Modèle Word de lettre de relance pour facture impayée

Que doit contenir une lettre de relance pour facture impayée ?

Une lettre de relance doit rappeler au client sa dette de manière claire tout en ouvrant la porte à une résolution rapide du problème.

Les informations obligatoires

Pour être valable et efficace, votre lettre doit toujours intégrer :

• Le numéro de la facture concernée

• Le montant dû avec, si applicable, les pénalités de retard

• La date d’échéance dépassée

• Une demande explicite de règlement immédiat

• Une mention polie des conséquences en cas de non-paiement

Selon l'INSEE, 1 TPE sur 2 déclare souffrir d'impayés chaque année.

Le ton et la structure à respecter

Votre lettre doit rester courtoise mais ferme pour encourager un paiement sans détériorer la relation client.

• Utilisez un langage simple et direct

• Gardez une mise en forme professionnelle

• Commencez par remercier pour la collaboration passée avant d’aborder l’impayé

• Évitez les menaces directes, mais évoquez calmement les prochaines étapes possibles

Un ton mesuré augmente de 30% vos chances de recouvrement amiable selon une étude de la FIGEC.

Exemple de lettre de relance facture impayée à télécharger

Voici 2 modèles Word gratuits à copier coller pour vous permettre de relancer efficacement vos clients selon l'avancée de la situation.

1ère relance : modèle Word prêt à l’emploi

La première relance reste amicale et sert à rappeler l'impayé sans alarmer inutilement votre client.

Objet : Rappel de règlement - Facture n° [Numéro de la facture]

"Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous n’avons pas constaté le paiement de la facture n° [Numéro] d’un montant de [Montant] €, arrivée à échéance le [Date].

Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir régulariser votre situation dans les plus brefs délais. Vous trouverez en pièce jointe un duplicata de ladite facture.

Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire,

Cordialement,

[Nom] – [Poste] – [Entreprise]"

2ème relance : modèle Word en cas d'absence de réponse

La deuxième relance adopte un ton plus insistant tout en restant dans une démarche constructive.

Objet : Deuxième relance - Facture n° [Numéro de la facture] impayée

"Madame, Monsieur,

Malgré notre précédente relance du [Date], nous constatons qu'à ce jour, la facture n° [Numéro] d’un montant de [Montant] € reste impayée.

Nous vous invitons à régulariser votre situation sous 7 jours afin d’éviter toute procédure de recouvrement. Vous trouverez à nouveau la facture concernée en pièce jointe.

Nous restons à votre écoute pour échanger sur toute difficulté éventuelle.

Cordialement,

[Nom] – [Poste] – [Entreprise]"

Comment personnaliser votre modèle Word ?

Adapter votre lettre est essentiel pour maintenir la relation commerciale tout en maximisant vos chances de paiement.

• Ajoutez le prénom de votre interlocuteur si possible

• Référencez clairement votre dernière communication pour éviter toute ambiguïté

• Proposez un canal de contact rapide (email ou téléphone) pour faciliter une réponse immédiate

• Adaptez le ton selon votre historique avec le client (collaboratif ou plus formel)

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