E-mail di sollecito per la terza fattura non pagata: modello e consigli

Quando devo inviare il terzo sollecito per una fattura non pagata?

I ritardi di pagamento sono comuni nel B2B. Nel 2024, solo una fattura su 4 viene completata in tempo.

Dati i potenziali rischi per il flusso di cassa, le aziende devono quindi ottimizzare il loro processo di raccolta.

Solleciti preventivi, 1°, 2° o addirittura 3° sollecito: ogni fase deve essere gestita con tatto per recuperare le somme in gioco senza danneggiare le relazioni con i clienti.

Se i primi due relance non hanno sortito alcun effetto, è il momento di inviare un terzo sollecito tra 20 e 30 giorni dopo la data di scadenza della fattura . Questa tempistica vi permette di dimostrare la vostra coerenza, dando al contempo al cliente la possibilità di regolarizzare la sua situazione.

Mantenere un ritmo regolare nei promemoria è essenziale per non permettere che si verifichi quanto segue mancato pagamento . Il 3° rilancio non deve essere inviato troppo presto, con il rischio di essere percepiti come sproporzionati, ni trop tard per evitare di perdere la propria credibilità.

Come si scrive una terza e-mail di promemoria efficace?

In questa fase, il messaggio deve combinare fermezza, precisione e rispetto . Non si tratta più di un semplice richiamo: state formalizzando una situazione grave e preparando il terreno per un'eventuale messa in mora.

Quale tono adottare: più fermo ma sempre diplomatico

È necessario segnalare un cambiamento di postura. Il tono deve essere rimanendo professionali e non aggressivi.

Evitare il linguaggio minaccioso, ma che sia chiaro che si è pronti a passare alla fase successiva. Un buon equilibrio consiste in ricordarvi i vostri precedenti promemoria e di insistere sull'urgenza della regolarizzazione.

In questa fase è utile anche menzionare le possibili conseguenze del mancato pagamento (messa in mora, ricorso legale), senza presentarli come una minaccia diretta.

Dimostrate di essere aperti al dialogo pur facendo valere la vostra richiesta di pagamento.

Informazioni essenziali da includere nell'e-mail

Prima di passare alla raccomandata, il terzo sollecito deve includere :

• Le riferimenti chiari Dettagli della fattura (numero, data, importo IVA inclusa)

• La data di scadenza iniziale e i due precedenti promemoria

• Le saldo esatto dovuto

• Un nuova scadenza chiara per il pagamento (ad es. 5 giorni lavorativi)

• Il metodi di pagamento disponibili

• L'avviso che un avviso formale potrebbe seguire.

Esempio di e-mail per un terzo sollecito per una fattura non pagata

Ecco un esempio di e-mail pronta all'uso, da adattare in base alla vostra attività e al rapporto con il cliente:

Oggetto: 3° sollecito - Fattura non pagata n. [XXX] - Ultimo sollecito prima della messa in mora

"Salve [nome del cliente],

Nonostante i nostri due precedenti solleciti datati [date], a meno che non ci sia un errore o un'omissione da parte nostra, non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura n. [XXX], per un importo di [importo IVA inclusa], con scadenza [data di scadenza].

Vi chiediamo di effettuare il pagamento entro 5 giorni lavorativi dalla presente lettera. Trascorso questo periodo, saremo costretti a prendere in considerazione una messa in mora ufficiale o addirittura una procedura di riscossione se la situazione persiste.

È possibile pagare la fattura tramite [mezzo di pagamento accettato] utilizzando i dati già forniti. Se avete già pagato, vi preghiamo di informarci immediatamente.

Per qualsiasi domanda o problema, non esitate a contattarci.

Cordiali saluti, [Nome / Posizione] [Società] [Dati completi di contatto]".

Che cosa devo fare se il mio terzo sollecito non riceve risposta?

Se il cliente non risponde nonostante tre richiami scritti, è il momento di legalizzare il processo . Avete due opzioni principali.

Procedere alla messa in mora

L'avviso formale è una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno che concede al debitore un termine finale prima di intraprendere un'azione legale.

Si tratta di una fase preliminare che spesso è obbligatoria prima di avviare un procedimento. Deve essere formale, datato, firmato Indicate chiaramente gli importi dovuti, il numero della fattura, il tempo a disposizione (di solito 8 giorni) e le conseguenze dell'inazione.

Ricordate anche i vostri precedenti richiami a sostegno del vostro approccio.

Questa lettera segna un punto di svolta: dimostra che siete pronti a intraprendere un'azione legale se la situazione non viene regolarizzata rapidamente.

Considerare una procedura di ordine di pagamento

Se la diffida rimane senza esito, è possibile richiedere al tribunale un'ingiunzione di pagamento.

Si tratta di una procedura semplice, veloce e poco costoso, idoneo per i debiti non contestati. La domanda deve essere presentata al tribunale competente, insieme ai documenti giustificativi:

• Fattore

• Relazioni

• Avviso formale

Una volta ottenuta la qualifica, è possibile assumere Misure di raccolta forzata (pignoramento, ufficiale giudiziario) se il cliente continua a non pagare.

Fatevi finanziare le bollette da Heropay

Piuttosto che subire ritardi nei pagamenti, optate per una soluzione proattiva con Heropay . Grazie al finanziamento delle fatture Trasformate i vostri crediti in un flusso di cassa immediato.

Heropay vi anticipa fino al 90% dell'importo delle vostre fatture dal primo sollecito, gestendo il resto del processo di riscossione in modo professionale.

In questo modo, si mantiene una sana relazione commerciale con i vostri clienti, garantendo al contempo gli incassi e il flusso di cassa. Heropay vi libera dallo stress delle fatture non pagate, in modo che possiate concentrarvi sullo sviluppo della vostra attività.

Il 3° rilancio segna un punto di svolta decisivo nel monitoraggio di una fattura non pagata. Deve rispecchiare la vostra serietà, dando al contempo al cliente un'ultima possibilità di risolvere la situazione in modo amichevole. Un'e-mail strutturata, chiara e ferma, accompagnata da un follow-up rigoroso, rafforza la vostra credibilità e apre la strada ad azioni legali, se necessario. E se non volete sopportare i ritardi di pagamento, soluzioni come Hero vi permettono di beneficiare di un anticipo sulle fatture e di delegare la gestione del recupero crediti, pur mantenendo sane relazioni commerciali.