Richiami ai clienti: come ottenere il pagamento senza interrompere la relazione

Che cos'è un promemoria per i clienti?

I promemoria per i clienti comportano contattare un cliente per ricordargli una fattura scaduta (o in procinto di scadere) al fine di ottenerne il pagamento .

Il suo obiettivo principale è preservare il flusso di cassa dell'azienda mantenendo un rapporto commerciale costruttivo. Non si tratta di contenzioso, ma di un processo di monitoraggio che è parte integrante di una buona gestione dei crediti.

Perché il sollecito è essenziale?

Un sollecito efficace non si limita a recuperare un pagamento, ma svolge un ruolo fondamentale per la solidità finanziaria dell'azienda. Ecco tre motivi fondamentali per cui il sollecito dovrebbe diventare parte integrante della vostra organizzazione.

Riduzione dei tempi di pagamento

I ritardi di pagamento possono aumentare di 25 % fallimenti aziendali, in particolare tra le imprese molto piccole. Ecco perché è fondamentale prevenirli.

Anche se la fattura è in scadenza, un cliente potrebbe aver dimenticato, frainteso i termini di pagamento o semplicemente posticipato la data di scadenza.

Rilanciare al momento giusto significa accelerare gli incassi e ridurre i tempi medi di pagamento . Questo risparmio di tempo migliora la fluidità dei flussi finanziari.

Preservare la salute del flusso di cassa

Ogni giorno di ritardo indebolisce la posizione di cassa di un'azienda. Di conseguenza, il rischio di insolvenza raggiunge 40 % per ritardi di pagamento superiori a 30 giorni.

Seguendo in modo proattivo, si accelerare l'afflusso di liquidità e poter far fronte ai propri impegni con maggiore tranquillità (stipendi, fornitori, investimenti). Una situazione di scarsa liquidità aumenta la necessità di ricorrere a scoperti di conto corrente o a finanziamenti a breve termine, spesso costosi.

Limitare il rischio di mancati pagamenti e controversie

Più lungo è il ritardo, più alto è il rischio di mancato pagamento. Un rapido rilancio riduce le possibilità di entrare in una spirale di mancati pagamenti.

Agendo in anticipo, dimostrate che monitorare i vostri crediti. In questo modo si evita che il cliente pensi di poter rimandare il pagamento all'infinito senza alcuna conseguenza.

Quando e come inviare un sollecito ai clienti?

Per essere efficace, un sollecito deve essere ben tempestivo, inviato tramite il canale giusto e formulato con il tono giusto per la situazione.

Momenti chiave per il rilancio (prima della scadenza, dopo la scadenza)

Rilanciare prima della scadenza, Da 3 a 5 giorni prima, ricorda gentilmente la scadenza e aiuta a non dimenticarla.

Dopo la scadenza, un primo sollecito tra i 5 e i 7 giorni dimostra che state seguendo le vostre richieste senza essere troppo insistenti.

Se il pagamento non viene effettuato, un secondo sollecito a circa 15 giorni allora un richiamo deciso dopo 30 giorni può essere presa in considerazione. Ogni fase deve essere adattata al cliente e all'importo dovuto.

Questa gradazione favorisce risoluzione rapida, preservando al contempo il rapporto commerciale.

I canali giusti per il rilancio: e-mail, telefono, posta

Email rimane il canale più utilizzato. Consente solleciti rapidi, scritti e facilmente rintracciabili. È ideale per i primi richiami.

Il telefono consente di creare un contatto diretto, spesso più efficace in caso di mancata risposta. Più coinvolgente, è un utile canale per chiarire una situazione, ottenere un impegno di pagamento o seguire un cliente rimasto in silenzio.

Posta raccomandata, formale e giuridicamente vincolante Si usa quando c'è un ritardo significativo, spesso di 30 giorni o più, per registrare un avviso formale .

La scelta del canale deve sempre tenere in considerazione il rapporto con il cliente, l'importo in gioco e l'urgenza della situazione.

Il tono da adottare dipende dall'età della richiesta di risarcimento.

Il tono sta cambiando a seconda dell'età del sinistro.

Prima della data di scadenza o fino a 7 giorni di ritardo, sarà sufficiente un messaggio cortese e amichevole, si concentra sul promemoria della data o sul controllo della ricezione della fattura.

Tra i 15 e i 30 giorni, La fermezza è essenziale: l'obbligo di pagamento deve essere ribadito in modo chiaro, pur rimanendo professionale.

Più di 30 giorni, un tono più formale, persino legale, può essere necessario, in particolare menzionando un avviso formale o un eventuale follow-up.

In ogni fase del percorso, rimanere rispettosi e concreti aumenta l'efficienza senza danneggiare la relazione .

3 esempi e modelli di sollecito al cliente a seconda del contesto

Ecco tre situazioni comuni e gli approcci adatti alle diverse fasi del ritardo.

Promemoria preventivi prima della scadenza

Ecco un modello di sollecito da utilizzare per il sollecito preventivo, cioè quando il debito non è ancora scaduto.

Esempio:

Oggetto: Promemoria della data di scadenza della fattura n. [XXX].

Salve [nome del cliente],

Vi ricordiamo che la fattura n. [XXX], per un importo di [importo], scadrà il [data]. Per qualsiasi domanda non esiti a contattarci.

Restiamo a vostra disposizione e vi ringraziamo in anticipo per il vostro pagamento puntuale.

Cordiali saluti
[Nome / Firma]

Recupero morbido dopo 1 settimana di ritardo

Se, nonostante il sollecito preventivo, il cliente non paga, potete utilizzare il seguente modello per ricordargli il ritardo.

Esempio:

Oggetto: Sollecito in sospeso per la fattura n. [XXX]

Salve [nome del cliente],

A meno che non ci si sbagli, la fattura n. [XXX] per [importo], scaduta il [data], non è ancora stata pagata.

Vi saremmo grati se poteste confermare la data di pagamento prevista o farci sapere se sono sorti problemi.

Saremo lieti di ascoltarvi,

Cordiali saluti
[Nome / Firma]

Sollecito della ditta dopo 15 o 30 giorni di ritardo

Nonostante i ripetuti richiami, il cliente rimane indifferente all'obbligo di pagamento. È il momento di adottare un tono più deciso e ricordargli le possibili conseguenze.

Esempio:

Oggetto: Ultimo promemoria prima della procedura per la fattura n. [XXX].

Salve [nome del cliente],

Nonostante i nostri precedenti solleciti, la fattura n. [XXX] non è ancora stata pagata, ovvero è scaduta da oltre [numero] giorni. Si prega di pagare entro 5 giorni lavorativi.

In assenza di restituzione o pagamento, saremo costretti a prendere in considerazione altri mezzi di raccolta.

Saremo lieti di ascoltarvi,
[Nome / Firma]

Errori comuni da evitare nei solleciti ai clienti

Ci sono diversi errori che possono ostacolare l'efficacia dei solleciti e danneggiare le relazioni con i clienti. Ecco quelli da evitare in via prioritaria.

Rilanciare troppo tardi o troppo poco

Aspettare troppo a lungo prima di rilanciare o non seguire con regolarità le attività di follow-up aumenta il rischio di mancato pagamento. La regolarità è fondamentale: dimostra che tenete sotto controllo i vostri crediti e che prendete sul serio la gestione dei vostri crediti commerciali.

Trascurare i primi giorni di ritardo, spesso decisivo, può rendere il resto più complesso.

Essere troppo aggressivi e troppo in fretta

Minacciare un cliente al primo segnale di ritardo può danneggiare la relazione commerciale o addirittura bloccare una situazione. L'aumento dell'intensità deve essere progressivo .

Incoraggiare il dialogo costruttivo prima di prendere in considerazione misure più severe. Un atteggiamento duro fin dall'inizio può anche indurre il cliente a evitare del tutto il contatto.

Dimenticare di adattare il proprio messaggio al contesto del cliente

Seguire un cliente fedele allo stesso modo di un nuovo cliente in difficoltà significa controproducente . Il tono e i canali utilizzati devono essere adattati:

• La storia

• L'importo in gioco

• Il settore

• Il comportamento abituale del cliente.

Questo approccio personalizzato è spesso più efficace.

Inoltre, ignorare eventuali scambi o controversie precedenti può compromettere l'accordo.

Quali strumenti potete utilizzare per automatizzare i vostri promemoria per i clienti?

L'automazione di tutto o parte del processo di sollecito fa risparmiare tempo, riduce le sviste e rende il follow-up più professionale.

Software di gestione dei promemoria

Alcuni strumenti come Upflow, Sellsy o QuickBooks propongono moduli di rilancio automatico con e-mail personalizzate in base al grado di ritardo.

Consentono monitorare i solleciti inviati, gli incassi e avere una visione chiara dei crediti in sospeso. Si tratta di un vero e proprio incentivo alla produttività per le aziende e le PMI.

Piattaforme di pagamento sicure come Heropay

Heropay va oltre il semplice promemoria. Vi permette di gestire il pagamento fin dall'inizio grazie a un sistema di pagamento sicuro.

I fondi sono prenotato in anticipo, e i clienti ricevono promemoria automatici prima della scadenza. Il risultato: meno ritardi nei pagamenti, meno solleciti e un migliore follow-up senza ulteriore lavoro amministrativo.

In che modo Heropay semplifica i vostri promemoria per i clienti?

Con Heropay voi anticipare i ritardi di pagamento piuttosto che subirli. Non appena viene inviato il preventivo o la fattura, la garantisce il pagamento alla data di scadenza previa autorizzazione della banca.

Il sollecito diventa automatico, programmato in base alla data di scadenza concordata, senza alcun intervento manuale. Si risparmia tempo, si evitano situazioni difficili e si migliora la prevedibilità del flusso di cassa.

È una soluzione ideale per freelance, agenzie e piccolissime imprese che vogliono rimanere concentrati sulla propria attività.

Un rilancio di successo dei clienti significa innanzitutto gestire i crediti in modo rigoroso e intelligente. Un buon calendario, il giusto tono di voce, strumenti efficaci e un atteggiamento fermo ma professionale sono le pietre miliari di un approccio di successo. rilancio del cliente successo. Heropay offre una soluzione pratica, veloce e senza attriti per evitare i mancati pagamenti, preservando il rapporto commerciale.