Pénalité de retard : comment l’appliquer légalement et efficacement

Qu’est-ce qu’une pénalité de retard ?

La pénalité de retard est une somme due par un client lorsque le paiement d’une facture dépasse sa date d’échéance. Elle vise à compenser le préjudice financier subi par le créancier et à inciter au respect des délais de règlement.

À quoi sert la pénalité de retard ?

Elle a une double fonction :

• Dissuader les retards de paiement

• Réparer le préjudice de trésorerie subi par l’entreprise.

En appliquant une pénalité de retard, vous montrez que vous suivez vos créances et que vous attendez un respect des engagements contractuels. Elle peut également renforcer votre position si un litige survient.

Quelle différence avec les intérêts moratoires ou dommages-intérêts ?

Les pénalités de retard sont prévues à l’avance dans le contrat ou les CGV, alors que les intérêts moratoires sont imposés par un juge lorsqu’un litige est tranché. Ces derniers s’appliquent souvent dans les marchés publics ou les contentieux.

Quant aux dommages-intérêts, ils visent à réparer un préjudice plus large (ex. : perte de chiffre d’affaires) et nécessitent une procédure judiciaire pour être reconnus.

Quel est le cadre légal des pénalités de retard ?

L’application des pénalités de retard est strictement encadrée par la législation française, en particulier dans les relations entre professionnels. Voici ce que la loi prévoit et impose en matière de pénalités.

Est-elle obligatoire sur les factures ?

Oui, dans les relations B2B. Depuis la loi LME (Loi de Modernisation de l’Économie), tout professionnel doit faire figurer sur ses factures les conditions d’application des pénalités de retard. L’absence de cette mention constitue une infraction passible d’une amende administrative pouvant aller jusqu’à 375 000 € pour une personne morale (75 000 euros pour une personne physique).

En revanche, cette obligation ne s’applique pas aux factures destinées à des particuliers, même si une pénalité peut être appliquée en cas de retard, sous réserve que le contrat le prévoie.

Quel article de loi encadre cette pénalité ?

La pénalité de retard est régie par l’article L441-10 du Code de commerce. Cet article impose notamment que :

• Le taux d’intérêt soit mentionné sur la facture ou dans les CGV ;

• Le point de départ de la pénalité soit le jour suivant la date d’échéance ;

• L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement soit automatiquement exigible.

Par défaut, si rien n’est prévu contractuellement, le taux applicable est celui de la BCE majoré de 10 points (soit environ 11 à 12 % selon les périodes). La pénalité ne nécessite pas de mise en demeure préalable : elle s’applique de plein droit, dès que l’échéance est dépassée.

Comment calculer une pénalité de retard ?

Le calcul des pénalités de retard repose sur une méthode encadrée par la loi, qui permet de déterminer précisément le montant dû en fonction du retard constaté, du taux d’intérêt applicable et du montant de la facture.

La formule officielle

Le calcul des pénalités de retard repose sur une formule simple mais rigoureuse :

Pénalités de retard = (Montant TTC x Taux d’intérêt annuel) x (Nombre de jours de retard / 365)

Cette méthode s’applique au montant TTC de la facture, sauf mention contraire dans les CGV.

Le nombre de jours de retard est compté à partir du lendemain de la date d’échéance jusqu’au jour du paiement effectif. Pour éviter toute contestation, pensez à conserver une preuve de l’émission de la facture et des relances envoyées.

Cette formule peut être intégrée dans un tableur pour automatiser le calcul.

Quel taux utiliser ?

Le taux d’intérêt à appliquer est celui prévu dans vos conditions générales de vente ou sur la facture. Toutefois, il ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.

À défaut de taux contractuel, c’est le taux de la Banque centrale européenne (BCE) en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet de l’année, majoré de 10 points, qui s’applique automatiquement. 

Ce dispositif vise à dissuader les retards de paiement récurrents. Il faut donc mettre à jour régulièrement les mentions sur vos documents commerciaux.

Exemple concret de calcul

Prenons l’exemple d’une facture de 1 000 € TTC, avec un taux d’intérêt annuel de 12 %, et un retard de paiement de 30 jours.

Le calcul est le suivant :(1 000 x 12 %) x (30 / 365) = 120 x 0,0821 = 9,86 €

Les pénalités de retard à réclamer au client s’élèvent donc à 9,86 €.

Ce montant peut sembler faible pour une petite somme, mais il devient significatif sur des factures plus importantes ou en cas de retard prolongé.

Quand et comment appliquer la pénalité de retard ?

L’application des pénalités de retard obéit à des règles précises. Il ne suffit pas de les calculer : encore faut-il savoir à quel moment elles s’appliquent, comment les notifier au client, et si elles peuvent être assorties d’autres frais.

Dès le jour suivant l’échéance

Les pénalités de retard sont exigibles automatiquement dès le lendemain de la date d’échéance figurant sur la facture. Aucune relance ou mise en demeure préalable n’est requise pour les réclamer.

Cette règle renforce la légitimité du créancier à appliquer des pénalités dès que le délai convenu est dépassé, à condition que celles-ci aient été clairement prévues dans les conditions générales de vente (CGV).

Faut-il envoyer un courrier ou une mise en demeure ?

Même si la loi n’impose pas l’envoi d’un courrier, adresser un rappel formel ou une mise en demeure est fortement recommandé. Cela permet d’officialiser la démarche et de constituer une preuve en cas de contentieux.

Une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception peut aussi déclencher des délais légaux pour entamer une procédure judiciaire.

Peut-on exiger des frais de recouvrement en plus ?

Oui. Pour les ventes entre professionnels, une indemnité forfaitaire de 40 € est automatiquement due en cas de retard de paiement. Elle s’ajoute aux pénalités de retard et n’exige aucune justification de frais réels.

Cette indemnité doit obligatoirement figurer dans les CGV et sur les factures. Si les frais de recouvrement dépassent ce montant, vous pouvez également réclamer une indemnisation complémentaire, à condition de pouvoir la justifier.

Quelles sont les règles spécifiques selon le client ?

L’application des pénalités de retard varie selon le type de client. Les règles ne sont pas les mêmes pour un professionnel, un particulier ou une administration.

Factures entre professionnels (B2B)

Entre entreprises, les pénalités de retard s’appliquent automatiquement dès le jour suivant l’échéance de la facture. Elles n’ont pas besoin d’être prévues dans un contrat spécifique, à condition qu'elles figurent dans les CGV ou sur la facture.

L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est également due de plein droit.

Factures à un particulier

Les particuliers ne sont pas soumis aux mêmes obligations. Les pénalités de retard ne peuvent leur être appliquées que si elles sont prévues dans le contrat ou les conditions générales acceptées lors de la vente. Elles ne s’appliquent donc pas automatiquement. De plus, l’indemnité forfaitaire de 40 € ne concerne pas les relations B2C.

Factures à l’administration

Les relations avec les entités publiques sont encadrées par des règles spécifiques. Les pénalités de retard sont généralement fixées par le Code de la commande publique et varient selon le type de contrat.

En cas de retard, un intérêt moratoire peut être appliqué automatiquement, sans démarche préalable du créancier. Toutefois, ces règles nécessitent une attention particulière, et il est souvent judicieux de consulter un expert en droit public ou marchés publics.

Quelles erreurs éviter avec les pénalités de retard ?

Mal appliquées, les pénalités de retard peuvent perdre leur efficacité ou être contestées. Voici trois erreurs fréquentes à éviter.

Oublier la mention sur la facture

Pour être valides, les pénalités de retard doivent impérativement figurer sur la facture. À défaut, vous ne pourrez pas les exiger, même en cas de retard de paiement.

Cette mention doit inclure le taux d’intérêt applicable et le montant de l’indemnité forfaitaire de 40 €. L’absence de cette information peut vous faire perdre un levier de pression important.

Appliquer un taux illégal

Le taux d’intérêt choisi ne peut être inférieur à trois fois le taux légal en vigueur, ni excéder ce qui est prévu dans les conditions générales de vente.

Un taux arbitraire ou excessif peut être jugé abusif et rejeté en cas de litige. Veillez à respecter les plafonds légaux, et à justifier le taux utilisé.

Omettre l’indemnité forfaitaire de 40 €

Depuis le Décret N°2015-1115, tout retard de paiement entre professionnels donne lieu à une indemnité forfaitaire de 40 €, en complément des pénalités de retard. Elle est due automatiquement et doit être mentionnée sur vos factures.

L’oublier revient à renoncer à une compensation légale destinée à couvrir vos frais de recouvrement.

Modèle de clause de pénalité de retard à copier sur vos factures

Voici un exemple conforme à la législation, à inclure dans vos CGV et sur vos factures :

Clause type :

"En cas de retard de paiement, une pénalité sera appliquée à un taux équivalent à [indiquer le taux utilisé, au minimum 3 fois le taux d’intérêt légal].Conformément à l’article L441-10 du Code de commerce, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros sera également exigée."

Cette clause doit être claire, visible et cohérente avec vos conditions générales.

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Les pénalités de retard sont un levier efficace pour garantir le respect des délais de paiement, à condition de les appliquer correctement. Veillez à les mentionner sur vos factures et à respecter les règles légales, notamment le taux d’intérêt et l’indemnité forfaitaire. Des solutions comme l’avance de trésorerie de Hero peuvent vous aider à sécuriser vos encaissements et à éviter de subir les effets néfastes des retards de paiement.