2. Mahnung unbezahlte Rechnung per E-Mail: Vorlage und Tipps

Wann sollte man eine 2. Mahnung für eine unbezahlte Rechnung versenden?

Wenn Ihre erste Mahnung nach einer Woche noch nicht beantwortet wurde, muss die zweite Mahnung verschickt werden zwischen 10 und 15 Tagen nach Fälligkeit der Rechnung.

Dieses Timing lässt dem Klienten eine angemessene Frist, um seine Situation regularisieren Sie können sich auf eine professionelle Art und Weise unter Druck setzen. Er zeigt auch, dass Sie steuern Sie aktiv Ihren Kundenposten, ein wichtiges Signal in der Geschäftsbeziehung.

Diese zwischenzeitliche Mahnung verhindert, dass die Rechnung in Vergessenheit gerät, ohne noch einen zu förmlichen oder bedrohlichen Ton anzuschlagen.

Sie kann auch dazu dienen eine einvernehmliche Lösung vorschlagen, wenn der Klient/die Klientin Liquiditätsprobleme hat . Ein Telefonanruf als Ergänzung zu Ihrer E-Mail kann ihre Wirksamkeit verstärken.

Wie verfasst man eine effektive 2. Mahnung per E-Mail?

Einen zweiten Mahnbrief verfassen fordert Sie auf, das richtige Gleichgewicht zwischen Härte und Höflichkeit zu finden, um an Ihre Zahlungserwartung zu erinnern, ohne die Kundenbeziehung zu verschlechtern.

Der richtige Ton, um Ihren Kunden nicht zu verunsichern

Der Ton muss sein fester als bei der ersten Mahnung, wobei Sie respektvoll und professionell bleiben müssen. Ziel ist es, auf klare Weise an die ausstehende Zahlung zu erinnern, ohne die Geschäftsbeziehung zu bedrohen oder zu beeinträchtigen .

Zeigen Sie, dass Sie bereit, eine Lösung zu finden, sondern dass Sie eine konkrete Rückmeldung erwarten.

Schlüsselelemente, an die Sie in Ihrer Nachricht erinnern sollten

Damit Ihre zweite Mahnung klar und aussagekräftig ist, sollten Sie unbedingt Folgendes einbeziehen:

• Die Erinnerung an die Rechnungsnummer, den Betrag und das Fälligkeitsdatum der Rechnung

• Das Datum Ihrer ersten unbeantworteten Mahnung

• Die eventuell nicht eingehaltene Zahlungsverpflichtung

• Eine klare Forderung nach Regularisierung innerhalb einer kurzen Frist

• Ihre Kontaktdaten und die verfügbaren Zahlungsmodalitäten .

Beispiel für eine E-Mail zur 2. Mahnung einer unbezahlten Rechnung

Hier ist ein konkretes Beispiel für eine zweite Mahnung per E-Mail, die Sie je nach Ihrer Beziehung zum Kunden und dem Grad der festgestellten Verzögerung anpassen können:

Betreff: 2. Mahnung - Rechnung Nr. 2024-112 steht noch aus

"Hallo [Name des Kunden],

Wenn wir uns nicht irren, haben wir die Zahlung der Rechnung Nr. 2024-112 in Höhe von 1.350 € (inkl. MwSt.), die am 25. April 2025 fällig war, noch immer nicht erhalten.

Eine erste Mahnung wurde Ihnen am 2. Mai zugesandt. Da wir bis heute keine Rückmeldung von Ihnen erhalten haben, wären wir Ihnen dankbar, wenn Sie die Zahlung innerhalb von 5 Tagen vornehmen würden.

Sie können per Banküberweisung (RIB im Anhang) oder über unseren sicheren Zahlungslink bezahlen.

Wenn Sie auf ein Problem stoßen oder eine Frist benötigen, wenden Sie sich bitte wieder an uns.

In Erwartung Ihrer Rückkehr

Mit freundlichen Grüßen,[Ihr Vor- und Nachname][Ihre Position][Kontaktdaten Ihres Unternehmens]".

2. Mahnung vs. 1. Mahnung: Welche Unterschiede gibt es?

Die erste Mahnung erfolgt in der Regel vorbeugend in einem herzlichen und versöhnlichen Ton. Sie zielt darauf ab den Kunden höflich erinnern dass eine Rechnung fällig geworden ist, wobei davon ausgegangen wird, dass es sich lediglich um ein Versehen oder eine leichte Verspätung handelt.

Die zweite Mahnung hingegen setzt voraus, dass der Kunde informiert wurde, aber noch nicht reagiert hat. Sie markiert daher einen strukturierteren Schritt im Einziehungsprozess. Der Ton wird fester, ohne aggressiv zu sein Die Botschaft betont stärker die Notwendigkeit einer schnellen Legalisierung.

Diese Mahnung formalisiert auch die Folgemaßnahmen und kann die nächsten Schritte erwähnen (Mahnung, mögliche Rechtsmittel), und gleichzeitig dem Dialog eine letzte Chance geben.

Was tun, wenn die 2. Mahnung unbeantwortet bleibt?

Wenn die Rechnung trotz Ihrer Mahnungen unbezahlt bleibt, ist es an der Zeit, härtere Maßnahmen in Betracht zu ziehen, um die fällige Zahlung zu erhalten, wobei Sie Ihre Schritte in einen rechtlichen und professionellen Rahmen einbetten sollten.

Eine Mahnung per Einschreiben versenden

Wenn der Kunde nach Ihrer zweiten Mahnung immer noch nicht reagiert, ist das Aufforderungsschreiben der nächste Schritt. Dieses formelle Schreiben, das idealerweise per Einschreiben mit Rückschein Die "letzte Mahnung" ist eine letzte Mahnung vor der Einleitung eines Gerichtsverfahrens.

Er muss klar erwähnen :

• Der geschuldete Betrag

• Die Referenz der Rechnung

• Das Fälligkeitsdatum

• Die Erinnerung an frühere Mahnungen

• Eine neue, genaue Frist für die Abrechnung (oft 8 bis 15 Tage).

Die Mahnung zeigt, dass Sie entschlossen, Zahlung zu erhalten und gleichzeitig dem Klienten eine letzte Gelegenheit geben, seine Situation außergerichtlich zu regeln.

Ziehen Sie ggf. ein Gerichtsverfahren in Betracht

Bleibt die Mahnung ohne Wirkung, stehen Ihnen je nach Höhe und Hintergrund des Streits mehrere Möglichkeiten offen:

• Der Zahlungsbefehl (einfaches und schnelles Verfahren)

• Die gerichtliche Schlichtung

• Die gerichtliche Vorladung .

Bevor Sie eine Klage einreichen, sollten Sie erwägen, sich von einem Fachmann (Anwalt oder Jurist) beraten zu lassen, um die beste Strategie zu beurteilen.

Behalten Sie im Hinterkopf, dass das Gerichtsverfahren weiterhin ein letzter Ausweg Sie kann jedoch unerlässlich sein, um bestimmte Situationen zu lösen.

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Die zweite Mahnung für eine unbezahlte Rechnung ist eine Schlüsselphase in Ihrem Inkassoprozess. Indem Sie den richtigen Ton treffen, die wichtigsten Informationen in Erinnerung rufen und sich an einen strukturierten Zeitplan halten, erhöhen Sie Ihre Chancen, eine Zahlung zu erhalten, ohne die Kundenbeziehung zu verschlechtern. Mit Heropay können Sie die mit dem Einzug unbezahlter Rechnungen verbundenen Belastungen vermeiden und gleichzeitig Ihren Cashflow und Ihre Geschäftsbeziehungen schützen.