Come si coltiva un buon rapporto tra acquirente e fornitore?

A monte: selezionare i migliori fornitori

Un buon rapporto con i fornitori inizia con la fase di prospezione, durante la quale si scelgono le strutture con cui lavorare. È una scelta importante, che non va presa alla leggera!

Questa parte del lavoro si chiama approvvigionamento dei fornitori . Si tratta di un compito di ricerca e documentazione, il cui scopo è quello di redigere un inventario il più possibile esaustivo dei potenziali fornitori.

Per essere sicuri di andare nella giusta direzione, l'ideale è aver definito un strategia a monte del sourcing. Questo vi farà risparmiare tempo ed evitare una serie di errori di valutazione.

Una buona strategia si concentra innanzitutto sul prodotto o servizio fornito: qualità delle materie prime, processi produttivi, prezzo, senza dimenticare ovviamente i tempi di produzione e di consegna. Sta a voi stabilire quali di questi criteri sono più importanti, in base ai vincoli della vostra attività. Visitare salute finanziaria del fornitore è un altro elemento da tenere in considerazione nella vostra strategia.

Un contratto equo e sicuro

Una volta selezionato il fornitore, il passo successivo è la stesura e la firma di un contratto di fornitura. contratto di partenariato commerciale . Il presente contratto definisce la durata e le condizioni della collaborazione: importi, termini di pagamento, tempi di consegna e qualsiasi altra informazione pertinente.

Per iniziare bene la collaborazione con il vostro fornitore, il contratto di partnership commerciale deve soddisfare questi tre criteri:

• Fornire vantaggi reciproci (strategia win-win)

• Essere sufficientemente flessibile

• Essere rassicurante per entrambe le parti

Il primo punto è abbastanza ovvio: se una delle due parti è svantaggiata dal contratto, questo squilibrio è destinato a danneggiare la vostra relazione. Al contrario, se i vantaggi sono uguali, è più probabile che la collaborazione sia lunga e fruttuosa!

Inoltre, un contratto, anche se equo, deve sempre rimanere flessibile e in evoluzione. Questo è un altro punto essenziale nel rapporto acquirente/fornitore: se una delle parti ritiene che i termini del contratto non siano più adeguati, è importante poterlo rinegoziare facilmente.

Infine, affinché la collaborazione si svolga senza intoppi, ogni parte deve sentirsi sicura. Il contratto deve quindi prevedere il maggior numero possibile di problemi o difficoltà: mancato o ritardato pagamento, consegna tardiva, difetti di produzione, ecc.

Privilegiare la trasparenza e la comunicazione

Nel corso della collaborazione, la trasparenza e la comunicazione sono alla base di un rapporto di successo tra acquirente e fornitore.

Se succede qualcosa di inaspettato, è importante essere onesti e incoraggiare il dialogo fin dall'inizio, in modo da stabilire un clima di fiducia. rapporto di fiducia . Se, ad esempio, la merce consegnata non soddisfa le vostre aspettative, potete contattare il fornitore, spiegare il problema e chiedere un rimborso parziale o un gesto commerciale sul prossimo ordine. Visita dialogo è sempre preferibile al conflitto, soprattutto se si vuole costruire una relazione a lungo termine!

Per rafforzare i legami con i vostri fornitori, dovreste anche comunicare regolarmente con loro. L'ideale sarebbe organizzare incontri per discutere lo stato e i progressi della vostra partnership.

E naturalmente, nell'interesse della trasparenza, dovete tenere aggiornati i vostri documenti legali e informare i vostri fornitori di eventuali aggiornamenti. Per questo motivo, può valere la pena di installare uno strumento online (portale dei fornitori) che svolga questo compito per voi, limitando il rischio di errori.

Promuovere scambi finanziari fluidi e sicuri

Infine, ma non meno importante, una buona relazione tra acquirente e fornitore richiede scambi finanziari fluidi e sicuri. Infatti non retribuito e altri ritardi nei pagamenti possono rapidamente minacciare la vostra collaborazione, con notevoli rischi legali e finanziari per entrambe le parti.

Per evitare abusi, sviste e altri ritardi, la soluzione ideale è optare per una soluzione di elaborazione digitale dei pagamenti. Grazie alla automazione dell'elaborazione delle fatture, gli scambi finanziari tra le due parti sono più semplici e sicuri. Questo migliorerà notevolmente le relazioni con i vostri fornitori! In questo modo eviterete tutti i conflitti legati alle scadenze di pagamento, che possono facilmente creare un clima di sfiducia.