1er recordatorio de factura impagada por correo electrónico: plantilla y consejos

¿Cuándo debe enviar el primer recordatorio de impago?

Lo ideal es envíe su primer recordatorio por correo electrónico entre 3 y 5 días después del vencimiento de la factura . De este modo, el cliente dispone de un breve plazo para efectuar el pago en caso de olvido.

Un recordatorio demasiado rápido puede parecer urgente, mientras que un recordatorio demasiado tardío da la impresión de un seguimiento desorganizado.

Aguas arriba, un recordatorio preventivo justo antes de la fecha de vencimiento también se recomienda para las facturas grandes.

¿Qué debe contener un primer correo electrónico de recordatorio de factura?

Un primer recordatorio eficaz se basa en dos elementos clave: la forma y el contenido. El tono utilizado, el nivel de detalle y la información comunicada deben ajustarse cuidadosamente.

El tono de voz adecuado para no ofender al cliente

El primer relanzamiento debe permanecer cordial, objetiva y profesional . Evite todos los tono acusatorio o amenazador.

Ir a una redacción amable que da al cliente el beneficio de la duda: un descuido, un problema técnico o un retraso bancario.

El objetivo es preservar la relación comercial al tiempo que demuestra que vigila de cerca sus pagos.

Información esencial

Para que sea claro y útil, su mensaje debe incluir :

• El número y la fecha de la factura en cuestión

• El importe adeudado y la fecha de vencimiento

• Un recordatorio cortés de sus expectativas de pago

• Condiciones de pago (IBAN, enlace, datos de contacto)

• Un anexo con la factura inicial

• Un contacto sugerido en caso de dificultad o desacuerdo.

Ejemplo de correo electrónico para el primer recordatorio de una factura impagada

He aquí un ejemplo de correo electrónico que puede adaptar a su tono y a su carta:

Objeto Recordatorios - Factura nº 2035 pendiente de pago

"Hola [nombre del cliente],

Me gustaría ponerme en contacto con usted en relación con la factura nº 2035 de 1.250 euros sin IVA, que venció el [fecha de vencimiento].

A menos que nos hayamos equivocado o lo hayamos olvidado, aún no se ha abonado. Se adjunta una copia de la factura para su consulta.

El pago puede realizarse por transferencia bancaria a la dirección habitual, o a través de nuestro enlace de pago seguro [insertar enlace si está disponible].

No dude en ponerse en contacto con nosotros si algo bloquea la tramitación de este pago.

Le doy las gracias de antemano y quedo a su disposición.

Atentamente
[Nombre Apellidos][Cargo / Puesto][Nombre de la empresa][Datos de contacto]".

5 errores que debe evitar en su primer recordatorio

Hay una serie de cosas que puede hacer para minar la eficacia de su relanzamiento y crear tensiones innecesarias. Éstas son las que hay que evitar.

Relanzar demasiado pronto o demasiado tarde

Un recordatorio enviado el día después de la fecha de vencimiento puede parecer precipitarse y dar una impresión de desconfianza .

Al contrario, esperar varias semanas reduce sus posibilidades de cobrar rápidamente y da al cliente la sensación de que no lleva un control de sus cobros.

Lo ideal es esperar de 3 a 5 días después de la fecha de vencimiento para una primera llamada cortés y profesional.

Olvidarse de incluir los datos de la factura

Un mensaje de reclamación sin referencia clara a la factura en cuestión pierde eficacia.

Indique siempre :

• El número de factura

• El importe

• Su fecha de caducidad

• Condiciones de pago acordadas en la medida de lo posible .

Así se evitan malentendidos y facilita su manejo por parte del cliente.

Utilizar un tono demasiado agresivo

Un tono brusco o amenazador desde el primer recordatorio puede alterar la relación comercial y bloquear la situación.

Ir a un enfoque cordial y objetivo aunque el retraso le penalice.

Vuelva a plantear la situación de forma profesional, reafirmando al mismo tiempo sus expectativas de una resolución rápida.

Descuidar la claridad del mensaje

Un mensaje poco claro, demasiado largo o mal estructurado. es más probable que se ignore.

Vaya al meollo de la cuestión: quién es usted, qué quiere (pago) y por qué ( factura impagada caducado).

Utilice frases cortas y asuntos explícitos para captar la atención.

No vuelva a adjuntar la factura

Aunque la factura ya se haya enviado, adjuntar una copia a su recordatorio ahorra al cliente la molestia de buscarla, y será más fácil encontrarla. facilita el pago.

Esto elimina una excusa habitual ("No encontraba la factura") y demuestra tu profesionalidad.

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El primer recordatorio de una factura impagada es un momento clave: marca la pauta para el resto del proceso de cobro. Si está bien redactada, se envía en el momento adecuado y se formula con profesionalidad, maximiza tus posibilidades de cobrar rápidamente sin dañar la relación comercial.

Establezca un proceso claro, estructurado y humano: es la regularidad, más que la severidad, lo que da dividendos. Y si quieres ahorrar tiempo y asegurar tu tesorería, piensa en soluciones como la financiación de facturas con Héroe .