1ère relance facture impayée par email : modèle et conseils

Quand envoyer votre 1ère relance pour une facture impayée ?

L’idéal est d’envoyer votre première relance par email entre 3 et 5 jours après l’échéance de la facture. Cela laisse un court délai au client pour effectuer le paiement en cas d’oubli.

Une relance trop rapide peut sembler pressante, une relance tardive donne l’impression d’un suivi désorganisé.

En amont, un rappel préventif juste avant l’échéance est aussi recommandé pour les factures importantes.

Que doit contenir une 1ère relance de facture par email ?

Une première relance efficace repose sur deux éléments clés : la forme et le fond. Le ton employé, le niveau de détail et les informations communiquées doivent être soigneusement ajustés.

Le ton à adopter pour ne pas froisser le client

La première relance doit rester cordiale, factuelle et professionnelle. Évitez tout ton accusateur ou menaçant.

Privilégiez une formulation bienveillante, qui laisse le bénéfice du doute au client : oubli, souci technique, délai bancaire. 

L’objectif est de préserver la relation commerciale tout en montrant que vous suivez vos paiements de près.

Les informations indispensables à mentionner

Pour être clair et utile, votre message doit inclure :

• Le numéro et la date de la facture concernée

• Le montant dû et la date d’échéance

• Un rappel poli de votre attente de règlement

• Les modalités de paiement (IBAN, lien, coordonnées)

• Une pièce jointe avec la facture initiale

• Une proposition de contact en cas de difficulté ou désaccord.

Exemple d’email pour une 1ère relance de facture impayée

Voici un exemple d’email que vous pouvez adapter à votre ton et votre charte :

Objet : Relance – Facture n°2035 arrivée à échéance

"Bonjour [Nom du client],

Je me permets de revenir vers vous concernant la facture n°2035 d’un montant de 1 250 € HT, arrivée à échéance le [date d’échéance].

Sauf erreur ou oubli de notre part, celle-ci n’a pas encore été réglée. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture pour référence.

Le règlement peut être effectué par virement bancaire aux coordonnées habituelles, ou via notre lien de paiement sécurisé [insérer lien si disponible].

N’hésitez pas à nous contacter si un élément bloque le traitement de ce paiement.

Je vous remercie par avance et reste à votre disposition.

Bien cordialement,
[Prénom Nom][Poste / Fonction][Nom de l’entreprise][Coordonnées]"

5 erreurs à éviter dans votre 1ère relance

Certains faux pas nuisent à l’efficacité de votre relance et peuvent créer des tensions inutiles. Voici ceux à éviter absolument.

Relancer trop tôt ou trop tard

Une relance envoyée le lendemain de l’échéance peut paraître précipitée et donner une impression de méfiance.

À l’inverse, attendre plusieurs semaines diminue vos chances d’être payé rapidement et donne au client le sentiment que vous ne suivez pas vos encaissements.

L’idéal est d’attendre 3 à 5 jours après l’échéance pour un premier rappel courtois et professionnel.

Oublier de rappeler les éléments de la facture

Un message de relance sans référence claire à la facture concernée perd en efficacité.

Indiquez systématiquement :

• Le numéro de la facture

• Son montant

• Sa date d’échéance

• Les modalités de paiement convenues si possible.

Cela évite les malentendus et facilite le traitement par le client.

Employer un ton trop agressif

Un ton sec ou menaçant dès la première relance peut altérer la relation commerciale et bloquer la situation.

Privilégiez une approche cordiale et factuelle, même si le retard vous pénalise.

Rappelez la situation de manière professionnelle, tout en réaffirmant votre attente d’un règlement rapide.

Négliger la clarté du message

Un message flou, trop long ou mal structuré a plus de risques d’être ignoré. 

Allez à l’essentiel : qui vous êtes, ce que vous attendez (le paiement), et pourquoi (facture impayée, date d’échéance dépassée).

Utilisez des phrases courtes et un objet d’email explicite pour capter l’attention.

Ne pas joindre la facture à nouveau

Même si la facture a déjà été envoyée, joindre une copie à votre relance évite au client de la rechercher et facilite le paiement.

Cela élimine une excuse fréquente (« je n’ai pas retrouvé la facture ») et montre votre professionnalisme.

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La première relance d’une facture impayée est un moment clé : elle donne le ton pour la suite du recouvrement. Bien rédigée, envoyée au bon moment et formulée avec professionnalisme, elle maximise vos chances d’être payé rapidement sans abîmer la relation commerciale.

Mettez en place un processus clair, structuré et humain : c’est la régularité, plus que la sévérité, qui porte ses fruits. Et si vous voulez gagner du temps et sécuriser votre trésorerie, pensez à des solutions comme le financement de factures avec Hero.