1° sollecito di fattura non pagata via e-mail: modello e consigli

Quando inviare il primo sollecito per una fattura non pagata?

L'ideale è inviare il primo promemoria via e-mail tra 3 e 5 giorni dalla data di scadenza della fattura . In questo modo il cliente ha a disposizione un breve periodo di tempo per effettuare il pagamento in caso di dimenticanza.

Un promemoria troppo veloce può sembrare urgente, mentre un promemoria troppo tardivo dà l'impressione di un follow-up disorganizzato.

A monte, un promemoria preventivo poco prima della data di scadenza è consigliabile anche per le fatture di grandi dimensioni.

Cosa deve contenere un'e-mail di sollecito della prima fattura?

Un primo richiamo efficace si basa su due elementi chiave: la forma e il contenuto. Il tono utilizzato, il livello di dettaglio e le informazioni comunicate devono essere regolati con attenzione.

Il giusto tono di voce per non offendere il cliente

Il primo rilancio deve rimanere cordiale, concreto e professionale . Evitare tutti tono accusatorio o minaccioso.

Vai a una formulazione gentile che concede al cliente il beneficio del dubbio: una svista, un problema tecnico o un ritardo bancario.

L'obiettivo è quello di preservare la relazione commerciale dimostrando al contempo di tenere sotto controllo i pagamenti.

Informazioni essenziali da includere

Per essere chiaro e utile, il messaggio deve includere :

• Il numero e la data della fattura in questione

• L'importo dovuto e la data di scadenza

• Un cortese promemoria delle vostre aspettative di pagamento

• Condizioni di pagamento (IBAN, link, dati di contatto)

• Un allegato con la fattura iniziale

• Un contatto suggerito in caso di difficoltà o disaccordo.

Esempio di e-mail per un primo sollecito per una fattura non pagata

Ecco un esempio di e-mail che potete adattare al vostro tono e al vostro statuto:

Oggetto Promemoria - Fattura n. 2035 in scadenza di pagamento

"Salve [nome del cliente],

Vorrei contattarla in merito alla fattura n. 2035 di 1.250 euro IVA esclusa, scaduta il [data di scadenza].

A meno che non ci sia stato un errore o una dimenticanza, la fattura non è ancora stata pagata. In allegato trovate una copia della fattura.

Il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario al solito indirizzo o tramite il nostro link di pagamento sicuro [inserire il link se disponibile].

Non esitate a contattarci se qualcosa blocca l'elaborazione di questo pagamento.

Vi ringrazio in anticipo e resto a vostra disposizione.

Cordiali saluti
[Nome Cognome][Posizione/Titolo di lavoro][Nome della società][Dati di contatto]".

5 errori da evitare nel primo sollecito

Ci sono diverse cose che possono compromettere l'efficacia del vostro rilancio e creare inutili tensioni. Ecco quelle da evitare.

Rilanciare troppo presto o troppo tardi

Un promemoria inviato il giorno successivo alla data di scadenza può sembrare frettolosi e dare un'impressione di sfiducia .

Al contrario, attendere diverse settimane riduce le possibilità di essere pagati rapidamente e dà al cliente l'impressione che non si tenga traccia degli incassi.

L'ideale è attendere da 3 a 5 giorni dalla data di scadenza per una prima chiamata cortese e professionale.

Dimenticare i dati della fattura

Un messaggio di sollecito senza un chiaro riferimento alla fattura interessata perde efficacia.

Indicare sempre :

• Il numero di fattura

• L'importo

• La sua data di scadenza

• Condizioni di pagamento concordate, ove possibile .

In questo modo si evitano malintesi e rende più facile la gestione da parte del cliente.

Utilizzare un tono eccessivamente aggressivo

Un tono brusco o minaccioso fin dal primo sollecito può alterare il rapporto commerciale e bloccare la situazione.

Vai a un approccio cordiale e concreto anche se il ritardo vi penalizza.

Riportate la situazione in modo professionale, ribadendo la vostra aspettativa di una rapida risoluzione.

Trascurare la chiarezza del messaggio

Un messaggio poco chiaro, troppo lungo o mal strutturato è più probabile che venga ignorata.

Andate al cuore della questione: chi siete, cosa volete (pagamento) e perché ( fattura non pagata scaduto).

Utilizzo frasi brevi e oggetto esplicito delle e-mail per catturare l'attenzione.

Non riattaccare la fattura

Anche se la fattura è già stata inviata, allegarne una copia al promemoria evita al cliente di doverla cercare e sarà più facile trovarla. facilita il pagamento.

In questo modo si elimina una scusa comune ("Non sono riuscito a trovare la fattura") e si dimostra la propria professionalità.

Accelerate gli incassi con Hero e il finanziamento delle fatture

Volete ridurre i tempi di pagamento e smettere di subire ritardi? Hero vi offre una soluzione di finanziamento delle fatture semplice e veloce .

I vostri crediti sono risolta entro 24 ore, senza aspettare la data di scadenza. Risparmiate denaro, tempo e tranquillità.

Scoprite come accelerare gli incassi mantenendo saldamente le relazioni con i clienti.

Il primo sollecito di una fattura non pagata è un momento fondamentale: dà il tono al resto del processo di riscossione. Se è ben redatta, inviata al momento giusto e formulata con professionalità, massimizza le possibilità di essere pagati rapidamente senza danneggiare il rapporto commerciale.

Mettete in atto un processo chiaro, strutturato e umano: è la regolarità, più che la severità, a pagare. E se volete risparmiare tempo e garantire il vostro flusso di cassa, pensate a soluzioni come il finanziamento delle fatture con Eroe .