Recordatorio de factura impagada antes del requerimiento: ¿qué decir, cuándo y cómo?

¿Cuándo debo enviar este último recordatorio antes del procedimiento?

Este tipo de recordatorio se envía tras varios intentos amistosos generalmente entre 30 y 45 días después de la fecha de vencimiento de la factura.

En esta fase, el cliente no ha realizado ningún seguimiento a pesar de sus recordatorios, pero usted aún desea evitar la publicación inmediata de un requerimiento .

Según la Observatorio Banque de France sobre los plazos de pago , 1 empresa en 4 sufre retrasos en los pagos más de 60 días Esto tiene un impacto directo en el flujo de caja, los gastos y la gestión del capital circulante.

El coste medio de la morosidad se estima en 16.000 al año para una PYME según Armario ARC .

Este último correo electrónico recordatorio desempeña un papel estratégico :

• En presiona sin excederse en cuestiones legales

• En crea una prueba escrita de su intento de llegar a un acuerdo amistoso

• En prepara el terreno para una posible notificación formal

Es esencial no esperar demasiado. Transcurrido cierto tiempo (a menudo 60 días ), las posibilidades de recuperación caen en picado: según Euler Hermes , casi el 80% de las facturas pendientes de pago durante más de 90 días nunca se abonarán .

Plazos estándar : D+30, D+45... ¿qué dice la práctica?

En la práctica, suelen enviarse recordatorios antes de la notificación formal entre D+30 y D+45 después de la fecha de vencimiento de la factura. Esta ventana da tiempo a que :

• A revisión previa al vencimiento

• A 1er recordatorio cortés a D+5

• A 2º relanzamiento más directo D+15 o D+20

En J+30 que tiene sentido enviar un último recordatorio formal especialmente si tiene hizo una serie de intentos fallidos .

Un estudio de Sidetrade sobre 12 millones de facturas revela que :

• El 70% de los pagos se efectúan en un plazo de 30 días si se envía rápidamente un recordatorio

• Pero la tasa de recuperación cae al 20% después de D+60

Así que es mejor no esperar demasiado. En casos de mala fe, cuanto más se retrase, más tiempo (y dinero) perderá.

¿Es un requisito legal?

No, no es obligatorio enviar un recordatorio antes de la notificación formal. desde un punto de vista jurídico. En teoría, puede enviar requerimiento directo una vez transcurrido el plazo de pago.

Sin embargo, en realidad :

• Los jueces evalúan si un documentarse

• Este relanzamiento sirve de pruebas en caso de litigio

• Puede suficiente para obtener el pago por correo certificado

L' Artículo L441-10 del Código de Comercio francés señala que el plazo máximo de pago es de 60 días naturales a partir de la fecha de emisión de la factura. Transcurrido este plazo, tienes derecho a emprender acciones.

Pero antes de ir directamente al grano, un recordatorio bien formulado suele ayudar a mantener las relaciones con los clientes y recupere su deuda sin acudir a los tribunales .

¿Cómo se escribe un recordatorio antes de una notificación formal?

En esta fase, su mensaje debe ser precisa, estructurada y creíble . El objetivo es doble: fomentar el pago inmediato mientras que establecer un marco claro para el futuro (emplazamiento, litigios, sanciones, etc.).

Qué incluir para seguir siendo creíble (sin ser agresivo)

Aquí están los datos clave para incluir en su recordatorio antes de la notificación formal. Demuestran que se toma en serio el asunto sin llegar a iniciar el procedimiento:

• El número y la fecha de la factura en cuestión

• El importe adeudado especificado sin IVA y con IVA incluido siempre que sea posible

• La fecha de caducidad factura inicial

• Las fechas de sus recordatorios anteriores

• Sanciones por demora en sus condiciones generales

• Un plazo claro dado al cliente para liquidar (por ejemplo, en un plazo de 7 días)

Añadiendo estos elementos, se puede demostrar que :

• Usted controlar el fichero

• Usted tiene documentado las etapas

• Está preparado para actuar si es necesario

El tono que hay que adoptar: firme, claro, pero siempre profesional.

La trampa es ser demasiado agresivo o demasiado blando. Hay que encontrar el equilibrio adecuado:

• Profesional sin amenaza directa, sin emoción

• Hechos basarse únicamente en elementos verificables

• Firmeza silenciosa no se pregunta, se requieren pulido

Ejemplo:

"A menos que nos equivoquemos, observamos que la factura nº XXX por importe de XXX euros, impuestos incluidos, sigue sin pagarse a pesar de nuestros recordatorios de [fechas]. Le rogamos que regularice la situación en un plazo de 7 días para evitar el envío de una notificación formal.

Este tono demuestra que tienes el control y abre la puerta al diálogo No hay duda de lo que viene a continuación.

Copiar y pegar modelo de correo electrónico recordatorio antes de la notificación formal

Este correo electrónico es último recordatorio amistoso .

Debe establecer un marco claro, al tiempo que evitar la ruptura de la relación comercial si el cliente rectifica la situación rápidamente. Aquí tienes una plantilla lista para usar:

Asunto: Último recordatorio: la factura nº [XXX] sigue impagada

"Hola [Nombre del destinatario],

Salvo error por nuestra parte, la factura nº [XXX], emitida el [fecha] por un importe de [XXX] euros, IVA incluido, sigue impagada a pesar de nuestros anteriores recordatorios de fecha [fecha 1] y [fecha 2].

De acuerdo con nuestras condiciones generales de venta sanciones por demora así como un indemnización fija de recuperación de 40 euros puede aplicarse si no se recibe el pago en un plazo de 7 días.

Si el pago no se recibe dentro de este plazo, nos veremos obligados a enviar un notificación formal e iniciar un procedimiento de recuperación.

Se adjunta copia de la factura correspondiente.

Quedamos a su disposición para cualquier aclaración que precise.

Atentamente

[Nombre Apellido][Cargo][Empresa][Datos de contacto]".

Este mensaje es breve, preciso y definido jurídicamente sin ser innecesariamente hostil. Te pone en fuerte posición si necesita ir más lejos.

¿Qué sucede a continuación? Notificación formal y acciones legales

Si el recordatorio amistoso sigue sin respuesta, el notificación formal marca el inicio de la recuperación contenciosa . Es jurídicamente más vinculante que un simple correo electrónico.

El requerimiento: una etapa clave en el cobro de deudas

Se trata de un documento formal enviado por correo certificado con acuse de recibo, que cita al deudor saldar su deuda en un plazo determinado. Le permite :

• Interrupción del plazo de prescripción (a menudo 5 años entre profesionales)

• Demuestre su buena fe en caso de litigio

• Preparar la acción judicial si es necesario

En general, concede De 8 a 15 días al cliente para saldar la deuda. Si no hay respuesta, puedes llevar el caso a los tribunales para obtener una orden judicial. requerimiento de pago .

Qué debe contener

Para ser válida, una notificación formal debe incluir :

• La identidad del acreedor y del deudor

• Le importe exacto de la suma adeudada

• Le tiempo permitido antes de emprender acciones legales

• Una declaración explícita: "Se trata de un requerimiento".

También es útil adjuntar copias de recordatorios anteriores y de la factura en cuestión.

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• Reducción de los plazos de pago (en Francia, la media es de 44 días según el Observatoire des délais de paiement)

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