1. Mahnung unbezahlte Rechnung per E-Mail: Vorlage und Tipps

Wann sollten Sie Ihre 1. Mahnung für eine unbezahlte Rechnung versenden?

Das Ideal ist Ihre erste Mahnung zu versenden per E-Mail zwischen 3 und 5 Tagen nach Fälligkeit der Rechnung . Dadurch erhält der Kunde eine kurze Frist, um die Zahlung zu tätigen, falls er sie vergessen hat.

Eine zu schnelle Wiederholung kann drängend wirken, eine verspätete Wiederholung erweckt den Eindruck einer unorganisierten Betreuung.

Im Vorfeld, eine präventive Erinnerung kurz vor dem Fälligkeitsdatum ist auch bei wichtigen Rechnungen empfehlenswert.

Was muss eine 1. Rechnungserinnerung per E-Mail enthalten?

Eine wirksame erste Mahnung beruht auf zwei Schlüsselelementen: der Form und dem Inhalt. Der Tonfall, die Ausführlichkeit und die mitgeteilten Informationen müssen sorgfältig aufeinander abgestimmt werden.

Der richtige Ton, um den Kunden nicht zu brüskieren

Die erste Mahnung muss bleiben herzlich, sachlich und professionell . Vermeiden Sie alles anklagender oder drohender Tonfall

Bevorzugen Sie eine wohlwollende Formulierung Der Kunde ist im Zweifel, ob es sich um ein Versehen, ein technisches Problem oder eine Bankfrist handelt.

Das Ziel ist die Geschäftsbeziehung bewahren und gleichzeitig zeigen, dass Sie Ihre Zahlungen genau im Auge behalten.

Unerlässliche Informationen, die erwähnt werden müssen

Um klar und nützlich zu sein, sollte Ihre Nachricht Folgendes enthalten:

• Die Nummer und das Datum der betreffenden Rechnung

• Der geschuldete Betrag und das Fälligkeitsdatum

• Eine höfliche Erinnerung an Ihre Zahlungserwartung

• Die Zahlungsmodalitäten (IBAN, Link, Kontaktdaten)

• Eine Anlage mit der ursprünglichen Rechnung

• Ein Vorschlag zur Kontaktaufnahme bei Schwierigkeiten oder Unstimmigkeiten.

Beispiel für eine E-Mail zur 1. Mahnung einer unbezahlten Rechnung

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail, die Sie an Ihren Ton und Ihre Charta anpassen können:

Objekt : Mahnschreiben - Rechnung Nr. 2035 fällig

"Hallo [Name des Kunden],

Ich erlaube mir, mich bezüglich der Rechnung Nr. 2035 in Höhe von 1.250 € ohne MwSt., die am [Fälligkeitsdatum] fällig war, an Sie zu wenden.

Sofern wir uns nicht irren oder etwas vergessen, wurde diese noch nicht beglichen. Anbei finden Sie eine Kopie der Rechnung als Referenz.

Die Zahlung kann per Banküberweisung an die üblichen Kontaktdaten oder über unseren sicheren Zahlungslink [Link einfügen, falls verfügbar] erfolgen.

Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn etwas die Bearbeitung dieser Zahlung blockiert.

Ich danke Ihnen im Voraus und stehe Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[Vorname Nachname][Position / Funktion][Name des Unternehmens][Kontaktdaten]".

5 Fehler, die Sie bei Ihrer 1. Mahnung vermeiden sollten

Einige Fehltritte beeinträchtigen die Wirksamkeit Ihrer Wiederbelebung und können zu unnötigen Spannungen führen. Hier sind einige, die Sie unbedingt vermeiden sollten.

Zu früh oder zu spät relaunchen

Eine Mahnung, die am Tag nach dem Fälligkeitstermin verschickt wird, kann wie folgt erscheinen überstürzt und einen Eindruck von Misstrauen vermitteln .

Umgekehrt, mehrere Wochen warten verringert Ihre Chancen auf eine schnelle Bezahlung und vermittelt dem Kunden das Gefühl, dass Sie Ihre Zahlungseingänge nicht nachverfolgen.

Das Ideal ist 3 bis 5 Tage nach der Fälligkeit zu warten für einen höflichen und professionellen ersten Rückruf.

Vergessen, an die Bestandteile der Rechnung zu erinnern

Eine Mahnungsnachricht ohne klaren Bezug auf die betreffende Rechnung verliert an Wirksamkeit.

Geben Sie systematisch an:

• Die Nummer der Rechnung

• Sein Betrag

• Sein Fälligkeitsdatum

• Die vereinbarten Zahlungsmodalitäten, wenn möglich .

Dies vermeidet Missverständnisse und erleichtert die Bearbeitung durch den Klienten.

Einen zu aggressiven Tonfall verwenden

Ein trockener oder drohender Tonfall schon beim ersten Nachhaken kann die Geschäftsbeziehung beeinträchtigen und die Situation blockieren.

Bevorzugen Sie ein herzlicher und sachlicher Ansatz Auch wenn Sie durch die Verspätung benachteiligt werden.

Erinnern Sie professionell an die Situation und bekräftigen Sie Ihre Erwartung einer schnellen Lösung.

Die Klarheit der Botschaft vernachlässigen

Eine unklare, zu lange oder schlecht strukturierte Nachricht hat ein höheres Risiko, ignoriert zu werden.

Gehen Sie auf das Wesentliche ein: wer Sie sind, was Sie erwarten (die Zahlung) und warum ( unbezahlte Rechnung (z. B. wenn das Fälligkeitsdatum überschritten wurde).

Verwenden Sie kurze Sätze und eine aussagekräftige E-Mail-Betreffzeile um die Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen.

Die Rechnung nicht erneut beifügen

Selbst wenn die Rechnung bereits verschickt wurde, erspart das Anhängen einer Kopie an Ihre Mahnung dem Kunden die Suche nach der Rechnung und erleichtert das Bezahlen.

Damit entfällt eine häufige Ausrede ("Ich habe die Rechnung nicht gefunden") und Sie zeigen Ihre Professionalität.

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Die erste Mahnung einer unbezahlten Rechnung ist ein Schlüsselmoment: Sie gibt den Ton für den weiteren Verlauf des Inkassos an. Gut verfasst, zum richtigen Zeitpunkt verschickt und professionell formuliert, maximiert sie Ihre Chancen auf eine schnelle Zahlung, ohne die Geschäftsbeziehung zu beschädigen.

Führen Sie einen klaren, strukturierten und menschlichen Prozess ein: Es ist die Regelmäßigkeit, eher als die Strenge, die Früchte trägt. Und wenn Sie Zeit sparen und Ihren Cashflow sichern wollen, denken Sie an Lösungen wie die Finanzierung von Rechnungen mit Held .