I termini di pagamento dei fornitori da applicare e le regole da conoscere

Termini di pagamento in deroga

I termini eccezionali riguardano determinate transazioni a causa della natura specifica o stagionale di alcuni prodotti. 

Come calcolare il tempo medio di pagamento dei fornitori?

Il tempo medio di pagamento del fornitore è determinato dal seguente rapporto :

(debiti fornitori / acquisti) x 360 giorni

Ad esempio, se attualmente avete 20.000 euro di debiti con i fornitori e avete effettuato 300.000 euro di acquisti durante l'anno, il vostro periodo medio di pagamento dei fornitori è di 24 giorni.

Questo dato è noto anche come DPO (Days Payable Outstanding). Attenzione, questo calcolo non tiene conto della stagionalità: si tratta di una foto del momento T.

L'impatto dei termini di pagamento sul flusso di cassa

I termini di pagamento dei fornitori hanno un impatto diretto sul flusso di cassa di un'azienda.

Termini di pagamento lunghi migliorano il flusso di cassa a breve termine preservando la liquidità (si riduce il fabbisogno di capitale circolante), ma possono anche danneggiare le relazioni con i fornitori se vengono percepiti come eccessivi.

Al contrario, termini di pagamento brevi possono favorire buone relazioni con i fornitori, ma possono mettere sotto pressione il flusso di cassa se gli incassi dei clienti non tengono il passo (il fabbisogno di capitale circolante aumenta).

Esiste una soluzione per mantenere buoni rapporti con i fornitori e controllare il vostro WCR (fabbisogno di capitale circolante):  Hero anticipa il pagamento della fattura del vostro fornitore. Il fornitore viene pagato alla data di scadenza concordata, mentre voi la pagherete solo a 30 o 60 giorni.

Come calcolare la data di scadenza di una fattura di un fornitore?

In primo luogo, si identifica la data di emissione della fattura o la data di ricevimento dei beni/servizi, a seconda dei termini concordati. Da qui aggiungiamo semplicemente il periodo di pagamento concordato nel contratto o nella fattura.

Ad esempio, se una fattura viene emessa il 1° marzo e il termine di pagamento è di 30 giorni, la data di scadenza sarà il 31 marzo. È essenziale che questa data venga rispettata per mantenere un buon rapporto con i fornitori ed evitare sanzioni per i ritardi nei pagamenti.

Chi stabilisce i termini di pagamento?

I termini di pagamento sono generalmente stabiliti di comune accordo tra acquirente e fornitore al momento della negoziazione del contratto. Tuttavia, devono rimanere entro i limiti imposti dalla legge italiana.

Tuttavia, se nel contratto non è specificato alcun termine di pagamento, il termine di default è di 30 giorni.

Perché è importante pagare i fornitori nei tempi previsti?

Pagare i fornitori in tempo è segno di affidabilità e professionalità. Questo vi permette di :

•  Rafforzare il rapporto e la fiducia tra l'azienda e i suoi fornitori.

•  Garantire una fornitura continua di beni o servizi acquistati

Quali sono le conseguenze di un ritardo nei pagamenti?

Ecco alcune delle conseguenze pratiche dei ritardi del pagamento ai vostri fornitori:

• Sanzioni per i ritardi di pagamento

Sono applicate come definito nel contratto.

• Indennità forfettaria

Viene applicata a discrezione del fornitore.

• Procedimenti legali

I fornitori possono intraprendere un'azione legale per recuperare gli importi dovuti e la perdita subita, con conseguenti costi legali aggiuntivi e perdita di tempo prezioso.

• Rifiuto del revisore legale di convalidare i bilanci

I ritardi nei pagamenti possono portare a una situazione in cui il revisore legale dei conti si rifiuta di convalidare i bilanci dell’azienda, evidenziando così pubblicamente i problemi di gestione finanziaria.

Come vengono calcolate le sanzioni per i ritardi di pagamento?

Le sanzioni per i ritardi di pagamento sono calcolate in base ai termini stabiliti nel contratto tra l'azienda e il fornitore. Spesso i contratti prevedono un tasso del 10% + il tasso di riferimento della BCE.

In assenza di menzione nel contratto, si applicano le disposizioni di legge in vigore. La legge prevede un tasso di mora per i ritardi di pagamento:

•  con un tasso di mora maggiore o uguale a tre volteil tasso di interesse legale.

•  Con l'importo delle penali di mora non inferiore a una somma forfettaria di 40 euro.

Ecco come calcolare le penali per i ritardi di pagamento:

1. Identificare il tasso di interesse applicato: il tasso di interesse è specificato nel contratto oppure è il tasso legale moltiplicato per tre.

2. Calcolare il numero di giorni di ritardo: si tratta della differenza tra la data di scadenza della fattura e la data di pagamento effettiva.

3. Applicare la formula di calcolo: (importo della fattura al netto dell'IVA x tasso di interesse di mora / 100) x (numero di giorni di ritardo / 365).

Strategie per ottimizzare i tempi di pagamento verso i fornitori

L'ottimizzazione dei tempi di pagamento verso i fornitori contribuisce a una gestione efficiente della liquidità e a sane relazioni con i fornitori.

Tecnologie per ottimizzare i pagamenti ai fornitori

Ecco alcuni esempi concreti di tecnologie che possono essere utilizzate per ottimizzare i tempi di pagamento ai fornitori:

1. Supplier relationship management (SRM) o Gestione dei rapporti con i fornitori:

Questi sistemi centralizzano tutte le informazioni sui fornitori. Quickbooks, uno strumento di gestione della contabilità, centralizza il monitoraggio delle fatture dei fornitori. Questo software può collegarsi a Hero.

1. Enterprise Document Management (EDM) o Software di gestione documentale:

Consentono di dematerializzare e centralizzare le fatture dei fornitori, facilitandone l'elaborazione e accelerando le convalide necessarie per il pagamento.

1. Automatizzazione dei processi di pagamento:

I software di automazione possono occuparsi della gestione dei cicli di pagamento, dalla ricezione delle fatture al loro pagamento, comprese le necessarie convalide. Hero, ad esempio, può automatizzare i processi del flusso di cassa per risparmiare tempo prezioso.

Negoziare termini di pagamento più lunghi con i fornitori

Negoziare termini di pagamento più lunghi con i vostri fornitori può rivelarsi indispensabile quando il flusso di cassa è ridotto. Ecco come procedere, passo dopo passo:

1. Pianificare in anticipo le pressioni sui flussi di cassa.

2. Chiedere un piano di rateizzazione. Informate il vostro fornitore il prima possibile.

3. Specificare in un documento scritto eventuali modifiche ai termini di pagamento e assicurarsi di fare un favore a loro in cambio, in modo da poter proteggere la vostra relazione commerciale!

Quando potete rifiutarvi di pagare una fattura?

Il rifiuto di pagare una fattura può essere giustificato in alcune situazioni specifiche:

1. Consegna non conforme (difetti o anomalie).

2. Consegna incompleta.

3. Errori di fatturazione (come importi errati o addebiti non concordati).

4. Consegna in ritardo.

Come rifiutare di pagare una fattura di un fornitore?

Ecco una guida passo passo per rifiutarsi di pagare una fattura:

1. Verifica:

Controllate attentamente la fattura e confrontatela con l’ordine di acquisto, il contratto e la consegna.

1. Documentazione:

Documentare eventuali non conformità, difetti o altri problemi con prove a supporto come foto, e-mail o testimonianze.

1. Comunicazione:

Informare il prima possibile il fornitore della vostra intenzione di rifiutare il pagamento.

1. Proposta di risoluzione:

Proporre soluzioni per risolvere il problema, che si tratti di correggere errori, consegnare ciò che manca o riparare difetti.

1. Formalizzazione :

Inviare la lettera per raccomandata.

Rifiutare di pagare una fattura è un atto grave che può avere implicazioni legali e finanziarie. È quindi fondamentale procedere con cautela.

Si può invocare la prescrizione per evitare di pagare un debito?

Invocare la prescrizione di una fattura tra professionisti è possibile in un caso molto specifico: dopo 5 anni senza un sollecito di pagamento da parte del fornitore, e dimostrando la vostra buona fede.

Qual è il termine di pagamento legale verso un fornitore estero?

I termini di pagamento verso un fornitore estero possono variare a seconda del paese di origine del fornitore.

I termini di pagamento legali verso un’azienda europea

All'interno dell'Unione Europea, laDirettiva 2011/7/UE stabilisce che il termine di pagamento non deve superare i 60 giorni, a meno che un altro termine non sia espressamente concordato nel contratto e non sia irragionevole per il fornitore.

I termini di pagamento legali verso un’azienda al di fuori dell'UE

Per le transazioni con aziende con sede al di fuori dell'Unione Europea, i termini di pagamento sono regolati dalle leggi del paese del fornitore o dai termini del contratto.

A seconda del contratto, il periodo può decorrere da:

• Data della fattura

• Data di spedizione

• Data di sdoganamento

• Data di ricezione

In tutti i casi, si raccomanda vivamente che i termini di pagamento verso i fornitori siano chiaramente definiti nei contratti commerciali per evitare qualsiasi malinteso o controversia.

Per facilitare i rapporti con i fornitori e finanziare il flusso di cassa, contattate un consulente Hero.