Reclamación de facturas impagadas: ¿cómo hacerlo?

¿Qué es una reclamación de facturas impagadas?

Recordar a un cliente una factura impagada consiste en recordarle educada pero firmemente que un pago previsto no se ha efectuado en la fecha de vencimiento. Según un estudio de Altares , más del 56% de las empresas francesas sufren retrasos en los pagos . Por lo tanto, es esencial actuar con rapidez.

Definición de factura impagada

A facture se considera impagado cuando no se ha abonado al término del plazo de pago acordado contractualmente, que suele ser de dos años. 30 días después de la expedición en Francia.

¿Por qué es importante la reclamación para su tesorería?

El relanzamiento limita el impacto directo sobre la tesorería, teniendo en cuenta que 7 quiebras de 10 en Francia están relacionados con problemas de tesorería (fuente: Banque de France). Cada día que te retrasas en el pago de tus facturas debilita tu capacidad para pagar tus facturas y a tus proveedores.

¿Cuándo se debe reclamar a un cliente por impago?

Los recordatorios a tiempo son esenciales si se quiere maximizar las posibilidades de recuperar lo que se debe sin dañar la relación comercial. Un mal momento puede complicar la situación.

Plazos legales de pago

En Francia, la ley establece que las facturas entre profesionales deben abonarse en un plazo máximo de 60 días después de la expedición o 45 días fin de mes según Artículo L441-10 del Código de Comercio francés .

Transcurrido este plazo, se aplicarán automáticamente sanciones por demora. Para evitar malentendidos, vigila de cerca las fechas de vencimiento mencionadas en tus facturas.

Señales de que es necesaria una recuperación

Ciertos signos deben alertarle de la necesidad de actuar con rapidez:

• El plazo de pago ha vencido sin que el cliente haya respondido.

• El cliente aplaza varias veces la fecha de pago

• El cliente corta gradualmente la comunicación

Actuar ante los primeros indicios reduce el riesgo de impago a largo plazo.

¿Cómo reclamo a un cliente una factura impagada?

Un cobro eficaz requiere un enfoque gradual y estructurado. Cada etapa debe adaptarse al comportamiento del cliente y a la antigüedad de la deuda.

Paso 1: Recordatorio amistoso (correo electrónico o teléfono)

El primer recordatorio debe ser rápido, idealmente lo antes posible. el primer día de retraso . Un simple correo electrónico o una llamada suelen resolver la situación:

• Un cortés recordatorio de que el plazo ha vencido

• Sugiere que puede ser un descuido

• Proponer un recordatorio del importe y las condiciones de pago

Este enfoque informal permite casi el 50% de los casos según la empresa Atradius para obtener un pago rápido.

Paso 2: La carta de reclamación formal

Si no se recibe respuesta en un plazo de 7 a 10 días, es necesario enviar una carta recordatoria más firme:

• Indique el importe, la fecha de la factura y la fecha de caducidad

• Informarle de las sanciones por demora aplicables

• Fijar un nuevo plazo para resolver la situación

Enviar una carta formal demuestra que se toma en serio su caso.

Paso 3: Carta certificada de emplazamiento

Si los recordatorios anteriores no producen ningún resultado al cabo de 15 a 30 días, se hace imprescindible un requerimiento formal:

• Enviar una carta certificada con acuse de recibo

• Exigir el pago en un plazo determinado (por ejemplo, 8 días)

• Advertir de la posibilidad de emprender acciones legales en caso de impago.

La notificación formal es un requisito previo importante para cualquier acción legal posterior.

3 plantillas de reclamación de facturas impagadas

Utilizar plantillas de recordatorio precisas ahorra tiempo, le mantiene profesional y aumenta sus posibilidades de recuperar los pagos. Adaptar el tono en cada fase es esencial para mantener la relación con el cliente sin dejar de ser firme.

Ejemplo de 1er recordatorio por correo electrónico

El primer recordatorio debe ser sencillo y comprensivo. Su objetivo debe ser recordarle el saldo impagado sin meter prisa a su cliente.

Objeto Recordatorio para la factura nº [número] - [Nombre de su empresa].

Mensaje :

"Hola [nombre del cliente],

A menos que nos equivoquemos, aún no hemos recibido el pago de la factura nº [número], emitida el [fecha], por un importe de [importe]. Le rogamos que proceda al pago o nos comunique si hay algún problema.

Saludos cordiales,
[Su nombre / Su empresa]".

Un tono amistoso evita tensar innecesariamente la situación, sobre todo si se trata de un simple descuido.

Modelo de carta para el 2º recordatorio

Si el primer contacto queda sin respuesta, el segundo recordatorio debe ser más firme y concreto.

Objeto Segundo recordatorio de factura impagada nº [número].

Mensaje :

"Hola [nombre del cliente],

A pesar de nuestro primer recordatorio de fecha [fecha], constatamos que la factura nº [número] por importe de [importe] sigue impagada.

Le rogamos que rectifique en un plazo de 7 días.

De acuerdo con nuestras condiciones generales, se aplicarán penalizaciones por demora a partir de [nuevo plazo].

No dude en ponerse en contacto con nosotros si necesita más información,

[Su nombre / Su empresa]".

La aclaración de las consecuencias jurídicas demuestra que se toma en serio el asunto, sin dejar de ser cortés.

Ejemplo de requerimiento

El requerimiento es un trámite formal. Debe redactarse cuidadosamente para que sea admisible en caso de litigio.

Objeto Requerimiento de pago de la factura impagada nº [número].

Mensaje :

"Estimado señor o señora,

A pesar de nuestros recordatorios anteriores, constatamos que la factura nº [número], emitida el [fecha], por un importe de [importe] euros, sigue impagada.

Por la presente le emplazamos para que abone esta factura en el plazo de 8 días a partir de la recepción de esta carta.

En caso contrario, nos reservamos el derecho de iniciar cualquier procedimiento necesario para cobrar nuestra deuda.

Atentamente

[Su nombre / Su empresa]".

Según un estudio del Observatorio de los plazos de pago , un requerimiento es suficiente para obtener el pago en el 30% de los casos sin llegar al litigio.

3 consejos para un recordatorio de cliente eficaz

El éxito de los recordatorios a los clientes depende tanto de la forma como del contenido. No basta con recordar a alguien que se ha retrasado en un pago, también hay que preservar la relación comercial y actuar metódicamente.

Adoptar el tono adecuado: firme pero cordial

Desde el primer recordatorio, es crucial adoptar un tono profesional y respetuoso.

El objetivo es obtener el pago sin crear tensiones innecesarias. Utilizar un tono demasiado agresivo puede bloquear el diálogo, mientras que un tono demasiado flexible corre el riesgo de ser ignorado.

Según un estudio realizado por INSEE , El 20% de los retrasos en los pagos se deben a malentendidos sobre las condiciones de pago . Aclarar amablemente su solicitud desde el principio reduce considerablemente este riesgo.

Anticiparse con recordatorios preventivos

Recordarlo incluso antes de la fecha de vencimiento es una práctica excelente. Un simple recordatorio amistoso unos días antes de la fecha de vencimiento puede evitar una factura impagada:

• Recordatorio del próximo vencimiento

• Adjuntar la factura para simplificar el pago

• Le sugerimos que se ponga en contacto con su departamento de contabilidad si tiene algún problema.

Este enfoque le permite anticiparse a las omisiones y demuestra que va en serio.

Automatice los recordatorios para ahorrar tiempo

La automatización de los recordatorios permite garantizar un seguimiento riguroso sin sobrecargar el trabajo. Las herramientas de gestión permiten planificar los recordatorios automáticos en función de la antigüedad de las facturas y adaptar el tono según el retraso constatado.

Según una encuesta Información sobre acreedores , las empresas que utilizan recordatorios automáticos reducen su morosidad un 30% de media . Esto libera tiempo para ocuparse de los casos que requieren atención individual.

¿Qué debo hacer si no recibo respuesta a mi recordatorio?

Incluso con una estrategia de reclamación estructurada, algunos clientes pueden permanecer en silencio. Es importante actuar con rapidez para evitar que la deuda se convierta en irrecuperable.

Recursos amistosos (agentes judiciales, agencias de cobro de deudas)

Antes de acudir a los tribunales, puede recurrir a un agente judicial o a una empresa especializada en el cobro amistoso de deudas:

• El agente judicial puede enviar un requerimiento de pago, un acto oficial que tiene un fuerte impacto psicológico.

• Una empresa de cobro de deudas actúa en su nombre para obtener el pago sin iniciar inmediatamente un procedimiento judicial.

Estos remedios suelen ayudar a resolver la situación sin acudir a los tribunales, y son menos costosos que la acción judicial.

Procedimientos judiciales: requerimiento de pago, procedimiento abreviado y citación judicial

Si fracasa la recuperación amistosa, es posible iniciar los procedimientos judiciales pertinentes:

• Orden de pago rápido y barato para demandas no impugnadas

• Medida cautelar procedimiento de urgencia para obtener un anticipo de siniestro en caso de pruebas sólidas

• Citación en cuanto al fondo acciones judiciales tradicionales en caso de litigio grave

En Francia, más del 60% de las órdenes de pago se liquidan íntegramente según Ministerio de Justicia Es la prueba de que la acción judicial sigue siendo una palanca eficaz de último recurso.

Cómo le ayuda Heropay a evitar los impagos

Poner en marcha una buena estrategia de recuperación es esencial, pero contar con las herramientas financieras adecuadas es igual de importante para asegurar su flujo de caja.

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Unas soluciones sencillas y accesibles pueden reducir la presión financiera de las facturas impagadas y mejorar la gestión diaria de su empresa.