Modelo de 1er recordatorio de impagados: ejemplos gratuitos

¿Cuándo debe enviar el primer recordatorio para maximizar las posibilidades de pago?

Enviar el primer recordatorio en el momento adecuado es decisivo para reciba su pago sin conflictos . Lo ideal es que haga un seguimiento de su cliente entre 5 y 7 días después de la fecha de vencimiento de la factura.

Un recordatorio demasiado pronto podría aparecer pressant o inútil si el cliente simplemente necesitaba unos días más.

Por el contrario, esperar más de 10 días reduce sus posibilidades de cobrar rápidamente Después de esa fecha, según Intrum, el riesgo de impago aumenta un 26%. .

Sea preciso en su comunicación: recuérdeles amablemente la fecha de vencimiento, invíteles a regularizar la situación y propóngales un intercambio en caso de problema temporal de tesorería.

Este enfoque preserva la relación y un recordatorio firme de la obligación de pagar .

¿Qué debe contener un buen primer recordatorio?

El éxito de un 1er relanzamiento se basa en delicado equilibrio Debe recordarle firmemente la obligación de pago mientras preservar las relaciones con los clientes .

Para ser eficaz, su carta debe contener ciertos elementos esenciales que justifique su solicitud y facilitar una regularización rápida .

A diferencia de un requerimiento formal, el 1er recordatorio no es un documento formal vinculante.

Su principal objetivo es aclarar la situación y fomentar los pagos sin tensión . Su mensaje debe ser sencillo, claro y orientado a la solución: el objetivo no es acusar, sino darle la oportunidad de corregir un descuido o para resolver un posible problema de liquidez.

Según un estudio Altares , 90% de los retrasos en los pagos no son maliciosos.

Esto demuestra hasta qué punto tono y estructura de su primera llamada son estratégicos para recuperar su dinero rápidamente sin provocar a su interlocutor.

Información obligatoria

Para dar peso a su primer recordatorio, cierta información debe aparecer claramente:

• Sus datos de contacto completos (nombre de la empresa, dirección, número de teléfono, correo electrónico)

• Datos del cliente preocupado

• El número de la factura impagada y su fecha de emisión

• El importe exacto adeudado (sin añadir sanciones por el 1er recordatorio)

• La fecha de vencimiento inicial de la factura

• Una solicitud explícita de pago lo antes posible

• Una mención cortés ignorar la carta si ya se ha efectuado el pago

Conectando un copia de la factura al pie de la letra, también limitará el riesgo de excusas o malentendidos por parte de su cliente.

Según Paydex Francia , uno de cada tres clientes pagar simplemente porque no tiene el dinero. el proyecto de ley en el momento en que reciben el recordatorio (de ahí la importancia de incluir todos los elementos en el mismo mensaje con el fin de facilitar al máximo los pagos ).

El tono adecuado para su relación con el cliente

La forma en que formule su primer recordatorio puede marcan la diferencia entre un pago rápido y un deterioro de la relación comercial. Su ton debe ser elegido estratégicamente en función del perfil de su cliente y del historial de sus intercambios.

Para los clientes fieles que suelen pagar puntualmente, opte por un tono cortés y benévolo . Es probable que se trate de un simple descuido o de un error administrativo. Un recordatorio amistoso resolver la situación sin ofender su contacto.

Por el contrario, si su cliente ya ha mostrado indicios de retraso o mala fe en el pasado, un tono más firme pero profesional es esencial desde el primer recordatorio. Se trata entonces de demuestran que vigilas de cerca sus cuentas por cobrar mientras dejar una puerta abierta a un acuerdo amistoso.

He aquí algunas buenas prácticas a seguir:

• Mantener los hechos citar fechas y cantidades, sin juicios ni reproches

• Deje claras sus expectativas Indique lo que espera y cuándo lo espera

• Proposez un contact invite amablemente a su cliente a ponerse en contacto con usted si tiene algún problema

• Adaptar la forma al canal un correo electrónico puede ser más ligero, una carta más formal

Según un estudio de Intrum en 2023, 42% de las empresas han descubierto que adaptar el tono de sus recordatorios en función del perfil del cliente mejora significativamente su tasa de pago.

Un enfoque adecuado desde el principio puede evitar una recuperación costosa y lenta .

2 modelos de 1ª carta de recordatorio de facturas impagadas

Utilizar un modelo adaptado a la situación permite ahorrar tiempo mientras que reforzar el impacto de su recordatorio. He aquí dos ejemplos concretos: uno más flexible para un cliente fiable, el otro más firme para un cliente más incierto.

Ejemplo 1: primer modelo de recordatorio suave para un cliente de confianza

Cuando un cliente habitual se retrasa excepcionalmente en el pago, es importante preservar la relación recordándoles amablemente su obligación de pagar.

Modelo :

Asunto: Recordatorio 1 - Factura nº [XXX] pendiente de pago

[Ciudad], [Fecha]

"Estimado señor o señora,

Salvo error por nuestra parte, aún no hemos recibido el pago de la factura nº [XXX], emitida el [fecha] por importe de [XXX] euros, que vencía el [fecha].

Somos conscientes de que pueden surgir imprevistos. Le agradeceríamos que efectuara el pago lo antes posible. Si ya ha efectuado el pago, ignore este mensaje.

Si desea más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

[Su firma]".

Ejemplo 2: modelo de primer recordatorio más firme para un cliente de alto riesgo

Cuando el cliente está en peligro o ya ha sufrido retrasos, es crucial establecer un marco claro desde el primer recordatorio sin volverse agresivo.

Modelo :

Asunto: Primer recordatorio de factura impagada nº [XXX].

[Ciudad], [Fecha]

"Estimado señor o señora,

A pesar de la fecha de vencimiento de [fecha], no hemos recibido el pago de la factura nº [XXX] por importe de [XXX] euros.

Le rogamos que rectifique su situación en un plazo de 7 días a partir de la recepción de esta carta. Si no lo hace, nos reservamos el derecho de aplicar las sanciones establecidas en nuestras condiciones generales.

Le agradecemos de antemano su diligencia y quedamos a su disposición para responder a cualquier pregunta que pueda tener.

Atentamente

[Su firma]".

2 consejos para aumentar las posibilidades de pago con el primer recordatorio

Optimizar su primera llamada de respuesta puede marcar la diferencia: más del 70% de las facturas impagadas se asientan tras un relanzamiento sencillo y bien ejecutado, siempre según Intrum.

A continuación te explicamos cómo maximizar tus posibilidades.

Duplique el envío para garantizar una entrega segura

No confíe en un solo canal: doble envío es una técnica sencilla y eficaz para garantizar que su mensaje sea bien recibido.

• Envíe su carta por correo electrónico por velocidad

• Doble por uno correo ordinario idealmente por correo certificado para conservar la prueba

• En caso de duda, añada un llamada telefónica para confirmar la correcta recepción

Al multiplicar sus canales, usted minimizar el riesgo su recordatorio se ignora o se pierde.

Optimice sus tiempos

El momento de enviar el primer recordatorio influye mucho en sus posibilidades de cobro. Estos son los buenas prácticas :

• D+5 después de la fecha de vencimiento Envía tu primer recordatorio. Así demostrarás que vas en serio sin parecer agresivo.

• Relanzamiento a principios de semana Las estadísticas muestran que Martes y miércoles son los días en que los pagos se procesan con mayor rapidez, según GoCardless

• Evitar el fin de mes periodo de gran actividad para las cuentas de las empresas, con un mayor riesgo de que su recordatorio se retrase

Relanzar en el momento adecuado le permite reducir los plazos medios de pago y evitar la acumulación de facturas impagadas.

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