Email di sollecito per la seconda fattura non pagata: modello e consigli

Quando devo inviare un secondo sollecito per una fattura non pagata?

Se il primo sollecito è rimasto senza risposta dopo una settimana, è opportuno inviare un secondo sollecito. tra 10 e 15 giorni dalla scadenza della fattura.

Questa tempistica offre ai clienti un tempo ragionevole per regolarizzare la propria situazione Dimostra anche che avete l'atteggiamento giusto. Dimostra anche che gestire attivamente i conti dei clienti, un segnale importante nella relazione commerciale.

Questo promemoria intermedio aiuta a evitare che la fattura venga dimenticata, senza adottare un tono troppo formale o minaccioso.

Può essere utilizzato anche per proporre una soluzione amichevole se il cliente incontra difficoltà di liquidità . Una telefonata in aggiunta all'e-mail può rafforzarne l'efficacia.

Come si scrive una seconda e-mail di promemoria efficace?

Redazione di un secondo promemoria vi chiede di trovare il giusto equilibrio tra fermezza e cortesia, in modo da ricordare ai vostri clienti le vostre aspettative di pagamento senza danneggiare la relazione con il cliente.

Il giusto tono di voce per evitare di allontanare i clienti

Il tono deve essere più solido rispetto al primo sollecito, pur rimanendo rispettosi e professionali. L'obiettivo è ricordarvi l'importo non pagato in modo chiaro, senza minacciare o alterare la relazione commerciale .

Dimostrare di essere disposti a trovare una soluzione, ma state aspettando un riscontro concreto.

Punti chiave da ricordare nel messaggio

Per garantire che il vostro secondo promemoria sia chiaro ed efficace, assicuratevi di includere i seguenti elementi:

• Un promemoria del numero della fattura, dell'importo e della data di scadenza

• La data del primo sollecito senza risposta

• Eventuali impegni di pagamento in sospeso

• Una chiara richiesta di regolarizzazione in tempi brevi

• I vostri dati di contatto e i metodi di pagamento disponibili .

Esempio di e-mail per un secondo sollecito per una fattura non pagata

Ecco un esempio concreto di un secondo sollecito via e-mail, da adattare in base al vostro rapporto con il cliente e al livello di ritardo osservato:

Oggetto: 2° sollecito - Fattura n. 2024-112 ancora in attesa di pagamento

"Salve [nome del cliente],

Se non ci sbagliamo, non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura n. 2024-112 di 1.350 euro, tasse incluse, che doveva essere pagata il 25 aprile 2025.

Un primo sollecito vi è stato inviato il 2 maggio. In assenza di una vostra risposta, vi saremmo grati se poteste effettuare il pagamento entro 5 giorni.

È possibile pagare tramite bonifico bancario (allegato RIB) o tramite il nostro link di pagamento sicuro.

Se avete un problema o avete bisogno di più tempo, non esitate a contattarci di nuovo.

Saremo lieti di ascoltarvi,

Cordiali saluti, [Nome e cognome] [Posizione] [Dati dell'azienda]".

2° rilancio vs 1° rilancio: quali sono le differenze?

Il primo promemoria è di solito come misura preventiva in tono cordiale e conciliante. Il suo obiettivo è ricordare gentilmente al cliente che una fattura è in ritardo, presumendo che si tratti di una semplice svista o di un lieve ritardo.

Il secondo sollecito, invece, parte dal presupposto che il cliente abbia è stato informato ma non ha ancora reagito. Segna una fase più strutturata del processo di raccolta. Il tono diventa più deciso, senza essere aggressivo Il messaggio sottolinea la necessità di una rapida regolarizzazione.

Questo promemoria formalizza anche il follow-up e può menzionare le fasi successive (avviso formale, eventuali ricorsi), dando al dialogo un'ultima possibilità.

Cosa devo fare se il secondo sollecito rimane senza risposta?

Se, nonostante i vostri solleciti, la fattura non viene pagata, è il momento di prendere in considerazione un'azione più decisa per ottenere il pagamento dovuto, mantenendo le vostre azioni all'interno di un quadro legale e professionale.

Invio di una comunicazione formale tramite raccomandata

Se il cliente non risponde anche dopo il secondo sollecito, La comunicazione formale è il passo successivo. Questa lettera formale, idealmente inviata a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno Si tratta di un ultimo avvertimento prima di intraprendere un'azione legale.

Deve indicare chiaramente :

• L'importo dovuto

• Riferimento della fattura

• La data di scadenza

• Un promemoria dei promemoria precedenti

• Una nuova scadenza per il pagamento (spesso da 8 a 15 giorni).

L'avviso formale dimostra che siete determinato ad ottenere il pagamento dando al cliente un'ultima possibilità di regolarizzare la situazione in via extragiudiziale.

Se necessario, prendere in considerazione un'azione legale

Se la diffida non ha effetto, ci sono diverse opzioni a disposizione, a seconda dell'importo e del contesto della controversia:

• Ordini di pagamento (procedura semplice e veloce)

• Conciliazione giudiziaria

• L'atto di citazione .

Prima di intraprendere qualsiasi azione, si consiglia di consultare un professionista (avvocato o esperto legale) per valutare la strategia migliore.

Tenete presente che i procedimenti legali devono rimanere un'ultima risorsa Ma può essere essenziale per sbloccare alcune situazioni.

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Secondo sollecito per bollette non pagate è una fase fondamentale del processo di riscossione. Adottando il tono giusto, ricordando le informazioni essenziali e seguendo un calendario strutturato, aumenterete le possibilità di ottenere il pagamento senza danneggiare il rapporto con il cliente. Heropay vi permette di evitare i vincoli legati alla riscossione delle fatture non pagate, preservando il vostro flusso di cassa e le vostre relazioni commerciali.