fatture non pagate?

Lanciare un sollecito al momento giusto è essenziale per massimizzare le possibilità di recuperare quanto dovuto senza danneggiare il rapporto commerciale. Un cattivo tempismo può complicare la situazione.

Periodi di pagamento obbligatori

In Francia, la legge prevede che le fatture tra professionisti debbano essere saldate entro un termine massimo di 60 giorni dopo l'emissione o 45 giorni fine mese secondo Articolo L441-10 del Codice commerciale francese. .

Dopo questa scadenza, le penali per i ritardi di pagamento sono automaticamente dovute. Per evitare malintesi, tenete d'occhio le date di scadenza indicate sulle fatture.

Segnali che indicano la necessità di un recupero

Alcuni segnali dovrebbero avvertirvi della necessità di agire rapidamente:

• La scadenza del pagamento è passata senza alcuna risposta da parte del cliente

• Il cliente posticipa più volte la data di pagamento

• Il cliente interrompe gradualmente la comunicazione

Agendo ai primi segnali si riduce il rischio di un mancato pagamento a lungo termine.

Come si fa a pagare un cliente per una fattura non pagata?

Un recupero efficace richiede un approccio graduale e strutturato. Ogni fase deve essere adattata al comportamento del cliente e all'età del debito.

Fase 1: sollecito amichevole (e-mail o telefono)

Il primo sollecito deve essere rapido, possibilmente il prima possibile. il ritardo del primo giorno . Una semplice e-mail o una telefonata possono spesso risolvere la situazione:

• Un cortese promemoria per ricordare che la scadenza è stata superata

• Suggerisce che potrebbe trattarsi di una svista

• Proporre un sollecito dell'importo e dei termini di pagamento

Questo approccio informale permette di quasi il 50% dei casi secondo l'azienda Atradius per ottenere un pagamento rapido.

Fase 2: la lettera di sollecito formale

Se non si riceve risposta entro 7-10 giorni, è necessario inviare una lettera di sollecito più severa:

• Indicare l'importo, la data della fattura e la data di scadenza.

• Informare l'utente delle penalità di mora applicabili

• Stabilire una nuova scadenza per risolvere la situazione

L'invio di una lettera formale dimostra che state prendendo sul serio il vostro caso.

Fase 3: Raccomandata di messa in mora

Se i precedenti solleciti non producono alcun risultato dopo 15-30 giorni, diventa indispensabile una diffida formale:

• Inviare una raccomandata con ricevuta di ritorno

• Esigere il pagamento entro un termine specifico (ad esempio, 8 giorni).

• Avvisare della possibilità di intraprendere azioni legali in caso di mancato pagamento

La notifica formale è un prerequisito importante per qualsiasi azione legale successiva.

3 modelli di sollecito per fatture non pagate

L'utilizzo di modelli di sollecito precisi fa risparmiare tempo, mantiene la professionalità e aumenta le possibilità di recuperare i pagamenti. Adattare il tono in ogni fase è essenziale per preservare il rapporto con il cliente e rimanere saldi.

Esempio di una prima e-mail di sollecito

Il primo sollecito deve essere semplice e comprensivo. Lo scopo è quello di ricordare il saldo non pagato senza mettere fretta al cliente.

Oggetto Promemoria per la fattura n. [numero] - [nome della vostra azienda].

Messaggio :

"Salve [nome del cliente],

Se non ci siamo sbagliati, non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura n. [numero], emessa il [data], per un importo di €[importo]. Vi preghiamo di procedere al pagamento o di comunicarci eventuali problemi.

Cordiali saluti,
[Il vostro nome / La vostra azienda]".

Un tono amichevole evita di far pesare inutilmente la situazione, soprattutto se si tratta di una semplice svista.

Esempio di lettera per il 2° sollecito

Se il primo contatto rimane senza risposta, il secondo sollecito deve essere più deciso e mirato.

Oggetto Secondo sollecito per la fattura n. [numero] non pagata.

Messaggio :

"Salve [nome del cliente],

Nonostante il nostro primo sollecito datato [data], notiamo che la fattura n. [numero] per €[importo] rimane non pagata.

Si prega di correggere la situazione entro 7 giorni.

In conformità ai nostri termini e condizioni generali, le penali per i ritardi di pagamento saranno applicate a partire da [nuova scadenza].

Per ulteriori informazioni, non esitate a contattarci,

[Il vostro nome / La vostra azienda]".

Il chiarimento delle conseguenze legali dimostra la serietà della questione, pur rimanendo cortese.

Esempio di avviso formale

La messa in mora è un passo formale. Deve essere redatta con cura per poter essere ammessa in caso di controversia.

Oggetto Avviso formale di pagamento della fattura n. [numero] non pagata.

Messaggio :

"Gentile signore o signora,

Nonostante i nostri precedenti solleciti, notiamo che la fattura n. [numero], emessa il [data], per un importo di €[importo], rimane non pagata.

Con la presente vi intimiamo di pagare la fattura entro 8 giorni dal ricevimento della presente.

In caso contrario, ci riserviamo il diritto di avviare qualsiasi procedura necessaria per recuperare il nostro credito.

Cordiali saluti

[Il vostro nome / La vostra azienda]".

Secondo uno studio del Osservatorio dei periodi di pagamento , un avviso formale è sufficiente per ottenere il pagamento nel 30% dei casi senza arrivare al contenzioso.

3 consigli per un sollecito clienti di successo

Il successo dei solleciti ai clienti si basa tanto sulla forma quanto sul contenuto. Non basta ricordare a qualcuno un pagamento in ritardo, bisogna anche preservare il rapporto commerciale e agire con metodo.

Adottare il tono giusto: fermo ma cordiale

Fin dal primo richiamo, è fondamentale adottare un tono professionale e rispettoso.

L'obiettivo è ottenere il pagamento senza creare inutili tensioni. Un tono troppo aggressivo può bloccare il dialogo, mentre un tono troppo flessibile rischia di essere ignorato.

Secondo uno studio condotto da INSEE , Il 20% dei ritardi di pagamento è dovuto a incomprensioni sui termini di pagamento. . Chiarire gentilmente la propria richiesta fin dall'inizio riduce notevolmente questo rischio.

Anticipare con promemoria preventivi

Un sollecito anche prima della scadenza è una pratica eccellente. Un semplice promemoria amichevole qualche giorno prima della scadenza può evitare che una fattura non venga pagata:

• Promemoria della prossima scadenza

• Allegare la fattura per semplificare il pagamento

• Suggeriamo di contattare l'ufficio contabilità in caso di problemi.

Questo approccio vi permette di anticipare le omissioni e dimostra la vostra serietà.

Automatizzare i promemoria per risparmiare tempo

L'automazione dei solleciti consente di garantire un follow-up rigoroso senza sovraccaricare il carico di lavoro. Gli strumenti di gestione possono essere utilizzati per pianificare i solleciti automatici in base all'età delle fatture e per adattare il tono in base al ritardo rilevato.

Secondo un sondaggio Approfondimento sui debiti , le aziende che utilizzano i promemoria automatici riducono i ritardi di pagamento in media del 30%. . In questo modo si libera tempo per affrontare i casi che richiedono un'attenzione individuale.

Cosa devo fare se il mio sollecito rimane senza risposta?

Anche con una strategia di sollecito strutturata, alcuni clienti possono rimanere in silenzio. È importante agire rapidamente per evitare che il debito diventi irrecuperabile.

Rimedi amichevoli (ufficiali giudiziari, agenzie di recupero crediti)

Prima di andare in tribunale, potete ricorrere a un ufficiale giudiziario o a una società specializzata nel recupero crediti in via amichevole:

• L'ufficiale giudiziario può inviare una citazione a pagare, un atto ufficiale che ha un forte impatto psicologico.

• Una società di recupero crediti agisce per conto del cliente per ottenere il pagamento senza avviare immediatamente un procedimento legale.

Questi rimedi spesso aiutano a risolvere la situazione senza andare in tribunale e sono meno costosi di un'azione legale.

Procedimenti legali: ingiunzione di pagamento, procedimento sommario e atto di citazione

Se il recupero amichevole fallisce, è possibile avviare un'adeguata procedura legale:

• Ordine di pagamento veloce e poco costoso per i reclami non contestati

• Ingiunzione provvisoria procedura d'urgenza per ottenere un anticipo su un sinistro in caso di prove solide

• Citazione in giudizio nel merito azione legale tradizionale in caso di controversia grave

In Francia, oltre il 60% degli ordini di pagamento viene saldato per intero secondo Ministero della Giustizia Questa è la prova che l'azione legale rimane un'efficace leva di ultima istanza.

Come Heropay vi aiuta a evitare i ritardi di pagamento

Mettere in atto una buona strategia di recupero è essenziale, ma avere gli strumenti finanziari giusti è altrettanto importante per garantire il flusso di cassa.

Con Heropay è possibile :

• Finanziare le fatture aziendali fino a 50.000 euro rapidamente, per evitare gli effetti dei ritardi di pagamento

• Tracciare le ricevute in tempo reale grazie a un account professionale moderno e fluido

• Raccogliere i pagamenti online da 0,4 % commissione, direttamente sul vostro sito o tramite un link di pagamento

• Centralizzare le ricevute e semplificare la contabilità con accesso illimitato alla cronologia delle transazioni

• Proteggere e ottimizzare il flusso di cassa con interessi sui depositi fino a 5 % i primi due mesi (poi 0,5% o 2,35% a seconda dell'offerta)

Soluzioni semplici e accessibili possono ridurre la pressione finanziaria delle fatture non pagate e migliorare la gestione quotidiana dell'azienda.