Gestire le fatture non pagate: quali azioni concrete si possono intraprendere in caso di ritardo nei pagamenti?

Fase 1 - Conciliazione amichevole (telefonata, e-mail o lettera)

In caso di ritardi di pagamento, il primo passo è quello di contattare il cliente in modo diretto e amichevole.

Una semplice telefonata, un'e-mail o una lettera può essere sufficiente a disinnescare la situazione.

Rappelez-lui l'importo dovuto e la data di scadenza superata . Questo è anche il momento di dare suggerimenti, se necessario, un piano di pagamento.

L'obiettivo è quello di mantenere un dialogo costruttivo e, al tempo stesso, un chiaro promemoria dei suoi obblighi.

Questa fase permette spesso di risolvere il problema senza ricorrere ad azioni più formali o conflittuali.

Fase 2 - La lettera di sollecito (modello incluso)

Se il sollecito informale rimane senza risposta, passate a una lettera di sollecito scritta. Questa lettera formalizzare la richiesta mantenendo un approccio amichevole.

Indicare chiaramente :

• I riferimenti della fattura non pagata

• L'importo dovuto

• La data di scadenza iniziale

• Conseguenze del mancato pagamento (sanzioni, sospensione dei servizi, ecc.).

Questi richiami formali rafforzano la vostra posizione se il caso dovesse evolvere in un'azione legale.

Possono essere inviati per posta o per e-mail, a seconda delle vostre abitudini commerciali con il debitore. Ricordate di conservatene una copia per il vostro archivio.

Fase 3 - Messa in mora (tramite raccomandata con ricevuta di ritorno)

Se i precedenti solleciti non hanno sortito alcun effetto, diventa indispensabile inviare una comunicazione formale. Questa lettera formale, da inviare a tramite raccomandata con ricevuta di ritorno, è un'ingiunzione definitiva a pagare prima di intraprendere un'azione legale.

L'avviso formale deve indicare l'esatto ammontare del debito, il termine di pagamento concesso (in genere da 8 a 15 giorni), nonché le conseguenze del mancato pagamento (interessi di mora, procedimenti legali, ecc.).

Dimostra che l'azienda creditrice ha cercato di risolvere la controversia in modo amichevole, come spesso richiesto dai tribunali civili.

Fase 4 - Ordine di pagamento (procedura rapida e semplice)

In caso di mancato pagamento dopo la diffida, è possibile intraprendere un'azione legale. un procedimento di ingiunzione di pagamento al tribunale commerciale competente.

Questa procedura, che è rapida e non richiede un'udienza, permette di ottenere un mandato di esecuzione se il giudice ritiene che la richiesta sia fondata.

Una volta ottenuta la prescrizione, è notificato al debitore da un rappresentante giudiziario . Se non vengono presentate obiezioni entro il termine, il documento diventa esecutivo.

Fase 5 - Utilizzo di un funzionario del tribunale o di un'agenzia di recupero crediti

Se l'azione legale non è sufficiente per ottenere il pagamento, è possibile nominare un commissario giudiziale per l'esecuzione dell'ordinanza :

• Pignoramento del conto corrente bancario

• Sui crediti

• ecc.

È inoltre possibile utilizzare un'agenzia di recupero crediti che prenderà in carico il caso in modo proattivo, seguendo il cliente ed eventualmente negoziando un piano di pagamento.

Quali strumenti potete utilizzare per automatizzare la gestione delle fatture non pagate?

Per risparmiare tempo e ridurre gli errori umani, è possibile automatizzare parte della gestione dei debiti non pagati utilizzando strumenti digitali e soluzioni assicurative.

Software di fatturazione e promemoria

Strumenti come QuickBooks, Sage o Sellsy consentono di :

• Automatizzare i promemoria

• Tenere traccia delle scadenze

• Generare promemoria in pochi clic.

Alcuni includono anche cruscotti per visualizzare i saldi dei conti dei clienti in tempo reale.

Queste soluzioni sono ideali per le aziende che desiderano migliorare l'efficienza amministrativa.

Assicurazione e factoring

L'assicurazione del credito offre una protezione contro i mancati pagamenti. In cambio di un premio, l'assicuratore copre in tutto o in parte le fatture non pagate.

Il factoring vi permette di delegare la gestione dei vostri crediti a una terza parte. Una società di factoring acquista i crediti dell'azienda, anticipa in tutto o in parte le somme dovute e si occupa dell'incasso.

In questo modo l'azienda si libera di tutto l'onere di gestire le fatture non pagate.

A chi bisogna rivolgersi in caso di morosità persistente?

Se l'azione amichevole o legale non ha successo, potete ricorrere ai servizi di professionisti del recupero crediti per recuperare le somme dovute in modo controllato ed efficiente.

Un'agenzia di recupero crediti

Un'agenzia di recupero crediti può intervenire già nella fase amichevole per cercare di recuperare i vostri crediti insoluti. senza andare in tribunale.

Questi professionisti hanno le competenze necessarie per gestire crediti complessi e aumentare il numero di canali di sollecito :

• Mele

• Posta

• Negoziati

La loro attività è disciplinata da un rigoroso quadro giuridico a tutela di entrambe le parti. In genere sono pagati in base al successo o alla commissione .

Un commissario di tribunale (ex ufficiale giudiziario)

Il commissario giudiziario (ex ufficiale giudiziario) è un funzionario ministeriale abilitato a intervenire in tutte le fasi del recupero crediti, dalla fase amichevole fino all'esecuzione forzata. Può emettere un'ingiunzione di pagamento incoraggiare i debitori professionali a regolarizzare la loro situazione prima di qualsiasi procedimento legale.

Una volta ottenuto un titolo esecutivo (ingiunzione di pagamento, sentenza, ecc.), questo deve essere firmato dal debitore. l'unico professionista autorizzato a notificare la decisione e di attuare misure esecutive, come il sequestro di conti bancari, attrezzature aziendali o altri beni.

Può anche essere contattato direttamente nell'ambito della procedura di recupero semplificata per crediti inferiori a 5.000 euro senza andare in tribunale.

Il suo intervento garantisce il rigoroso rispetto delle scadenze e delle procedure legali, che rende la raccolta più sicura per le aziende.

Un avvocato specializzato

Un avvocato specializzato in diritto commerciale e recupero crediti può sostenere l'azienda dal momento in cui il debitore la contesta per la prima volta .

Il suo intervento è particolarmente consigliato per le controversie complesse, le richieste di risarcimento di grandi dimensioni o quando sono in corso procedimenti collettivi (amministrazione controllata, liquidazione coatta) sono in gioco.

Difende inoltre l'azienda in caso di controversia davanti a un giudice.

Come possiamo evitare che questo accada di nuovo?

Per limitare il rischio di mancati pagamenti in futuro, potete mettere in atto efficaci misure preventive.

Ecco alcuni esempi di pratiche da adottare:

• Aggiornare regolarmente i termini e le condizioni di vendita . Devono rispecchiare con precisione i termini di pagamento, le penali per i ritardi e le procedure in caso di mancato pagamento. In questo modo si evitano le zone d'ombra legali.

• Selezionate con cura i vostri clienti . Ricordate di verificare sistematicamente la solvibilità dei vostri clienti prima di firmare qualsiasi contratto. Potete analizzare i loro ultimi bilanci, consultare le banche dati sugli incidenti di pagamento (come Coface o Altares) e informarvi sulla loro reputazione. Se necessario, chiedete delle garanzie di pagamento: deposito, garanzia bancaria o assicurazione del credito.

• Automatizzare i promemoria dal primo giorno di ritardo . Molti pacchetti software consentono di inviare promemoria automatici, evitando così di dimenticarsene e mantenendo la pressione fin dall'inizio.

Cosa devo fare se un cliente si rifiuta di pagare?

Se un cliente contesta la fattura o si rifiuta chiaramente di pagarla, iniziare con compilare un file completo Tra questi, contratti o moduli d'ordine, fatture, scambi di e-mail e prove di sollecito. Questi elementi saranno essenziali in caso di controversia.

A seconda della situazione, un tentativo di mediazione per evitare il ricorso ai tribunali. In ogni caso, non intraprendete mai azioni unilaterali o ritorsioni commerciali, altrimenti potreste essere penalizzati.

Solo un giudice può ordinare misure vincolanti, che vengono poi eseguite da un commissario giudiziale.

Possono essere applicate penali per i ritardi di pagamento?

Sì, a condizione che il vostro le condizioni generali di vendita (CGV) o il contratto includere una clausola in tal senso. L'importo deve rispettare il tasso di interesse legale o il tasso indicato nelle CGC se è più favorevole.

È inoltre possibile addebitare una tassa di recupero forfettaria di 40 euro, applicabile ipso jure nei rapporti tra professionisti.

Esiste una soglia minima per avviare un procedimento legale di riscossione?

Nessun importo minimo richiesto di intraprendere un'azione legale contro un cliente professionista.

Tuttavia, le spese sostenute (ufficiale giudiziario, avvocato, tribunale) devono essere proporzionale all'importo richiesto .

Per le controversie di modesta entità, è meglio optare per la procedura semplificata di recupero crediti, per l'ingiunzione di pagamento o per un tentativo di mediazione preventiva.

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• Strumenti per centralizzare i documenti contabili e seguire i pagamenti in tempo reale.

Gestione dei pagamenti in ritardo si basa su un'organizzazione rigorosa e su strumenti adeguati. Agendo rapidamente e professionalizzando le vostre procedure, potete ridurre il rischio di problemi di liquidità. Formalizzare i termini di pagamento e anticipare i ritardi vi garantirà una sicurezza a lungo termine per la vostra attività. In caso di controversie persistenti, circondatevi dei partner giusti per difendere i vostri diritti.