Programa informático de facturación obligatorio en 2025: las normas que debe conocer

¿Qué empresas estarán obligadas a utilizar programas de facturación electrónica de aquí a 2025?

La reforma exige que todas las empresas sujetas al IVA puedan recibir facturas electrónicas de 1 de julio de 2024 .

La obligación de enviar de facturas electrónicas varía en función del tamaño de la empresa. Este calendario gubernamental resume los puntos clave:

• Grandes empresas

  • Más de 5.000 empleados

  • Ou ingresos superior a 1.500 millones de euros

  • Et total de bilan superior a 2.000 millones de euros → Obligación de emitir de 1 de julio de 2024 .

• Empresas medianas (ETI)

  • Plantilla entre 250 y 5.000 empleados

  • O ventas inferiores a 1.500 millones de euros

  • Y activos totales inferiores a 2.000 millones de euros → Obligación de emitir de 1 de enero de 2025 .

• Pequeñas y medianas empresas (PYME)

  • Plantilla entre 10 y 250 empleados

  • O ventas inferiores a 50 millones de euros

  • Y activos totales inferiores a 43 millones de euros → Obligación establecida en 2026 .

• Microempresas

  • Menos de 10 empleados

  • Ventas inferiores a 2 millones de euros

  • O balance total inferior a 2 millones de euros → Les empresarios autónomos beneficiándose de exención básica del IVA o llevar a cabo únicamente operaciones exentas de IVA son exento la obligación de utilizar programas informáticos de facturación electrónica.

¿Puedo seguir facturando con Word o Excel?

En microempresas y TPE no sujetos a la obligación de facturación electrónica pueden seguir utilizando Excel o Palabra para emitir sus facturas.

Sin embargo, estas herramientas no garantiza el cumplimiento exigidos por la reforma. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente utilizar software certificado.

Antecedentes de la reforma de la facturación electrónica

La obligación de utilizar un programa informático de facturación de aquí a 2025 se deriva de la Ley de Finanzas para 2020, que prevé la introducción general del sistema de "facturación electrónica". facturación electrónica entre empresas sujetas al IVA.

Sus objetivos son claros:

• Lucha contra el fraude del IVA estimado en 20.000 millones de euros al año en Francia según el Tribunal de Cuentas .

• Simplificar la administración gracias a la automatización de los procesos de facturación.

• Modernizar los intercambios y una mejor trazabilidad de los flujos financieros.

¿Qué funciones son obligatorias en un programa de facturación?

A partir de 2025, utilizar programas informáticos conformes significará algo más que emitir facturas: tendrán que cumplir normas técnicas precisas establecidas por la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

El objetivo es garantizar transparencia , la trazabilidad y el autenticidad transacciones.

Conformidad con el formato Factur-X o XML UBL/CII

Todos los programas informáticos deben ser capaces de producir facturas en uno de los tres formatos estándar reconocidos por la reforma:

• Factur-X formato híbrido que comprende un PDF legible y un XML estructurado . Es el formato más accesible, sobre todo para TPE-PME .

• UBL (Lenguaje Universal de los Negocios) formato XML normalizado, ampliamente utilizado en la Unión Europea .

• IIC (Factura Transfronteriza) formato recomendado para transacciones internacionales basado en ONU/CEFACT .

Ejemplo: una PYME que envía una factura a un cliente B2B necesita generar un fichero Factur-X o UBL para que su cliente pueda integrarla automáticamente en su sistema contable.

Conexión a una plataforma de desmaterialización (PDP o PPF)

El software debe ser capaz de enviar facturas electrónicas a través de dos tipos de plataformas:

• Le Portal de facturación pública (PPF) creado por el Gobierno francés. Gratuito, pero con funciones limitadas.

• A Plataforma de desmaterialización de socios (PDP) aprobado por las autoridades fiscales, lo que permite una mayor integración con las herramientas de gestión interna.

El software también debe garantizar :

• La trazabilidad operaciones (historial de envíos y recepciones).

• L' archivado seguro facturas de al menos 6 años como exige Código General de Impuestos (CGI) - Artículo L102 B .

Cumplimiento de la información obligatoria en las facturas

El programa informático debe generar automáticamente todos los avisos legales que exige la reforma :

• El número SIRENA el emisor y el cliente.

• Naturaleza de la operación venta de bienes, prestación de servicios o una combinación de ambos.

• El importe del IVA aplicable, o la mención de exención en su caso ("TVA no aplicable - artículo 293 B del CGI").

Ejemplo: una factura emitida por un empresario autónomo exento del IVA debe llevar la mención específica o será rechazada o sancionada.

Firmas electrónicas y autenticación de documentos

Aunque es opcional, el firma electrónica se recomienda para garantizar :

• L' integridad de la factura (no es posible realizar cambios una vez emitida).

• L' autenticidad del transmisor.

Es obligatorio en algunos casos específicos, en particular para documentos intercambiados en el marco de contratos públicos (B2G.

¿Cómo elegir el programa de facturación adecuado para este año?

La elección de un programa de facturación no se limita a su conformidad técnica. También debe adaptarse a las necesidades y al tamaño de la empresa.

Comprobar la aprobación del PDP o la conexión con el PPF

En primer lugar, debe asegurarse de que los archivos :

• Este PDP aprobado Esto significa que puede enviar facturas directamente a las autoridades fiscales y a los clientes.

• O que es interoperable con el PPF que permite enviar y recibir facturas a través del portal público.

Ejemplo: Sage está en proceso de obtener la acreditación PDP y ya ofrece una conexión con la PPF, garantizando el cumplimiento a sus usuarios.

Comparar las funcionalidades en función de las necesidades de la empresa

• Para el grandes empresas debe optar por soluciones con Integración ERP , gestión multientidad y e-reporting automatisé .

• En TPE-PME buscará un software sencillo, con creación automática de facturas , seguimiento de pagos y archivo conforme .

Ejemplo: Pennylane está adaptado a las PYME, con ofertas a partir de 39 euros/mes integrar la contabilidad y la facturación electrónica.

Costes de software y modelos de precios

Las tarifas varían según el ámbito funcional:

• Soluciones básicas (por ejemplo, Evoliz, QuickBooks): de 10 € / mes .

• Soluciones completas de PDP (por ejemplo, Cegid, Sage): de 50/mes con opciones avanzadas como la firma electrónica y la integración con ERP.

Nota: algunos proveedores de servicios cobran en función del volumen de facturas emitidas o el número de usuarios .

¿Qué sanciones se aplican a los programas informáticos de facturación que no cumplen la normativa?

El incumplimiento de las nuevas obligaciones de facturación electrónica expone a las empresas a los siguientes riesgos riesgos financieros , comercial y fiscal .

La Dirección General de Finanzas Públicas (DGFiP) ha introducido sanciones específicas:

Riesgos para las empresas

Una empresa que no utilice un programa informático de facturación que cumpla la normativa puede enfrentarse a :

• Negativa a pagar los clientes pueden rechazar facturas no conforme, que retrasos en los cobros .

• Pérdida del derecho a deducir el IVA una factura incorrecta o no enviada de acuerdo con las normas impide la recuperación del IVA .

• Bloqueo del flujo de caja Los retrasos en la tramitación de las facturas pueden desestabilizar la gestión financiera de la empresa.

Multas administrativas

• 15 de multa por factura no conforme con un límite de 15 000 € par an (fuente: artículo 1737 del Código General de Impuestos).

• Amende de 250 en caso de no transmisión de los datos de la declaración electrónica a las autoridades fiscales (por transmisión o por período de referencia), hasta un importe máximo de 15 000 € par an .

• Incumplimiento de la ley contra el fraude del IVA una sanción de 7.500 por programa o sistema no conforme renovable cada 60 días si no se regulariza la situación (fuente: artículo 1770 del CGI).

👉 Ejemplo: una PYME que siga utilizando un programa informático de facturación no certificado se expone a los siguientes riesgos una doble sanción rechazo de facturas y multa de 7 500 euros .

Controles de las autoridades fiscales

Las autoridades fiscales están autorizadas a :

• Software de control Compruebe que utiliza un programa informático aprobado por la APP o vinculado a la APP.

• Examinar los formatos de las facturas Deben estar en Factur-X, UBL o CII con información obligatoria y un horodatage complaciente.

• Comprobar el archivo obligación de conservar las facturas durante 6 años en condiciones que garanticen su integridad (fuente: CGI, artículo L102 B).

Por ejemplo: durante una inspección, una empresa tendrá que proporcionar un certificado de conformidad o un prueba de la aprobación del PDP . De lo contrario, corre el riesgo de sanciones inmediatas .

¿Para qué sirven los mejores programas de facturación obligatoria?

Algunas soluciones ya destacan por su cumplimiento de los formatos exigidos su fácil integración con PDP y PPF y sus funciones adaptadas a empresas de todos los tamaños .

El mejor software compatible con la reforma

He aquí una lista de programas de facturación compatibles con la reforma de 2025. Algunos ya son PDP aprobados otros son conectado a la PPF :

Ejemplo Una PYME de 50 empleados puede elegir Cegid si necesita una solución integrada con su ERP, mientras que un autónomo puede optar por QuickBooks sencilla y económica.

4 criterios de elección

He aquí 4 criterios que debe tener en cuenta a la hora de elegir:

• ¿PDP o PPF? Para más servicios (archivo, automatización, informes), opte por un PDP aprobado . De lo contrario, un simple conexión con el PPF puede ser suficiente.

• Las funciones más importantes firma electrónica, gestión multi-IVA, recordatorios automáticos.

• Adaptación al tamaño de la empresa Van desde soluciones ligeras para empresas muy pequeñas hasta plataformas más completas para grandes organizaciones.

• Lista de precios Debe adaptarse en función de la frecuencia de facturación y del volumen de facturas.

Heropay le ayuda con la facturación electrónica

La transición a un programas informáticos de facturación conformes para 2025 se está convirtiendo en un paso clave para todas las empresas sujetas al IVA.

Para simplificar esta transición Heropay ofrece una solución integral diseñada para adaptarse a empresas de todos los tamaños.

Con Heropay, se beneficiará de :

• A partir de junio de 2025, de la posibilidad de emitir facturas facturación electrónica en formatos Factur-X, UBL o CII directamente desde su área de clientes. Su facturación sigue siendo sencilla, pero totalmente conforme con los requisitos legales.

• A partir del verano de 2025, podrás recibir, procesar y pagar sus facturas con supervisión en tiempo real desde tu interfaz Hero.

• A partir de septiembre de 2025, le permitiremos financie sus facturas electrónicas en unos pocos clics gracias a nuestras soluciones de financiación integradas. Podrá mejorar su tesorería y anticiparse a sus necesidades de liquidez sin complejidad.

• A finales de 2025, seremos respaldado por un socio PDP para garantizar el envío de sus facturas a las autoridades fiscales y a las plataformas de sus clientes.

• En 2026, Heropay deviendra PDP aprobado Así dispondrá de una solución completa de desmaterialización, centralizada en una única herramienta.

Heropay le ayuda a realizar la transición a la facturación electrónica sin complejidad ni pérdida de tiempo. Usted cumple con las obligaciones legales, a la vez que simplifica la gestión diaria de sus facturas.