2 esempi di lettere di sollecito per fatture non pagate

Quando inviare la lettera di sollecito?

Le tempistica è essenziale per massimizzare le possibilità di recuperare un pagamento senza danneggiare il rapporto.

Una volta superata la data di scadenza, è consigliabile agire rapidamente.

Secondo uno studio Altari , oltre il 60% dei pagamenti con meno di 30 giorni di ritardo si risolvono dopo un semplice richiamo amichevole. Ecco le fasi principali:

• Dal primo giorno pagamento in ritardo: semplice sollecito inviato via e-mail o telefono

• Tra 7 e 15 giorni dopo la data di scadenza: invio della prima lettera di sollecito

• Dopo 30 giorni nessuna risposta: invio di un secondo sollecito o di una comunicazione formale

Come si scrive una buona lettera di sollecito?

Una lettera ben strutturata ricorda al cliente i suoi obblighi senza provocarlo. L'obiettivo è essere chiari, gentili e fermi allo stesso tempo.

Gli elementi essenziali da integrare

Per essere efficace, la lettera di sollecito deve contenere una serie di informazioni fondamentali:

• Il numero e la data della fattura in questione

• L'importo totale dovuto comprese le eventuali sanzioni

• La data di scadenza è passata

• Un cortese promemoria la natura obbligatoria del pagamento

• Un duplicato della struttura in allegato

Secondo il DGCCRF la menzione esplicita di sanzioni legali per i ritardi di pagamento aumenta di 25% di possibilità per ottenere una rapida soluzione.

Il tono giusto per mantenere le relazioni con i clienti

Il rilancio dovrebbe concentrarsi su tono cortese e professionale . Anche in caso di ritardo prolungato, è essenziale evitare qualsiasi forma di minaccia o aggressione.

Un tono educato aumenterebbe di 40 le possibilità di fidelizzare il cliente dopo un incidente di pagamento, secondo Forrester Research.

Esempio di 1a lettera di sollecito per una fattura non pagata

La prima lettera di sollecito mira a ricordare gentilmente e lasciare la porta aperta al dialogo. Ecco un modello che potete facilmente adattare.

Oggetto: Fattura [n. fattura] in attesa di pagamento

"Gentile signore o signora,

Salvo errori od omissioni da parte nostra, non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura n. [numero fattura] del [data], per un importo di €[importo], scaduto il [data di scadenza].

Si prega di pagare la fattura il prima possibile. Si allega una copia della fattura.

Se il pagamento è già stato effettuato, si prega di ignorare questa lettera. In caso di difficoltà, non esitate a contattarci per trovare insieme una soluzione.

Saremo lieti di ascoltarvi.

[Firma e dati di contatto della vostra azienda]".

Da notare secondo Banque de France , quasi il 50% dei ritardi di pagamento sono dovuti a semplici sviste. Questo approccio iniziale amichevole spesso consente di risolvere il problema senza conflitti.

Esempio di seconda lettera di sollecito per una fattura non pagata

Secondo il Osservatorio dei periodi di pagamento vicino 25% delle fatture richiedono almeno un secondo rilancio prima di essere regolata.

Se non c'è risposta al primo sollecito, è necessario inviare un secondo sollecito. seconda lettera Un richiamo più deciso alla vostra richiesta di pagamento.

Oggetto: 2ᵉ sollecito - Fattura [n. fattura] in attesa di pagamento

"Gentile signore o signora,

Nonostante la nostra precedente lettera del [data del primo sollecito], notiamo che la fattura n. [numero fattura] emessa il [data], per un importo di €[importo], rimane non pagata.

Vi chiediamo di effettuare il pagamento entro 8 giorni dal ricevimento di questa lettera. In caso contrario, saremo costretti ad adottare ulteriori misure per il recupero del credito.

Si ricorda che, ai sensi dell'articolo L441-10 del Codice commerciale francese, qualsiasi ritardo nel pagamento comporterà l'applicazione di penali per ritardi di pagamento e un'indennità fissa di 40 euro per le spese di riscossione.

Naturalmente, restiamo a disposizione per discutere con voi di qualsiasi problema e trovare una soluzione amichevole, se necessario.

Ci auguriamo di sentirvi presto.

[Firma e dati di contatto della vostra azienda]".

Quale metodo utilizzare per massimizzare le possibilità di pagamento?

Per ottimizzare i solleciti e massimizzare le possibilità di recuperare rapidamente i pagamenti, è fondamentale adottare un metodo strutturato e progressivo.

Richiami amichevoli: le 4 fasi

Prima di intraprendere procedure più estese, dare sempre la priorità al relance amiable . Permette di mantenere un buon rapporto commerciale, ricordando al contempo i propri diritti.

• Inviare un primo promemoria via e-mail o per posta ordinaria entro 5-7 giorni dalla data di scadenza.

• Seguire telefonicamente alla stessa ora per ottenere un rapido impegno

• Inviare un secondo sollecito, se necessario tramite raccomandata, tra i 10 e i 15 giorni dopo il primo.

• Preparare un avviso formale in caso di mancata risposta.

Secondo uno studio condotto da Intrum nel 2024 , 81% dei ritardi di pagamento possono essere risolti amichevolmente se i richiami sono rigorosi e professionali.

E se il cliente non reagisce?

Se, nonostante diversi solleciti amichevoli, il cliente non paga la fattura, è necessario adottare misure più restrittive.

• Inviare una lettera di messa in mora tramite raccomandata con ricevuta di ritorno.

• Chiamare un'agenzia di recupero crediti se l'avviso formale rimane senza risposta

• Considerare una procedura legale semplificata (ingiunzione di pagamento) come ultima risorsa.

Secondo la Banque de France L'ingiunzione di pagamento può essere utilizzata per ottenere una decisione favorevole nei seguenti casi oltre il 70% dei casi in meno di 3 mesi.

Come potete semplificare la gestione dei solleciti con Hero?

Anche se Eroe non offre promemoria automatici, la piattaforma aiuta l'utente a accelerare il pagamento delle fatture e ridurre il rischio di mancato pagamento .

• Pagamento rapido online: Grazie al link di pagamento Hero, i vostri clienti possono pagare immediatamente la bolletta con la carta bancaria. Il costo è competitivo (0,4% per una carta tradizionale), il che ne incoraggia l'utilizzo.

• Finanziamento delle fatture non pagate: In caso di ritardo nei pagamenti, potete sbloccare un anticipo di cassa fino a 1.000 euro con Hero X o fino a 50.000 euro con Hero Pro. In questo modo non dovrete mettere in pausa la vostra attività in attesa del pagamento.

• Monitoraggio più semplice delle transazioni : Grazie all'accesso illimitato alla cronologia delle transazioni e alle ricevute centralizzate, è possibile individuare le fatture in sospeso in pochi clic e inviare solleciti senza indugio.

Semplificando i pagamenti e offrendo soluzioni di finanziamento rapide, Hero vi permette di garantire meglio il vostro flusso di cassa e risparmiare tempo nella gestione dei solleciti.