Comprender el formato de facturación electrónica

¿Por qué un formato normalizado para las facturas electrónicas?

El Estado impone formatos específicos para que las facturas electrónicas armonicen los intercambios entre empresas y con las autoridades fiscales.

El objetivo es eliminar errores y simplificar la gestión contable.

Objetivos de la armonización

• Mejorar la contabilidad entre programas informáticos Al imponer formatos comunes, todas las empresas, sea cual sea su programa de facturación, podrán intercambiar facturas sin preocuparse por la compatibilidad.

• Automatizar los procesos contables Facturación electrónica: las facturas electrónicas pueden integrarse directamente en el programa de contabilidad, sin necesidad de volver a introducirlas manualmente.

• Mejorar la eficacia de las auditorías fiscales Al normalizar los formatos, las autoridades pueden analizar automáticamente las transacciones y detectar el fraude del IVA.

Hoy en día, una empresa que recibe una factura en PDF a menudo tiene que volver a introducir la información en su programa de contabilidad.

Con un formato estructurado como Factur-X, los datos se extraen e integran automáticamente. Este evitar errores y agilizar la gestión.

¿Qué formatos de factura electrónica se aceptarán en 2026?

A partir de la entrada en vigor de la reforma, sólo se aceptarán tres formatos de factura electrónica en Francia.

Cada uno tiene sus características específicas y responde a necesidades diferentes en función del tamaño y la actividad de la empresa.

La norma Factur-X: un formato híbrido

Factur-X es un formato mixto que combina un PDF legible con datos XML integrados. Es especialmente adecuado para las PYME y las microempresas, ya que permite una transición fluida a la facturación electrónica.

• Legible por humanos y por software Factur-X: a diferencia de otros formatos XML, Factur-X muestra un PDF convencional al tiempo que incorpora datos que pueden ser utilizados por programas de contabilidad.

• Compatible con la mayoría de herramientas de contabilidad Muchos programas informáticos franceses ya integran Factur-X de serie.

• Facilita la automatización sin trastornos tecnológicos PDF: las empresas que aún utilizan PDF no estarán completamente perdidas.

Ejemplo Una pequeña agencia de comunicación que envía facturas a sus clientes puede seguir proporcionándoles un PDF legible, al tiempo que se asegura de que su software de contabilidad recupera automáticamente la información.

Le format UBL (Universal Business Language)

UBL es un formato XML estructurado, muy utilizado en Europa para los intercambios B2B. Permite automatizar totalmente los procesos de facturación.

• Adoptado por muchos países europeos para el comercio transfronterizo.

• Diseñado para grandes empresas y plataformas EDI que automatizan todo el ciclo de facturación.

• Fácil integración con ERP y sistemas de contabilidad avanzados.

Ejemplo Un proveedor de la industria del automóvil que envíe facturas a un fabricante puede utilizar UBL para transmitir automáticamente sus documentos al sistema ERP de su cliente, sin intervención humana.

Le format CII (Cross Industry Invoice)

CII es una norma internacional de la ONU diseñado para empresas que operan a escala internacional.

• Ideal para multinacionales que tienen que comerciar con varios países con diferentes requisitos fiscales.

• Optimizado para transacciones complejas sobre todo en la industria y la logística.

• Obligatorio para determinados intercambios internacionales.

Ejemplo Una empresa que exporte productos fuera de la Unión Europea tendrá que utilizar el ICI para asegurarse de que su factura es reconocida en los países socios.

¿Cómo elegir el formato adecuado?

Le elección del formato de facturación electrónica depende principalmente del tamaño de la empresa, su modo de funcionamiento y las exigencias de sus socios comerciales.

Este cuadro resume los formatos y para qué tipo de empresa son los más adecuados:

Puede elegir el formato según 4 criterios:

Tamaño y estructura de la empresa

• Una pequeña empresa con necesidades de automatización limitadas puede optar por Factur-X que conserva un aspecto visual PDF al tiempo que integra datos estructurados en XML.

• Una empresa más grande, con un gran volumen de facturas y un ERP (como SAP u Oracle), se beneficiará más de los formatos UBL o CII que permiten la integración contable sin entradas manuales.

La naturaleza del comercio

• Factur-X es ideal si trabaja con PYMES o VSE que utilizan programas de contabilidad estándar.

• UBL es una opción adecuada si sus proveedores o clientes se encuentran en varios países de la Unión Europea, ya que sigue las normas europeas.

• CII es recomendable si tiene socios fuera de Europa y quiere garantizar la compatibilidad con las normas internacionales.

El grado de automatización necesario

• Factur-X es una solución intermedia que mantiene un formato legible a la vez que cumple los requisitos de la facturación electrónica.

• UBL y CII permiten una transmisión totalmente automatizada entre sistemas contables, eliminando cualquier riesgo de error manual.

Restricciones legales y reglamentarias

• En Francia, Factur-X se recomienda especialmente a las empresas que deseen hacer una transición gradual (microempresas, VSE y PYME) .

• Algunas empresas que tengan que tratar con autoridades públicas o mercados internacionales tendrán que optar por UBL o CII para cumplir las normas de sus socios.

3 ejemplos concretos de 3 empresas diferentes

• Diseñador gráfico autónomo que trabaja con clientes franceses elegirá Factur-X emitir facturas fáciles de leer y conformes a la normativa.

• Una PYME especializada en la venta de piezas industriales en Alemania y España adoptera UBL para facilitar el comercio intraeuropeo.

• Exportador de productos electrónicos a Estados Unidos y China debe dar prioridad a CII para garantizar la compatibilidad con las normas internacionales.

¿Cuál es la diferencia entre PDF y los formatos XML obligatorios?

Con la reforma de la facturación electrónica las empresas ya no podrán limitarse a enviar facturas en formato PDF .

El nuevo marco exige el uso de formatos estructurados que permitan la automatización total del tratamiento contable.

¿Por qué ya no basta con el PDF?

El clásico PDF es un formato fijo Muestra la información de la factura, pero los programas de contabilidad no pueden interpretarla automáticamente.

Hasta ahora, las empresas podían enviar sus facturas de esta forma, pero esto requería una introducción manual y conllevaba un riesgo de errores.

A partir de 2026, un simple PDF ya no se considerará una factura electrónica válida . Debe contener datos estructurados que puedan ser utilizados por los programas de contabilidad y las autoridades fiscales.

Comparación entre un PDF tradicional y un formato híbrido como Factur-X :

XML estructurado: la nueva norma

Formatos UBL y CII están estructuradas íntegramente en XML, sin PDF adjunto. Esto significa que estas facturas están diseñadas para integrarse directamente en programas de contabilidad sin intervención humana.

Las ventajas del XML estructurado :

• Automatización completa no es necesario introducir datos manualmente.

• Reducción de errores : elimina los errores tipográficos.

• Interoperabilidad Las facturas pueden intercambiarse directamente entre sistemas.

¿Cómo podemos adaptarnos?

• Compruebe si su programa de facturación le permite emitir facturas en Factur-X, UBL o CII .

• Si no es el caso, considere la posibilidad de pasar por un Plataforma de desmaterialización de socios (PDP) que puede convertir sus facturas al formato correcto.

¿Cómo puede adaptar su programa de facturación a los nuevos formatos?

Todas las empresas deberán asegurarse de que sus programas de facturación son compatibles con los nuevos formatos exigidos por las autoridades fiscales.

Comprobar la compatibilidad con las normas

Los programas de facturación conformes deben poder emitir y recibir facturas en los siguientes formatos Factur-X, UBL o CII .

Antes de 2026, las empresas deben comprobar que sus herramientas actuales son compatibles con estas normas y, en caso contrario, planificar la actualización o el cambio de su software.

4 criterios para elegir un programa informático conforme

• Gestión de formatos requeridos (Factur-X, UBL, CII)

• Integración con ERP o programas de contabilidad existentes

• Puede conectarse a un Plataforma de desmaterialización de socios (PDP)

• Archivo de facturas durante un periodo legal de 6 años como mínimo

Ejemplo: Un asesor autónomo que utilice Excel o Word para facturar tendrá que cambiar a un software de facturación compatible como Sage Business Cloud, Cegid o QuickBooks France.

Utilizar una Plataforma de Desmaterialización de Socios (PDP)

En PDP son plataformas privadas certificadas por Hacienda para facilitar la gestión y transmisión de facturas electrónicas. Permiten :

• Convertir un fichero al formato correcto (Factur-X, UBL, CII)

• Compruebe que las facturas son correctas antes de enviarlas

• Envío de facturas a clientes y autoridades fiscales

• Gestionar el archivo y el historial de los intercambios

Ejemplos de PDP y sus características :

¿Cuánto se tardará en adoptar los nuevos formatos?

El paso a la facturación electrónica tendrá lugar gradualmente entre 2026 y 2028 en función del tamaño de la empresa.

Calendario de cumplimiento

Por lo tanto, las empresas deben anticipar esta transición ahora probar sus herramientas y actualizar su software de facturación.

¿Qué ocurrirá con las empresas que no estén preparadas para 2026?

Las empresas que no cumplan las nuevas obligaciones corren el riesgo de :

• A 15 de multa por factura no conforme con un límite de 15 000 € par an .

• En retrasos en los pagos si los clientes rechazan facturas no conformes.

• A exclusión de los contratos públicos para los proveedores que no cumplan la norma.

Ejemplo: Una PYME que siga enviando facturas en simple formato PDF después de 2028 verá cómo sus documentos son rechazados por sus clientes y se expondrá a sanciones.

Para evitar estos riesgos, es aconsejable probar la facturación electrónica con determinados clientes antes de los plazos oficiales para asegurarse de que todo funciona correctamente.

Heropay le ayuda a pasar a la facturación electrónica

Se acerca el uso generalizado de la facturación electrónica. Hero le ofrece una solución sencilla y progresiva que cumple los nuevos requisitos.

• A partir de junio de 2025 puedes emitir facturas electrónicas en formatos Factur-X, UBL o CII directamente desde su cuenta Hero. Su facturación seguirá funcionando sin problemas, al tiempo que cumple la ley.

• Verano de 2025 Hero le permite reciba y pague sus facturas electrónicamente desde la plataforma. Gestión centralizada para simplificar tu día a día.

• Septiembre de 2025 Hero contará con un solución de financiación de facturas . Podrá acelerar sus cobros y mejorar su tesorería.

• Finales de 2025 Hero se basará en un Socio del PPD garantizar la transmisión de sus facturas y datos fiscales a las autoridades.

• En 2026 El héroe se convertirá en sí mismo Plataforma de desmaterialización de socios (PDP) . Se beneficiará de un servicio completo, sin intermediarios.

Prepárese ahora para las nuevas reglas de la facturación electrónica. Con Hero, puedes estar seguro de cumplir los plazos y elegir los formatos más adecuados para tu negocio.