3er correo electrónico de recordatorio de factura impagada: plantilla y consejos

¿Cuándo debo enviar un tercer recordatorio de impago?

La morosidad es habitual en el B2B. En 2024, sólo una factura en 4 se complete a tiempo.

Dados los riesgos potenciales para la tesorería, las empresas deben por tanto optimizar su proceso de cobro.

Recordatorios preventivos, primero, segundo o incluso tercer recordatorio: cada etapa debe tratarse con tacto para recuperar los importes en cuestión sin perjudicar las relaciones con los clientes.

Si sus dos primeros relances no han surtido efecto, es hora de enviar un 3er recordatorio entre 20 y 30 días después del vencimiento de la factura . Este calendario le permite mostrar su coherencia al tiempo que da al cliente la oportunidad de regularizar su situación.

Mantener un ritmo regular en sus recordatorios es esencial si no quiere permitir que se instale lo siguiente impago . El 3er relanzamiento no debe enviarse demasiado pronto, a riesgo de ser percibida como desproporcionada, ni trop tard para evitar perder su credibilidad.

¿Cómo redactar un tercer correo electrónico recordatorio eficaz?

En esta fase, su mensaje debe combinar firmeza, precisión y respeto . Ya no se trata de un simple recordatorio: está formalizando una situación grave y preparando el terreno para un posible requerimiento.

Qué tono adoptar: más firme pero aún diplomático.

Debe marcar un cambio de postura. Su tono debe ser sin dejar de ser profesional y no agresivo.

Evite el lenguaje amenazador, pero deja claro que estás listo para pasar a la siguiente fase. Un buen equilibrio consiste en recordarle sus recordatorios anteriores e insistir en la urgencia de la regularización.

En esta fase, también es útil mencionar las posibles consecuencias del impago t (notificación formal, recurso legal), sin presentarlos como una amenaza directa.

Demuestre que sigue abierto al diálogo al tiempo que hace valer su exigencia de pago.

Información esencial que debe incluir en su correo electrónico

Antes de pasar al correo certificado, su tercer recordatorio debe incluir :

• Le referencias claras Datos de la factura (número, fecha, importe con IVA)

• La fecha de vencimiento inicial y los dos recordatorios anteriores

• Le saldo exacto adeudado

• Un nuevo plazo claro para el pago (por ejemplo, 5 días laborables)

• En métodos de pago disponibles

• La advertencia de que un notificación formal podría seguir.

Ejemplo de correo electrónico para un tercer recordatorio de una factura impagada

He aquí un ejemplo de correo electrónico listo para usar, que podrá adaptar en función de su actividad y de la relación con su cliente:

Asunto: 3er recordatorio - Factura impagada nº [XXX] - Último recordatorio antes de la notificación formal

"Hola [nombre del cliente],

A pesar de nuestros dos recordatorios anteriores con fecha de [fechas], salvo error u omisión por nuestra parte, aún no hemos recibido el pago de la factura nº [XXX], por un importe de [importe IVA incluido], pagadera el [fecha de vencimiento].

Le rogamos que efectúe el pago en un plazo de 5 días laborables a partir de esta carta. Transcurrido este plazo, nos veremos obligados a estudiar la posibilidad de enviar un requerimiento oficial, o incluso de iniciar un procedimiento de cobro si la situación persiste.

Puede pagar la factura por [medio de pago aceptado] utilizando los datos que ya nos ha facilitado. Si ya ha pagado, infórmenos inmediatamente.

Si tiene alguna pregunta o problema, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Atentamente, [Nombre / Cargo] [Empresa] [Datos de contacto completos]".

¿Qué debo hacer si no recibo respuesta al tercer recordatorio?

Si el cliente no responde a pesar de tres recordatorios por escrito, es hora de legalizar el proceso . Tiene dos opciones principales.

Procedimiento de requerimiento

El anuncio formal es el siguiente una carta certificada con acuse de recibo que da al deudor un último plazo legal antes de emprender acciones legales.

Se trata de un paso previo que suele ser obligatorio antes de iniciar un procedimiento. Debe ser formal, fechado, firmado Indique claramente los importes adeudados, el número de factura, el plazo concedido (normalmente 8 días) y las consecuencias de la inacción.

Mencione también sus recordatorios anteriores para apoyar su planteamiento.

Esta carta marca un punto de inflexión: demuestra que eres dispuestos a emprender acciones legales si la situación no se regulariza rápidamente.

Considerar un procedimiento monitorio

Si el requerimiento sigue sin prosperar, puede solicitar al tribunal un requerimiento de pago.

Se trata de un procedimiento sencillo, rápido y barato, adecuado para deudas no impugnadas. La solicitud debe presentarse ante el tribunal competente, junto con los documentos justificativos:

• Facture

• Relaciones

• Notificación formal

Una vez obtenida su cualificación, puede contratar medidas de cobro forzoso (embargo, agente judicial) si el cliente sigue sin pagar.

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El 3er relanzamiento marca un punto de inflexión decisivo en el seguimiento de un factura impagada. Debe reflejar su seriedad, al tiempo que da al cliente una última oportunidad de resolver la situación amistosamente. Un correo electrónico estructurado, claro y firme, acompañado de un seguimiento riguroso, refuerza tu credibilidad y allana el camino para emprender acciones legales si es necesario. Y si no quiere tener que soportar retrasos en el pago, soluciones como Hero le permiten beneficiarse de un anticipo de sus facturas y delegar la gestión del cobro, manteniendo al mismo tiempo unas relaciones comerciales sanas.