3. Mahnung unbezahlte Rechnung per E-Mail: Vorlage und Tipps

Wann sollte man eine dritte Mahnung für eine unbezahlte Rechnung verschicken?

Verspätete Zahlungen sind im B2B-Bereich an der Tagesordnung. Im Jahr 2024 nur eine von vier Rechnungen innerhalb der vorgegebenen Zeit erledigt wird.

Angesichts der potenziellen Risiken für die Liquidität sollten Unternehmen daher ihren Inkassoprozess optimieren.

Präventive Mahnung, erste, zweite oder sogar dritte Mahnung - jeder Schritt muss mit Fingerspitzengefühl durchgeführt werden, um die ausstehenden Beträge einzutreiben, ohne die Kundenbeziehungen zu beschädigen.

Wenn Ihre ersten beiden Relanzen sind ohne Wirkung geblieben, es ist Zeit für eine dritte Mahnung zwischen 20 und 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung . Mit diesem Timing können Sie Ihre Beständigkeit zeigen und dem Kunden gleichzeitig die Möglichkeit geben, seine Situation zu bereinigen.

Einen regelmäßigen Rhythmus bei Ihren Mahnungen beizubehalten ist eine Notwendigkeit, um nicht zuzulassen, dass sich die unbezahlte . Der 3. Relaunch sollte nicht zu früh abgeschickt werden, auf die Gefahr hin, als unverhältnismäßig wahrgenommen zu werden, ni trop tard Um Ihre Glaubwürdigkeit nicht zu verlieren

Wie verfasst man eine effektive 3. Mahnung per E-Mail?

In dieser Phase muss Ihre Botschaft Folgendes vereinen Festigkeit, Präzision und Respekt . Es handelt sich nicht mehr um eine einfache Mahnung: Sie formalisieren eine ernste Situation und bereiten den Boden für eine mögliche Mahnung vor.

Welcher Ton: fester, aber immer noch diplomatisch

Sie müssen einen Wechsel in der Körperhaltung markieren. Der Ton muss sein entschlossen, dabei aber professionell und nicht aggressiv bleiben.

Vermeiden Sie bedrohliche Formulierungen, aber zeigen Sie deutlich, dass Sie bereit sind, den nächsten Schritt zu tun. Eine gute Balance besteht darin an Ihre früheren Mahnungen erinnern und die Dringlichkeit der Regularisierung zu betonen.

In dieser Phase ist es auch hilfreich die möglichen Konsequenzen bei Nichtzahlung erwähnen t (Mahnung, rechtliche Schritte), ohne sie als direkte Bedrohung darzustellen.

Zeigen Sie, dass Sie für einen Dialog offen bleiben, während Sie Ihre Forderung nach einer Zahlung bekräftigen.

Die wichtigsten Hinweise, die Sie in Ihrer E-Mail erwähnen sollten

Bevor Sie zu einem Einschreiben übergehen, sollte Ihre 3. Mahnung Folgendes enthalten :

• Le klare Referenzierung der Rechnung (Nummer, Datum, Betrag inkl. MwSt.)

• La ursprüngliches Fälligkeitsdatum und die beiden vorherigen Mahnungen

• Le genaues geschuldetes Guthaben

• Un neue klare Frist für die Abwicklung (z. B.: 5 Werktage)

• Die verfügbare Zahlungsmittel

• Die Warnung, dass eine förmliche Mahnung folgen könnte.

E-Mail-Vorlage für eine 3. Mahnung für eine unbezahlte Rechnung

Hier ist ein Beispiel für eine fertige E-Mail, die Sie je nach Ihrem Geschäft und der Beziehung zu Ihrem Kunden anpassen können:

Betreff: 3. Mahnung - Unbezahlte Rechnung Nr.[XXX] - Letzte Mahnung vor Fristsetzung

"Hallo [Name des Kunden],

Trotz unserer beiden vorherigen Mahnungen vom [Datum] haben wir, sofern kein Fehler oder Versäumnis unsererseits vorliegt, immer noch keine Zahlung der Rechnung Nr. [XXX] in Höhe von [Betrag inkl. MwSt.] erhalten, die am [Fälligkeitsdatum] fällig ist.

Wir fordern Sie auf, die Zahlung innerhalb von 5 Werktagen ab diesem Schreiben zu leisten. Nach Ablauf dieser Frist sehen wir uns gezwungen, eine offizielle Mahnung oder sogar ein Inkassoverfahren in Betracht zu ziehen, falls die Situation weiter anhält.

Sie können die Rechnung per [Akzeptierte Zahlungsmethoden] unter Verwendung der bereits übermittelten Informationen begleichen. Sollten Sie die Zahlung bereits getätigt haben, informieren Sie uns bitte umgehend darüber.

Wir stehen bei Schwierigkeiten oder Fragen weiterhin zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,[Name / Funktion][Unternehmen][Vollständige Kontaktdaten]"

Was tun, wenn die dritte Mahnung unbeantwortet bleibt?

Wenn der Kunde trotz dreimaliger schriftlicher Mahnung nicht reagiert, ist es Zeit für den Prozess zu verrechtlichen . Es stehen Ihnen zwei Hauptoptionen zur Verfügung.

Zur formellen Mahnung übergehen

Die Mahnung ist einen eingeschriebenen Brief mit Rückschein die dem Schuldner eine letzte gesetzliche Frist vor gerichtlichen Maßnahmen einräumt.

Sie ist eine oftmals obligatorische Vorstufe zur Einleitung eines Verfahrens. Sie muss formell, datiert, unterschrieben In der Regel sind dies die Rechnungsnummer, die Frist (in der Regel acht Tage) und die Konsequenzen, wenn Sie nicht handeln.

Erwähnen Sie auch Ihre früheren Mahnungen, um Ihr Vorgehen zu unterstützen.

Dieser Brief markiert einen Wendepunkt: Er zeigt, dass Sie bereit, vor Gericht zu gehen wenn die Situation nicht bald geregelt wird.

Ein Mahnverfahren in Erwägung ziehen

Wenn die Mahnung erfolglos bleibt, können Sie über einen Zahlungsbefehl vor Gericht gehen.

Es ist ein Verfahren einfach, schnell und kostengünstig, geeignet für unbestrittene Schulden. Der Antrag muss beim zuständigen Gericht eingereicht werden, zusammen mit den erforderlichen Belegen:

• Faktur

• Relanzen

• Mahnung

Sobald Sie den Titel erhalten haben, können Sie einstellen Maßnahmen zur Zwangseintreibung (Pfändung, Gerichtsvollzieher), wenn der Kunde immer noch nicht zahlt.

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Anstatt Zahlungsfristen zu erdulden, entscheiden Sie sich für eine proaktive Lösung mit Heropay . Dank des Rechnungsfinanzierung Wenn Sie Ihre Forderungen in sofortigen Cashflow umwandeln, können Sie die Kosten für die Finanzierung des Projekts selbst tragen.

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So behalten Sie eine gesunde Geschäftsbeziehung mit Ihren Kunden, während Sie gleichzeitig Ihre Zahlungseingänge und Ihren Cashflow sichern. Heropay befreit Sie vom Stress der unbezahlten Rechnungen, damit Sie sich auf die Entwicklung Ihres Geschäfts konzentrieren können.

Der 3. Relaunch markiert einen entscheidenden Wendepunkt bei der Verfolgung einer unbezahlte Rechnung. Sie sollte Ihre Ernsthaftigkeit widerspiegeln und dem Kunden gleichzeitig eine letzte Chance geben, die Situation gütlich zu bereinigen. Eine strukturierte, klare und verbindliche E-Mail mit einer konsequenten Nachbearbeitung stärkt Ihre Glaubwürdigkeit und bereitet den Boden für rechtliche Schritte, falls nötig. Und damit Sie nicht länger unter Zahlungsfristen leiden müssen, können Sie mit Lösungen wie Hero einen Vorschuss auf Ihre Rechnungen erhalten und das Inkassomanagement delegieren, während Sie gleichzeitig gesunde Geschäftsbeziehungen aufrechterhalten.