3ème relance facture impayée par email : modèle et conseils

Quand envoyer une 3ème relance pour une facture impayée ?

Les retards de paiement sont monnaie courante en B2B. En 2024, une facture sur 4 seulement est réglée dans les temps impartis.

Compte tenu des risques potentiels sur la trésorerie, les entreprises doivent donc optimiser leur processus de recouvrement.

Relance préventive, 1ère, 2ème, voire 3ème relance, chaque étape doit être menée avec tact pour recouvrer les sommes en jeu sans pour autant abîmer les relations clients.

Si vos deux premières relances sont restées sans effet, il est temps d’adresser une 3ème relance entre 20 et 30 jours après l’échéance de la facture. Ce timing permet de montrer votre constance tout en laissant au client la possibilité de régulariser sa situation.

Conserver un rythme régulier dans vos relances est une nécessité pour ne pas laisser s’installer l’impayé. La 3ème relance ne doit pas être envoyée trop tôt, au risque d’être perçue comme disproportionnée, ni trop tard, pour ne pas perdre votre crédibilité.

Comment rédiger une 3ème relance par email efficace ?

À ce stade, votre message doit conjuguer fermeté, précision et respect. Il ne s’agit plus d’un simple rappel : vous formalisez une situation sérieuse et préparez le terrain pour une éventuelle mise en demeure.

Quel ton adopter : plus ferme mais encore diplomatique

Vous devez marquer un changement de posture. Le ton doit être résolu, tout en restant professionnel et non agressif.

Évitez les formulations menaçantes, mais montrez clairement que vous êtes prêt à passer à l’étape suivante. Un bon équilibre consiste à rappeler vos précédentes relances et à insister sur l'urgence de la régularisation.

À ce stade, il est aussi utile de mentionner les conséquences possibles en cas de non-paiement (mise en demeure, recours juridique), sans les présenter comme une menace directe. 

Montrez que vous restez ouvert au dialogue tout en affirmant votre exigence de paiement.

Les mentions essentielles à rappeler dans votre email

Avant de passer à un courrier recommandé, votre 3ème relance doit inclure :

• Le référencement clair de la facture (numéro, date, montant TTC)

• La date d’échéance initiale et les deux relances précédentes

• Le solde exact dû

• Un nouveau délai clair pour le règlement (ex. : 5 jours ouvrés)

• Les moyens de paiement disponibles

• L’avertissement qu’une mise en demeure formelle pourrait suivre.

Modèle d’email pour une 3ème relance de facture impayée

Voici un exemple d’email prêt à l’emploi, à adapter selon votre activité et la relation avec votre client :

Objet : 3ème relance – Facture impayée n°[XXX] – Dernier rappel avant mise en demeure

"Bonjour [Nom du client],

Malgré nos deux relances précédentes en date des [dates], sauf erreur ou omission de notre part, nous n’avons toujours pas reçu le règlement de la facture n°[XXX], d’un montant de [montant TTC], échue le [date d’échéance].

Nous vous demandons de procéder au paiement sous 5 jours ouvrés à compter de ce courrier. Passé ce délai, nous serons dans l’obligation d’envisager une mise en demeure officielle, voire une procédure de recouvrement si la situation devait perdurer.

Vous pouvez régler la facture par [moyens de paiement acceptés] en utilisant les informations déjà transmises. Si vous avez déjà effectué le paiement, merci de nous en informer sans délai.

Nous restons disponibles en cas de difficulté ou de question.

Cordialement,[Nom / Fonction][Entreprise][Coordonnées complètes]"

Que faire si la 3ème relance reste sans réponse ?

Si le client ne réagit pas malgré trois relances écrites, il est temps de judiciariser la démarche. Deux options principales s’offrent à vous.

Passer à la mise en demeure officielle

La mise en demeure est une lettre recommandée avec accusé de réception qui donne un dernier délai légal au débiteur avant action judiciaire.

C’est une étape préalable souvent obligatoire pour engager une procédure. Elle doit être formelle, datée, signée, et exposer clairement les sommes dues, le numéro de facture, le délai accordé (généralement 8 jours) et les conséquences en cas d’inaction.

Mentionnez aussi vos précédentes relances pour appuyer votre démarche. 

Cette lettre marque un tournant : elle montre que vous êtes prêt à agir en justice si la situation ne se régularise pas rapidement.

Envisager une procédure d'injonction de payer

Si la mise en demeure reste infructueuse, vous pouvez saisir le tribunal via une injonction de payer.

C’est une procédure simple, rapide et peu coûteuse, adaptée aux dettes non contestées. Elle permet d’obtenir un titre exécutoire sans audience, si le juge accepte la demande.La requête doit être déposée auprès du tribunal compétent, accompagnée des justificatifs :

• Facture

• Relances

• Mise en demeure

Une fois le titre obtenu, vous pouvez engager des mesures de recouvrement forcé (saisie, huissier) si le client ne paie toujours pas.

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Plutôt que de subir les délais de paiement, optez pour une solution proactive avec Heropay. Grâce au financement de factures, vous transformez vos créances en trésorerie immédiate.

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La 3ème relance marque un tournant décisif dans le suivi d’une facture impayée. Elle doit refléter votre sérieux tout en laissant une dernière chance au client de régulariser la situation à l’amiable. Un mail structuré, clair et ferme, accompagné d’un suivi rigoureux, renforce votre crédibilité et prépare le terrain pour les démarches juridiques si nécessaire. Et pour ne plus subir les délais de paiement, des solutions comme Hero vous permettent de bénéficier d'une avance sur vos factures et de déléguer la gestion du recouvrement, tout en maintenant des relations commerciales saines.