Recordatorios a los clientes: cómo obtener el pago sin romper la relación

¿Qué es un recordatorio de cliente?

Los recordatorios a los clientes implican ponerse en contacto con un cliente para recordarle una factura vencida (o a punto de vencer) con el fin de obtener su pago .

Su principal objetivo es preservar la tesorería de la empresa manteniendo al mismo tiempo una relación comercial constructiva. No se trata de litigar, se trata de un proceso de supervisión que forma parte integrante de una buena gestión de las cuentas por cobrar.

¿Por qué es esencial la reclamación?

Una reclamación eficaz hace algo más que recuperar un pago: desempeña un papel clave en la solidez financiera de la empresa. He aquí tres razones clave por las que debe hacer de la reclamación una parte integral de su organización.

Reducir los plazos de pago

La morosidad puede aumentar 25 % quiebras empresariales, sobre todo entre las empresas muy pequeñas. Por eso es vital prevenirlos.

Aunque la factura esté vencida, un cliente puede haber olvidado, malinterpretado las condiciones de pago o simplemente aplazado la fecha de vencimiento.

Relanzar en el momento adecuado significa acelerar los cobros y reducir los plazos medios de pago . Este ahorro de tiempo mejora la fluidez de los flujos financieros.

Preservar la salud de su tesorería

Cada día de retraso debilita la tesorería de una empresa. Como resultado, el riesgo de impago alcanza 40 % por retrasos en los pagos de más de 30 días.

Si realiza un seguimiento proactivo, podrá acelerar la entrada de tesorería y poder hacer frente a sus propios compromisos con mayor tranquilidad (salarios, proveedores, inversiones). Una posición de tesorería ajustada aumenta la necesidad de descubierto o financiación a corto plazo, que suele ser costosa.

Limitar el riesgo de impagos y litigios

Cuanto mayor sea el retraso, mayor es el riesgo de impago. Un relanzamiento rápido reduce las posibilidades de entrar en una espiral de impagos.

Si actúa pronto, demostrará que controlar sus cuentas por cobrar. Así se evita que el cliente piense que puede aplazar el pago indefinidamente sin consecuencias.

¿Cuándo y cómo enviar un recordatorio a un cliente?

Para ser eficaz, un recordatorio debe llegar en el momento oportuno, enviarse por el canal adecuado y formularse con el tono apropiado para la situación.

Momentos clave del relanzamiento (antes del plazo, después del plazo)

Relanzamiento antes de la fecha límite, De 3 a 5 días antes, proporciona un recordatorio cortés de la fecha límite y le ayuda a evitar que se le olvide.

Después del plazo, un recordatorio inicial entre 5 y 7 días demuestra que sigue sus reivindicaciones sin insistir demasiado.

Si no se efectúa el pago, un segundo recordatorio a los 15 días entonces un recordatorio firme a los 30 días puede considerarse. Cada etapa debe adaptarse al cliente y al importe adeudado.

Esta gradación favorece resolución rápida preservando la relación comercial.

Los canales adecuados para el relanzamiento: correo electrónico, teléfono, correo postal

Correo electrónico sigue siendo el canal más utilizado. Permite recordatorios rápidos, escritos y fácilmente localizables. Es ideal para las primeras retiradas.

El teléfono le permite crear un contacto directo, a menudo más eficaz en caso de falta de respuesta. Más atractivo, es un canal útil para aclarar una situación, obtener un compromiso de pago o hacer un seguimiento de un cliente que ha permanecido en silencio.

Correo certificado, formal y jurídicamente exigible Se utiliza cuando hay un retraso importante, a menudo de 30 días o más, registrar una notificación formal .

La elección del canal debe tener siempre en cuenta la relación con el cliente, el importe en cuestión y la urgencia de la situación.

El tono a adoptar depende de la antigüedad del siniestro

El tono está cambiando en función de la antigüedad del siniestro.

Antes de la fecha de vencimiento o hasta 7 días de retraso, bastará con un mensaje cortés y amistoso, centrado en recordarle la fecha o en comprobar que se ha recibido la factura.

Entre 15 y 30 días, la firmeza es esencial: la obligación de pagar debe reiterarse claramente, sin dejar de ser profesional.

Más de 30 días, un tono más formal, incluso jurídico, puede ser necesario, en particular mencionando una notificación formal o un posible seguimiento.

Cada paso del camino, ser respetuoso y objetivo aumenta la eficacia sin dañar la relación .

3 ejemplos y modelos de recordatorios a los clientes en función del contexto

He aquí tres situaciones comunes y enfoques adaptados a las distintas etapas del retraso.

Recordatorios preventivos antes del plazo

He aquí un modelo de reclamación que puede utilizar para la reclamación preventiva, es decir, cuando la deuda aún no ha llegado a su vencimiento.

Ejemplo:

Asunto: Recordatorio de la fecha de vencimiento de su factura nº [XXX].

Hola [nombre del cliente],

Le recordamos que la factura nº [XXX], por importe de [importe], vencerá el [fecha]. No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta.

Quedamos a su disposición y le agradecemos de antemano su puntualidad en el pago.

Atentamente
[Nombre / Firma]

Recuperación suave tras 1 semana de retraso

Si, a pesar del recordatorio preventivo, el cliente no paga, puede utilizar la siguiente plantilla para recordarle su retraso.

Ejemplo:

Asunto: Recordatorio pendiente para la factura nº [XXX].

Hola [nombre del cliente],

Salvo error por nuestra parte, la factura nº [XXX] de [importe], vencida el [fecha], aún no ha sido abonada.

Le agradeceríamos que nos confirmara la fecha de pago prevista o nos comunicara si ha surgido algún problema.

Esperamos sus noticias,

Atentamente
[Nombre / Firma]

Reclamación firme con 15 o 30 días de retraso

A pesar de los repetidos recordatorios, el cliente permanece impasible ante su obligación de pagar. Es hora de adoptar un tono más firme y recordarle las posibles consecuencias.

Ejemplo:

Asunto: Último recordatorio antes del procedimiento para la factura nº [XXX].

Hola [nombre del cliente],

A pesar de nuestros recordatorios previos, la factura nº [XXX] sigue impagada hasta la fecha, es decir, con más de [número] días de retraso. Le rogamos que pague en un plazo de 5 días laborables.

A falta de devolución o pago, nos veremos obligados a considerar otros medios de cobro.

Esperamos sus noticias,
[Nombre / Firma]

Errores comunes que deben evitarse en los recordatorios a los clientes

Hay una serie de errores que pueden obstaculizar la eficacia de los recordatorios y perjudicar las relaciones con los clientes. He aquí los más importantes que hay que evitar.

Relanzar demasiado tarde o demasiado poco

Esperar demasiado antes de relanzar o no hacer un seguimiento regular aumenta el riesgo de impago. La regularidad es clave: demuestra que vigilas de cerca tus cuentas por cobrar y que te tomas en serio la gestión de tus créditos comerciales.

Descuidar los primeros días de retraso, a menudo decisivo, puede hacer que el resto sea más complejo.

Ser demasiado agresivo con demasiada rapidez

Amenazar a un cliente a la primera señal de retraso puede perjudicar la relación comercial, o incluso bloquear una situación. El aumento de la intensidad debe ser progresiva .

Fomentar el diálogo constructivo antes de considerar medidas más firmes. Una postura dura desde el principio también puede hacer que el cliente evite por completo el contacto.

Olvidar adaptar el mensaje al contexto del cliente

Realizar el seguimiento de un cliente fiel del mismo modo que el de un nuevo cliente con dificultades es contraproducente . El tono y los canales utilizados deben adaptarse :

• Historia

• El importe en juego

• El sector

• El comportamiento habitual del cliente.

Este enfoque personalizado suele ser más eficaz.

Es más, ignorar cualquier intercambio o disputa anterior puede poner en peligro el acuerdo.

¿Qué herramientas puede utilizar para automatizar los recordatorios a sus clientes?

Automatizar todo o parte del proceso de reclamación ahorra tiempo, reduce los descuidos y hace que el seguimiento sea más profesional.

Software de gestión de recordatorios

Herramientas como Upflow, Sellsy o QuickBooks proponen módulos de relanzamiento automático con correos electrónicos personalizados en función del grado de retraso.

Permiten controlar los recordatorios enviados, los cobros y tener una visión clara de los créditos pendientes. Es un verdadero estímulo para la productividad de las PYME y las microempresas.

Plataformas de pago seguras como Heropay

Heropay va más allá de un simple recordatorio. Le permite gestionar el pago desde el principio gracias a un sistema de pago seguro.

Los fondos son reservado con antelación, y los clientes reciben recordatorios automáticos antes de la fecha de vencimiento. El resultado: menos retrasos en los pagos, menos recordatorios y un mejor seguimiento sin trabajo administrativo adicional.

¿Cómo simplifica Heropay los recordatorios a sus clientes?

Con Heropay usted anticiparse a los retrasos en los pagos en lugar de sufrirlos. En cuanto se envía el presupuesto o la factura, el garantiza el pago en la fecha prevista previa autorización bancaria.

La gestión de impagados se vuelve automática, programada según la fecha de vencimiento acordada, sin ninguna intervención manual. Ahorrará tiempo, evitará situaciones delicadas y mejorará la previsibilidad de su flujo de caja.

Es una solución ideal para autónomos, agencias y empresas muy pequeñas que quieren centrarse en su negocio.

El éxito del relanzamiento de la clientela pasa ante todo por una gestión rigurosa e inteligente de las cuentas por cobrar. Un buen calendario, el tono de voz adecuado, herramientas eficaces y una postura firme pero profesional son las piedras angulares de un enfoque exitoso. relanzamiento de clientes de éxito. Heropay ofrece una solución práctica, rápida y sin fricciones para evitar el impago preservando la relación comercial.