¿Cómo cultivar una buena relación comprador/proveedor?

Aguas arriba: selección de los mejores proveedores

Una buena relación con sus proveedores comienza con la fase de prospección, durante la cual usted elige las estructuras con las que va a trabajar. Es una elección importante, ¡y no debe tomarse a la ligera!

Esta parte del trabajo se denomina abastecimiento de proveedores . Se trata de una labor de investigación y documentación, cuyo objetivo es elaborar un inventario de proveedores potenciales lo más exhaustivo posible.

Para asegurarse de que va en la dirección correcta, lo ideal es haber definido un estrategia antes de la contratación. Así ahorrará tiempo y evitará una serie de errores de apreciación.

Una buena estrategia se centra ante todo en el producto o servicio suministrado: calidad de las materias primas, procesos de fabricación, precio, sin olvidar por supuesto los plazos de producción y entrega. A usted le corresponde determinar cuáles de estos criterios son los más importantes, en función de las limitaciones de su empresa. Visite salud financiera del proveedor es otro elemento a tener en cuenta en su estrategia.

Un contrato justo y seguro

Una vez seleccionado el proveedor, el siguiente paso consiste en redactar y firmar un contrato. contrato de asociación comercial . Este contrato define la duración y las condiciones de su colaboración: importes, condiciones de pago, plazos de entrega y cualquier otra información pertinente.

Para empezar con buen pie con su proveedor, el contrato de asociación comercial debe cumplir estos tres criterios:

• Proporcione beneficios mutuos (estrategia beneficiosa para todos)

• Ser suficientemente flexible

• Sea tranquilizador para ambas partes

El primer punto es bastante obvio: si una de las dos partes resulta perjudicada por el contrato, este desequilibrio dañará su relación. En cambio, si las ventajas son las mismas, es más probable que la colaboración sea larga y fructífera.

Además, un contrato, aunque sea justo, debe ser siempre flexible y evolutivo. Este es otro punto esencial en la relación comprador/proveedor: si alguna de las partes considera que los términos del contrato ya no le convienen, es importante poder renegociarlo fácilmente.

Por último, para que la colaboración se desarrolle sin problemas, cada una de las partes debe sentirse segura. Por ello, el contrato debe prever el mayor número posible de problemas o dificultades: impago o retraso en el pago, retraso en la entrega, defectos de fabricación, etc.

Prioridad a la transparencia y la comunicación

A lo largo de su colaboración, la transparencia y la comunicación son la base del éxito de la relación entre comprador y proveedor.

Si surge algún imprevisto, es importante ser sincero y fomentar el diálogo desde el principio, para establecer un clima de confianza. relación de confianza . Si, por ejemplo, la mercancía entregada no responde a sus expectativas, puede ponerse en contacto con el proveedor, explicarle el problema y solicitar un reembolso parcial o un gesto comercial en el próximo pedido. Visite diálogo siempre es preferible al conflicto, sobre todo si quieres construir una relación duradera.

Para reforzar los vínculos con sus proveedores, también debe comunicarse con ellos regularmente. Lo ideal es organizar reuniones para hablar de la situación y los progresos de su asociación.

Y, por supuesto, en aras de la transparencia, debe mantener actualizados sus documentos legales e informar a sus proveedores de cualquier actualización. En este sentido, puede que merezca la pena instalar una herramienta en línea (portal del proveedor) que realice esta tarea por usted, limitando al mismo tiempo el riesgo de errores.

Fomentar unos intercambios financieros fluidos y seguros

Por último, pero no por ello menos importante, una buena relación comprador/proveedor requiere intercambios financieros fluidos y seguros. De hecho sin pagar y otros retrasos en los pagos pueden amenazar rápidamente su colaboración, con importantes riesgos jurídicos y financieros para ambas partes.

Para evitar abusos, descuidos y otros retrasos, lo ideal es optar por una solución de procesamiento digital de pagos. Gracias a la automatización de procesamiento de facturas, los intercambios financieros entre ambas partes son más sencillos y seguros. Esto mejorará enormemente las relaciones con sus proveedores. Así evitará todos los conflictos relacionados con los plazos de pago, que pueden crear fácilmente un clima de desconfianza.