Facturación electrónica en Alemania: lo que su empresa debe saber

Por qué Alemania se pasa a la facturación electrónica

Alemania se alinea con Normativa europea en términos de digitalización de las transacciones . Este pasaje pretende reforzar la transparencia fiscal y simplificar intercambio comercial . Muchos países europeos ya han adoptado estos sistemas para mejorar sus eficacia de las auditorías fiscales y limitar errores contables .

¿Por qué Alemania se ha quedado rezagada con respecto a otros países europeos?

La estructura federal de Alemania ha frenar la normalización normas. Cada Estado federado ha decidido sus propios requisitos de facturación a las administraciones públicas (B2G).

Sin embargo, el Directiva europea 2014/55/UE requiere armonización. Por ello, Alemania sigue el ejemplo con un plan progresivo. A diferencia de Francia e Italia, que han centralizado sus procesos, Alemania ha dejado a los Estados regionales libertad para adoptar sus propias soluciones Esto ha dado lugar a discrepancias en la aplicación de las obligaciones de facturación electrónica.

Las etapas del calendario para anticipar la transición

• 1 de enero de 2025 las empresas deben ser capaces de recibir facturas electrónicas e integrarlos en sus sistemas contables .

• 1 de enero de 2027 empresas cuyo ventas superiores a 800.000 euros debe emitir facturas electrónicas para todas sus transacciones B2B .

• 1 de enero de 2028 : todas las empresas debe emisión y recepción de facturas electrónicas independientemente de su volumen de negocio.

El objetivo es permitir una adopción gradual y dar tiempo a las empresas para modernizar sus sistemas de gestión contable.

¿Cómo podemos prepararnos para la obligación general de 2028?

Las empresas deben :

• Adaptar su programa de facturación

• Formar a sus equipos

• Pruebe los nuevos formatos antes de la fecha límite para evitar errores administrativos y retrasos.

Por tanto, el primer paso es invertir en soluciones de gestión compatibles con los nuevos requisitos y garantizar un seguimiento riguroso de la transición.

Puede llevar a cabo auditorías internas para garantizar que los sistemas actuales ya cumplen algunas de las normas previstas.

¿A quién afecta la facturación electrónica en Alemania?

Todas las empresas que operan en Alemania Tanto las empresas nacionales como las extranjeras deben cumplir las nuevas normas de facturación electrónica.

Esto se aplica a estructuras de todos los tamaños, desde grandes empresas a autónomos, así como a empresas extranjeras con clientes en Alemania.

¿Está su empresa sujeta a las nuevas normas?

Todas las empresas que facturen a clientes en Alemania deben cumplir esta normativa .

Las transacciones B2G (Business to Government) ya están cubiertas, y las transacciones B2B les seguirán.

Incluso las pequeñas empresas tendrán que adaptar sus procesos y utilizar software compatible.

Obligaciones específicas para las transacciones con el Estado (B2G)

Desde abril de 2020, los proveedores de las administraciones públicas tienen que enviar sus facturas en XFactura .

En las administraciones federales exigen ahora un formato estructurado y normalizados para simplificar los pagos y evitar errores en la gestión del gasto público.

Cómo adaptarse a los requisitos B2B

Las empresas deben garantizar que sus sistemas contables puedan emitir y recibir facturas conformes a las nuevas normas.

¿Qué formatos debo utilizar para enviar facturas electrónicas?

Alemania impone formatos específicos para garantizar una integración perfecta en los sistemas contables y la compatibilidad con las normas europeas.

XRechnung, el formato obligatorio para las administraciones públicas

XRechnung es un formato XML que las autoridades públicas pueden leer y procesar automáticamente.

Su adopción agilizará el procesamiento de facturas y reducirá el riesgo de errores asociados a la introducción manual de datos.

ZUGFeRD y Factur-X para una mayor compatibilidad

Estos formatos híbridos incluyen un Archivo XML en un PDF . Son legibles y fáciles de integrar en los sistemas de facturación.

Ofrecen solución flexible para las empresas que desean mantener una presentación legible al tiempo que cumplen los requisitos de digitalización.

Compruebe que sus facturas cumplen la norma europea EN16931

La Normas EN16931 garantiza la interoperabilidad de las facturas a escala europea. Define la información mínima que debe contener una factura electrónica para cumplir los requisitos legales.

Cómo crear un sistema de facturación que cumpla las normas

Las empresas deben adaptar sus infraestructuras para cumplir las nuevas obligaciones.

Elegir la solución adecuada para generar y enviar facturas electrónicas

El uso de un software de facturación compatible es el primer paso para evitar el rechazo administrativo.

Soluciones como SAP, Datev o Edicom automatizar la generación y el envío de facturas en los formatos requeridos.

Cumplir las normas de archivo y conservación de documentos

Las facturas deben ser conservado durante 10 años en un formato seguro y accesible. La implantación de un sistema de archivo electrónico conforme es esencial para cumplir los requisitos de las auditorías fiscales.

Proteja sus intercambios con firmas electrónicas

Aunque no es obligatorio, el la firma electrónica refuerza la autenticidad documentos y previene el fraude. Garantiza la integridad de las transacciones y acelera la validación de los pagos.

¿Cuáles son los riesgos de incumplimiento?

El incumplimiento puede acarrear sanciones económicas y complicaciones administrativas.

Multas y sanciones

Las empresas que no cumplan la normativa corren el riesgo de ser sancionadas con sanciones económicas de hasta 100.000 euros en función de la gravedad de la infracción.

Las autoridades fiscales también pueden aplicar sanciones adicionales en caso de reincidencia o de incumplimiento prolongado de las obligaciones.

Errores de IVA

Una factura que no cumpla la normativa puede dar lugar a rechazo de la deducción del IVA por parte de las autoridades fiscales alemanas . Esto puede acarrear importantes pérdidas financieras para la empresa afectada.

Cuellos de botella administrativos y complicaciones contables

La ausencia de una facturación electrónica conforme puede dar lugar a retrasos en los pagos y a complicaciones durante las inspecciones fiscales .

Las autoridades pueden exigir documentos justificativos adicionales, lo que aumenta la carga administrativa y retrasa la validación de las transacciones.

Además, las facturas no conformes pueden ser rechazada por sus socios .

¿Por qué la facturación electrónica es una oportunidad para su empresa?

Más allá de las obligaciones legales, la facturación electrónica ofrece una serie de ventajas, sobre todo en términos de productividad, seguridad y reducción de errores contables.

Automatice la gestión de facturas y aumente la productividad

Un estudio de PwC revela que la facturación electrónica reduce el tiempo de tramitación de las facturas en un 60 de media, ahorrando a las empresas miles de horas de trabajo al año.

Al automatizar la creación y el envío de facturas, los equipos contables pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido .

La integración de un sistema de facturación electrónica reduce el tiempo dedicado a la gestión administrativa y elimina las tareas repetitivas. Las empresas pueden optimizar sus recursos y mejorar su eficiencia contable.

Transacciones seguras y seguimiento simplificado de los pagos

Gracias a la trazabilidad digital las empresas pueden seguir los pagos en tiempo real y reducir el riesgo de litigios o errores de facturación.

Según un estudio de la Asociación Europea de Facturación Electrónica, 80 % de las empresas que han adoptado estos sistemas han visto un mejora significativa de su gestión de pagos .

Reducir el fraude y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales

Los formatos normalizados y los controles automatizados limitan el fraude fiscal y facilitan las auditorías.

Según una encuesta realizada por Deloitte , la la facturación electrónica reduce el fraude del IVA en un 30 permitiendo un seguimiento detallado de las transacciones y eliminando las incoherencias en la facturación.

Los formatos normalizados y los controles automatizados limitan el fraude fiscal y facilitan las auditorías.

Heropay le ayuda a pasar a la facturación electrónica

Con Alemania imponiendo generalización de la facturación electrónica de aquí a 2028 Por ello, las empresas deben adaptarse rápidamente a las nuevas obligaciones fiscales y técnicas.

Tanto si es un PYME francesas exportar a Alemania o a Empresa alemana con sede en Berlín o Múnich, Heropay simplifica su transición.

• A partir de junio de 2025 puedes emita sus facturas electrónicamente en formato XRechnung, ZUGFeRD o Factur-X directamente desde su cuenta Heropay, cumpliendo plenamente los requisitos europeos y alemanes (norma EN16931).

• A partir del verano de 2025 también puede reciba y gestione las facturas electrónicas de sus proveedores alemanes a través de Heropay, con fácil integración en sus procesos contables.

• A partir de septiembre de 2025 Hero te ofrecerá soluciones de financiación para sus facturas electrónicas para optimizar su tesorería, incluso en las transacciones B2B transfronterizas.

• Et finales de 2025 Heropay se conectará a un Socio del PPD para garantizar el cumplimiento y el envío de datos fiscales a las autoridades tributarias alemanas, mientras se prepara para su propio estatus de PDP en 2026.

Alemania introduce gradualmente la facturación electrónica Esto será obligatorio en 2028. Si adopta esta reforma ahora, podrá evitar sanciones y mejorar la eficiencia de su empresa. Al anticiparse a estos cambios, su organización se beneficiará de una mejor gestión financiera y una simplificación de los procedimientos administrativos.