Comment réclamer des pénalités de retard sur une facture impayée ?

Quand peut-on réclamer des pénalités de retard ?

Les pénalités de retard ne s’appliquent pas de manière arbitraire. Leur mise en œuvre dépend de règles précises encadrées par le Code de commerce.

Dès le lendemain de l’échéance

Les pénalités de retard sont exigibles dès le jour suivant la date d’échéance mentionnée sur la facture. Aucun rappel préalable n’est nécessaire : la simple constatation du retard suffit.

Ce principe s’applique aux transactions entre professionnels (B2B), à condition que la date limite de paiement figure clairement sur le document de facturation. 

Faut-il avoir précisé les pénalités sur la facture ou le contrat ?

Oui, pour pouvoir réclamer des pénalités de retard, il est indispensable qu’elles aient été prévues préalablement. 

Celles-ci doivent obligatoirement être prévues dans un document contractuel : conditions générales de vente (CGV), devis accepté ou contrat signé.

En application de l’article L441-10 du Code de commerce, chaque facture doit mentionner :

• le taux d’intérêt applicable en cas de retard,

• et le montant de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Sans ces mentions, même si la facture est impayée, vous vous exposez à un refus de paiement légitime en cas de litige. Le client pourrait contester l’application des pénalités, faute de preuve que ces conditions faisaient partie de l’accord initial.

Cette formalisation n’est pas exigée pour les particuliers, mais reste recommandée à titre préventif.

Faut-il envoyer une relance spécifique pour réclamer ces pénalités ?

Même si les pénalités sont dues automatiquement, certaines démarches peuvent renforcer votre position, surtout en cas de litige. Voici ce qu’il faut savoir sur les formes de relance et les délais à respecter.

Lettre, mail ou clause automatique : que dit la loi ?

La loi n’impose pas l’envoi d’un courrier spécifique pour réclamer des pénalités de retard. Elles sont dues de plein droit dès le jour suivant l’échéance, à condition d’avoir été mentionnées dans les documents contractuels.

Toutefois, envoyer un mail ou une lettre de relance reste une pratique recommandée pour entretenir la relation client et formaliser le rappel de paiement.

Combien de jours laisser avant de les facturer concrètement ?

Il n’existe pas de délai légal à respecter avant de facturer les pénalités de retard. Elles peuvent être réclamées dès le premier jour de retard.

Cependant, dans la pratique, il est courant d’accorder un certain délai afin de laisser au client une dernière opportunité de régulariser sa situation sans frais supplémentaires.

Comment formuler une demande de pénalité de retard ?

Pour éviter toute ambiguïté, vous devez formuler clairement votre demande de pénalité. Que ce soit dans un mail, une lettre ou une relance automatisée, le message doit être précis, professionnel et juridiquement fondé.

Exemples de phrases à intégrer dans une relance

Voici trois formulations efficaces à intégrer dans vos relances :

• « Conformément à nos conditions générales de vente, des pénalités de retard sont dues à compter du [date] pour un montant de [montant calculé]. »

• « Nous vous rappelons que des pénalités de retard, calculées selon les dispositions légales en vigueur, s’appliquent depuis le [date d’échéance]. »

• « À ce jour, la facture n°[XXX] reste impayée. Des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € sont donc exigibles. »

Modèle de courrier pour facturer les pénalités

Voici un modèle de courrier que vous pouvez adopter pour facturer des pénalités de retard :

Objet : Application des pénalités de retard – Facture n°[XXX]

"Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, la facture n°[XXX], d’un montant de [montant] TTC, arrivée à échéance le [date], reste impayée à ce jour.Conformément à l’article L441-10 du Code de commerce et à nos conditions générales de vente, nous vous appliquons des pénalités de retard calculées comme suit :

Montant TTC x taux annuel x (nombre de jours de retard / 365).

À cela s’ajoute l’indemnité forfaitaire légale de 40 € pour frais de recouvrement.

Nous vous remercions de régulariser votre situation dans les plus brefs délais.

Cordialement,[Nom / Signature]"

Faut-il ajouter l’indemnité forfaitaire de 40 € ?

L’indemnité forfaitaire de recouvrement est une somme fixe que le créancier peut réclamer, en plus des pénalités de retard, dans les relations entre professionnels. Elle vise à compenser les frais engagés pour le recouvrement de la créance.

Dans quels cas elle est obligatoire ?

L’indemnité forfaitaire de 40 € est due automatiquement dès qu’un retard de paiement est constaté dans une relation commerciale entre professionnels (B2B), conformément à l’article D441-5 du Code de commerce.

Elle s’applique sans qu’il soit nécessaire d’envoyer une relance ou une mise en demeure préalable.

Cette indemnité vise à couvrir les frais de recouvrement engagés par le créancier. Elle ne concerne ni les particuliers ni les personnes publiques (administrations, collectivités), qui relèvent d’un régime différent.

En pratique, cette indemnité doit figurer dans les conditions générales de vente et sur la facture pour éviter toute contestation.

Peut-on l’exiger avec les pénalités de retard ?

Oui. L’indemnité forfaitaire de 40 € s’ajoute automatiquement aux pénalités de retard. Elle doit être mentionnée dans les CGV et sur la facture pour être exigible sans discussion.

En cas de recouvrement plus coûteux, vous pouvez aussi réclamer une indemnisation complémentaire sur justificatif, mais cela reste rare et soumis à appréciation.

Que faire si le client refuse de payer les pénalités ?

Il arrive que certains clients contestent ou ignorent les pénalités de retard, même lorsqu’elles sont légales et dûment mentionnées. Voici comment réagir dans ce cas, sans sortir du cadre légal.

Les moyens de pression légaux et amiables

Commencez par relancer le client de manière cordiale, en rappelant les conditions de paiement et les pénalités prévues. Joignez un relevé de pénalités détaillé (montant, taux, jours de retard).

En parallèle, vous pouvez suspendre les livraisons ou prestations à venir, si le contrat le prévoit. L’objectif est d’amener le débiteur à régulariser sa situation sans passer par un contentieux.

Le dépôt de dossier en injonction de payer

Si le dialogue reste infructueux, vous pouvez déposer une demande d’injonction de payer auprès du tribunal compétent. Cette procédure rapide et peu coûteuse permet d’obtenir un titre exécutoire sans audience.

Vous devrez fournir une copie du contrat, des factures, des relances et du calcul des pénalités. Une fois l’ordonnance obtenue, un commissaire de justice (anciennement huissier) pourra procéder au recouvrement forcé.

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Réclamer des pénalités de retard prend du temps, mobilise des ressources, et ne garantit pas un paiement immédiat. Pour éviter les tensions et préserver votre trésorerie, Hero propose une solution simple : l’avance de trésorerie sur vos factures.

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Réclamer des pénalités de retard est un droit, à condition de respecter le cadre légal. Dès la première relance, vous pouvez rappeler les pénalités dues et les formaliser clairement. En cas de refus, des solutions amiables ou judiciaires existent. Et pour sécuriser vos encaissements sans attendre, Hero reste votre meilleur allié.