E-mail di sollecito per fatture non pagate: come massimizzare le possibilità di pagamento

Quando inviare la prima e-mail di sollecito dopo una fattura non pagata?

Il tempismo è tutto. Un messaggio inviato troppo presto o troppo tardi rischia di essere inefficace o addirittura mal percepito.

Il primo promemoria via e-mail può essere inviato Da 3 a 5 giorni dopo la data di scadenza della fattura soprattutto se non è stata segnalata alcuna controversia. Prima di allora, un rilancio preventivo qualche giorno prima della scadenza è possibile.

In caso di mancata risposta, si consiglia un secondo richiamo più deciso. Da 7 a 10 giorni di ritardo. Più di 30 giorni, un messaggio finale prima della notifica di un avviso formale può essere preso in considerazione.

Ogni fase deve far parte di una strategia progressiva e rispettosa.

Come si fa a scrivere un'email di sollecito che faccia venire voglia di pagare?

Scrivere un'e-mail di sollecito efficace non è qualcosa che si può improvvisare. Deve combinare chiarezza, fermezza e professionalità.

Ecco gli elementi essenziali da tenere in considerazione per massimizzare le possibilità di pagamento:

• Iniziate ricordando il contesto. Indicare chiaramente il numero di riferimento della fattura in questione (numero, importo, data di scadenza). In questo modo il cliente potrà trovare rapidamente le informazioni.

• Adottate un tono appropriato. Siate cortesi e professionali, soprattutto durante i primi richiami. Se il ritardo è lungo, potete adottare un tono più deciso, senza essere aggressivi.

• Siate sinceri sulle vostre aspettative. Indicare esplicitamente che si è in attesa del pagamento della fattura. Evitare formule vaghe Se necessario, specificare le conseguenze dell'inazione.

• Semplificate l'azione. Ricordare i metodi di pagamento disponibili (bonifico bancario, carta, link di pagamento sicuro). Più semplice è, più veloce sarà l'elaborazione.

• Suggerire un contatto in caso di blocco. Invitate il cliente a informarvi di eventuali difficoltà o disaccordi. Questo dimostra la vostra apertura al dialogo e può disinnescare i conflitti.

• Mantenere un messaggio breve e strutturato. Un messaggio breve e ben organizzato sarà letto più facilmente di un paragrafo lungo e denso. Arrivare al punto.

3 esempi di e-mail di sollecito da copiare e incollare

Ecco tre modelli da adattare a seconda della durata del debito.

Modello 1: Primo sollecito cortese (dopo la scadenza)

Quando un cliente non ha pagato una fattura entro la data concordata, è meglio iniziare con un sollecito educato e comprensivo. L'obiettivo è ricordare la data di scadenza senza provocarlo.

Oggetto: Promemoria - La fattura n. 12345 è scaduta.

"Ciao [Nome],

Se non ci sbagliamo, la fattura n. 12345 di 1.250 euro IVA esclusa, scaduta il [data], non è ancora stata pagata.

Procedere al pagamento o comunicarci eventuali problemi.

Si allega un duplicato per riferimento.

Cordiali saluti
[Nome dell'azienda]".

Modello 2: Secondo sollecito più insistente (7 giorni dopo)

Se il primo sollecito rimane senza risposta, occorre fare un secondo tentativo più deciso. Si deve ricordare l'urgenza della situazione, pur rimanendo professionali.

Oggetto: Dunning 2 - Fattura in attesa di pagamento

Salve [Nome],

Nonostante il nostro precedente messaggio del [data], non abbiamo ricevuto il pagamento della fattura n. 12345, pari a 1.250 euro IVA esclusa. Potete pagare tramite bonifico bancario o tramite il nostro link sicuro [link].

Si prega di pagare entro 5 giorni o di contattarci se avete problemi.

Saremo lieti di ascoltarvi,

Cordiali saluti
[Il vostro nome / Azienda]

Modello 3 : Ultimo avvertimento prima della messa in mora

Se dopo vari solleciti non si giunge a un accordo, è il momento di inviare un messaggio finale, chiaro e formale. Questa lettera deve annunciare le possibili conseguenze, senza aggressività, ma con fermezza.

Oggetto: Ultimo sollecito prima del procedimento - Fattura non pagata n. 12345

"Ciao [Nome],

Nonostante i numerosi solleciti, la fattura n. 12345, di 1.250 euro IVA esclusa, rimane tuttora non pagata.

Se il pagamento non viene ricevuto entro 7 giorni, saremo costretti ad avviare una procedura di riscossione.

Preferiamo evitare questo esito e restiamo a disposizione per discuterne.

Il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario o tramite il nostro link sicuro [link].

Per qualsiasi domanda o problema, non esitate a contattarci.

Grazie per la vostra comprensione,
[Nome dell'azienda]".

Devo raddoppiare il promemoria via e-mail con una telefonata?

Il telefono può aumentare l'impatto di un'e-mail di promemoria e sbloccare determinate situazioni.

Una chiamata dopo uno o due messaggi senza risposta dimostra che prendete la questione sul serio. Inoltre, aiuta a individuare eventuali malintesi o difficoltà di pagamento.

Vai a calma, concretezza e apertura al dialogo. Il telefono non sostituisce i promemoria scritti, ma è un complemento efficace a un processo di follow-up strutturato.

Qual è la frequenza ideale per i vostri promemoria senza danneggiare la relazione con il cliente?

Un sollecito efficace senza danneggiare le relazioni con i clienti richiede un equilibrio tra reattività e pazienza. La cautela è quindi d'obbligo, soprattutto perché i ritardi di pagamento possono esporre le aziende a rischi di insolvenza.

Ecco un ritmo consigliato:

• Da D+3 a D+5 Primo cortese sollecito, spesso via e-mail, per verificare che il pagamento non sia stato dimenticato.

• J+10 Un secondo sollecito più diretto, per telefono o via e-mail, per chiarire la situazione.

• Da D+15 a D+20 : richiamo deciso delle conseguenze del mancato pagamento (sospensione dei servizi, penali, ecc.).

• J+30 ultimo richiamo formale, spesso in forma scritta, che può essere accompagnato da un avviso formale .

Tra un promemoria e l'altro, lasciare Da 3 a 7 giorni per dare al cliente il tempo di reagire. Mantenete un tono professionale in ogni fase e adattate la vostra comunicazione in base al profilo e alla storia del cliente.

Fatture non pagate: 5 errori da evitare

Alcune pratiche indeboliscono l'impatto dei vostri promemoria o creano inutili tensioni. Ecco i principali errori da non commettere.

Non si è concesso un periodo di tempo ragionevole prima del rilancio

Un rilancio troppo precoce può dare un'impressione di fretta o di sfiducia. Lasciare trascorrere qualche giorno dopo la data di scadenza spesso consente di risolvere la situazione in modo naturale, soprattutto se il cliente agisce in buona fede.

È possibile inviare un primo promemoria tra i 3 e i 7 giorni successivi alla scadenza, a seconda del rapporto commerciale e dell'importo in gioco.

Invio di e-mail di sollecito troppo aggressive o minacciose

Un tono accusatorio o eccessivamente minaccioso sin dal primo richiamo può deteriorare le relazioni commerciali e bloccare il dialogo. È importante utilizzare una comunicazione ferma ma rispettosa, aumentando gradualmente l'intensità se la situazione persiste.

Un richiamo educato sarà sempre accolto meglio di un ultimatum affrettato.

Dimenticare di inserire le informazioni chiave nella fattura

Un sollecito vago o incompleto rischia di ritardare ulteriormente il pagamento. Includete sempre quanto segue nella vostra e-mail i riferimenti precisi della fattura (numero, data, importo), i termini di pagamento concordati e il link o il documento associato, se richiesto.

Più chiaro è il messaggio, più facile è la regolarizzazione.

Solleciti senza prova dell'invio iniziale della fattura

Prima di inviare un sollecito, accertarsi che la fattura sia stata inviati e ricevuti. Senza questo controllo, si corre il rischio di inviare solleciti inutili o di ingannare il cliente.

L'ideale è avere tracciabilità della spedizione (via e-mail o tramite uno strumento di fatturazione) e includere nel messaggio un promemoria dell'invio del documento.

Interruzione dopo un singolo sollecito senza un follow-up strutturato

Spesso un solo sollecito non è sufficiente. Senza un follow-up progressivo, il rischio di mancato pagamento aumenta notevolmente.

È necessario definire un processo chiaro Un richiamo delicato a D+7, un richiamo più deciso a D+15, quindi una comunicazione formale. La sequenza deve essere pianificata in anticipo per garantire la massima efficacia.

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Sollecitare un cliente per una fattura non pagata coppia di email richiede metodo, tatto e regolarità. Il messaggio giusto, inviato al momento giusto, con il tono giusto, può essere sufficiente a sbloccare la situazione senza danneggiare la relazione commerciale.

Evitando gli errori classici e adottando una strategia progressiva, potete aumentare le possibilità di essere pagati rapidamente, preservando la fiducia dei vostri clienti. E se volete andare oltre, soluzioni come Hero vi permettono di garantire gli incassi e di finanziare le fatture senza ritardi.