Gestión de impagados: ¿qué medidas concretas pueden adoptarse en caso de morosidad?

Fase 1 - Conciliación amistosa (llamada, correo electrónico o carta)

En caso de retraso en el pago, el primer paso es contactar con el cliente de forma directa y amistosa.

Una simple llamada, correo electrónico o carta puede ser suficiente para calmar la situación.

Rappelez-lui el importe adeudado y la fecha de vencimiento . También es el momento de hacer sugerencias, si es necesario, un calendario de pagos.

El objetivo es mantener un diálogo constructivo al tiempo que le recuerda claramente sus obligaciones.

Esta etapa permite a menudo resolver el problema sin recurrir a medidas más formales o de confrontación.

Paso 2 - La carta de reclamación (plantilla incluida)

Si el recordatorio informal sigue sin respuesta, pase a un recordatorio por escrito. Esta carta formalice su solicitud manteniendo un enfoque amistoso.

Indique claramente :

• Las referencias de la factura impagada

• El importe adeudado

• La fecha de vencimiento inicial

• Consecuencias del impago (sanciones, suspensión de servicios, etc.).

Estos recordatorios formales refuerzan su posición si el caso avanza hacia la vía judicial.

Se pueden enviar por correo postal o electrónico, en función de sus hábitos comerciales con el deudor. Recuerde conserve una copia para sus archivos.

Fase 3 - Notificación formal (por correo certificado con acuse de recibo)

Si los recordatorios anteriores no han surtido efecto, se hace imprescindible enviar un requerimiento formal. Esta carta formal, que debe enviarse a por correo certificado con acuse de recibo, es un requerimiento final de pago antes de emprender acciones legales.

El requerimiento debe indicar el importe exacto de la deuda, el plazo de pago concedido (generalmente de 8 a 15 días), así como consecuencias del impago (intereses de demora, procedimientos judiciales, etc.).

Demuestra que la empresa acreedora ha intentado resolver el litigio de forma amistosa, lo que a menudo exigen los tribunales civiles.

Etapa 4 - Orden de pago (procedimiento rápido y sencillo)

Si no paga tras un requerimiento formal, puede emprender acciones legales un proceso monitorio al tribunal de comercio competente.

Este procedimiento, que es rápido y no requiere audiencia, le permite obtener una orden de ejecución si el juez considera fundada la demanda.

Una vez obtenida la receta, es notificado al deudor por un representante judicial . Si no se presenta ninguna objeción dentro del plazo, se convierte en ejecutiva.

Paso 5 - Recurrir a un funcionario de oficio o a una agencia de cobro de deudas

Si la vía judicial no es suficiente para obtener el pago, puede designar a un comisario judicial para ejecutar la orden :

• Embargo de cuenta bancaria

• Sobre los títulos de crédito

• Etc.

También puede recurrir a una agencia de cobro de deudas que se encargará proactivamente del caso, haciendo un seguimiento con el cliente y posiblemente negociando un calendario de pagos.

¿Qué herramientas puede utilizar para automatizar la gestión de impagados?

Para ahorrar tiempo y reducir los errores humanos, es posible automatizar parte de la gestión de impagados mediante herramientas digitales y soluciones de seguros.

Software de facturación y recordatorios

Herramientas como QuickBooks, Sage o Sellsy le permiten :

• Automatizar recordatorios

• Seguimiento de los plazos

• Genere recordatorios en unos pocos clics.

Algunos incluso incluyen cuadros de mando para ver los saldos de las cuentas de los clientes en tiempo real.

Estas soluciones son ideales para empresas que desean mejorar la eficacia administrativa.

Seguros y factoring

El seguro de crédito ofrece protección contra el impago. A cambio de una prima, el asegurador cubre total o parcialmente las facturas impagadas.

El factoring le permite delegar en un tercero la gestión de sus cuentas por cobrar. Una empresa de factoring compra los créditos de la empresa, adelanta la totalidad o parte de las sumas adeudadas y se encarga del cobro.

Esto libera a la empresa de toda la carga que supone gestionar las facturas impagadas.

¿A quién dirigirse en caso de mora persistente?

Si la vía amistosa o judicial no da resultado, puede recurrir a los servicios de profesionales del cobro de deudas para recuperar las cantidades adeudadas de forma controlada y eficaz.

Una agencia de cobros

Una agencia de cobro de deudas puede intervenir ya en la fase amistosa para intentar recuperar sus deudas pendientes. sin acudir a los tribunales.

Estos profesionales tienen los conocimientos necesarios para gestionar los créditos complejos y aumentar el número de canales de reclamación :

• Manzanas

• Correo

• Negociación

Su actividad se rige por un estricto marco jurídico para proteger a ambas partes. Por lo general pagado por éxito o comisión .

Un comisario judicial (antiguo agente judicial)

El comisario judicial (antiguo agente judicial) es un funcionario ministerial habilitado para intervenir en todas las fases del cobro de deudas, desde la fase amistosa hasta la ejecución. Puede emitir un requerimiento de pago animar a los deudores profesionales a regularizar su situación antes de iniciar cualquier procedimiento judicial.

Una vez obtenido un título ejecutivo (requerimiento de pago, sentencia, etc.), debe ser firmado por el deudor. el único profesional autorizado para notificar la decisión y aplicar medidas coercitivas, como embargos de cuentas bancarias, equipos empresariales u otros activos.

También puede contactarse directamente en el marco del procedimiento de recuperación simplificado para créditos inferiores a 5.000 euros sin acudir a los tribunales.

Su intervención garantiza estricto cumplimiento de los plazos y procedimientos legales, lo que hace que la recogida sea más segura para las empresas.

Un abogado especialista

Un abogado especializado en derecho mercantil y cobro de deudas puede apoyar a la empresa desde el momento en que el deudor la cuestiona por primera vez .

Se recomienda especialmente su intervención en caso de litigios complejos, demandas de gran cuantía o procedimientos colectivos en curso (suspensión de pagos, liquidación obligatoria) están en juego.

También defiende a la empresa en caso de litigio ante un juez.

¿Cómo podemos evitar que esto vuelva a ocurrir?

Para limitar el riesgo de impago en el futuro, puede poner en marcha medidas preventivas eficaces.

He aquí algunos ejemplos de prácticas a adoptar:

• Actualice periódicamente sus condiciones de venta . Deben reflejar con precisión las condiciones de pago, las sanciones por demora y los procedimientos en caso de impago. Así se evitan zonas grises jurídicas.

• Seleccione cuidadosamente a sus clientes . Acuérdate de comprobar sistemáticamente la solvencia de tus clientes antes de firmar cualquier contrato. Puedes analizar sus últimos balances, consultar bases de datos de incidencias de pago (como Coface o Altares) e informarte sobre su reputación. Si es necesario, pide garantías de pago: depósito, aval bancario o seguro de crédito.

• Automatice los recordatorios desde el primer día de retraso . Muchos programas informáticos permiten enviar recordatorios automáticamente, lo que evita los olvidos y mantiene la presión desde el principio.

¿Qué debo hacer si un cliente se niega a pagar?

Si un cliente impugna la factura o se niega claramente a pagarla, empiece por compilar un archivo completo Por ejemplo, contratos u órdenes de pedido, facturas, intercambios de correos electrónicos y pruebas de recordatorios. Estos elementos serán esenciales en caso de litigio.

Depende de la situación, un intento de mediación para evitar el recurso a los tribunales. En cualquier caso, nunca tome medidas unilaterales ni represalias comerciales, pues de lo contrario podría ser sancionado.

Sólo un juez puede dictar medidas vinculantes, que luego ejecuta un comisario judicial.

¿Pueden aplicarse sanciones por demora?

Sí, siempre que su condiciones generales de venta (CGV) o el contrato incluir una cláusula a tal efecto. El importe debe respetar el tipo de interés legal o el tipo indicado en las CGC si es más favorable.

También puede cobrar una tasa de recuperación a tanto alzado de 40 euros, aplicable ipso iure en las relaciones entre profesionales.

¿Existe un umbral mínimo para iniciar un procedimiento judicial de cobro?

Sin importe mínimo emprender acciones legales contra un cliente profesional.

No obstante, los gastos incurridos (agente judicial, abogado, tribunal) deben ser proporcional al importe reclamado .

Para las demandas de menor cuantía, es mejor optar por el procedimiento simplificado de cobro de deudas, el requerimiento de pago o un intento de mediación previa.

Heropay es la solución para evitar impagos y asegurar su tesorería

Anticiparse a los retrasos en los pagos es aún mejor que tener que gestionarlos. Con Heropay obtendrá una solución todo en uno para asegure sus recibos de caja , automatiser vos relances y financer vos factures si es necesario.

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Gestión de los pagos atrasados se basa en una organización rigurosa y herramientas adecuadas. Actuando con rapidez y profesionalizando sus procedimientos, puede reducir el riesgo de problemas de tesorería. Formalizar sus condiciones de pago y anticiparse a los retrasos le dará seguridad a largo plazo para su negocio. En caso de litigios persistentes, rodéese de los socios adecuados para defender sus derechos.