Facturación electrónica: funcionamiento y obligaciones

¿Por qué un sistema de facturación electrónica?

La facturación electrónica será progresivamente obligatoria en Francia entre 2026 y 2028.

Para garantizar una aplicación eficaz y coherente, las autoridades fiscales están imponiendo un sistema normalizado de transmisión de facturas, denominado "Patrón Y .

Este modelo pretende garantizar la trazabilidad de las transacciones simplificar las auditorías fiscales y automatizar los procesos contables de las empresas.

Los objetivos de su aplicación

El diagrama en Y tiene 4 objetivos:

• Lucha contra el fraude del IVA En Francia, el fraude del IVA representa una pérdida estimada de 1.000 millones de euros. 20.000 millones de euros al año (fuente: Tribunal de Cuentas). Gracias a la transmisión centralizada de las facturas, las autoridades fiscales podrán controlar mejor las transacciones y reducir las declaraciones fraudulentas.

• Armonizar el comercio entre empresas Con formatos normalizados y un único método de transmisión, las empresas podrán intercambiar facturas más fácilmente, sin incompatibilidades de software.

• Automatizar la gestión contable Facturación electrónica: la facturación electrónica permite una mejor integración con los programas ERP y de contabilidad. El objetivo es reducir los errores de introducción de datos y agilizar el procesamiento de los pagos.

• Mayor transparencia y trazabilidad Cada factura pasará por un punto de control validado por las autoridades fiscales. De este modo, será imposible realizar cambios no autorizados una vez emitida.

Los retos de la facturación electrónica

Aunque esta reforma aportará beneficios tangibles, también conllevará una serie de cambios. retos técnicos y organizativos para empresas :

• Unificar los flujos entre las empresas y las autoridades fiscales En la actualidad, cada empresa utiliza su propio software de facturación. El paso a un sistema único obliga a actualizar estas herramientas y adaptarlas a las nuevas normas.

• Garantizar el cumplimiento de los intercambios Las empresas deben asegurarse de que sus facturas cumplen formatos estrictos (Factur-X, UBL, CII) y se envían a través de plataformas certificadas.

• Gestionar la transición gradual Dependiendo del tamaño de la empresa, la obligación se aplicará entre 2026 y 2028. Es crucial anticiparse a estos cambios para evitar cualquier obstáculo administrativo o fiscal.

Comprender el esquema Y de facturación electrónica

Le Patrón Y es el modelo utilizado por las autoridades fiscales para organizar la circulación de facturas electrónicas. En define el modo en que deben transmitirse las facturas entre las empresas y las autoridades fiscales garantizando su conformidad y trazabilidad.

Definición del diagrama Y

El esquema Y se basa en tres actores principales :

1. El emisor de la factura (proveedor) Crea la factura electrónica en un formato compatible (Factur-X, UBL o CII).

2. Una plataforma intermedia La empresa opta por enviar su factura a través de :

   • El Portal de Facturación Pública (PPF) gestionados por el Estado.

   • Una Plataforma de Desmaterialización de Socios (PDP) una solución privada aprobada.

3. El destinatario de la factura (cliente profesional) y las autoridades fiscales El PPF o PDP envía la factura al cliente y remite la información fiscal a las autoridades.

Los dos circuitos posibles en el diagrama en Y

1. Transmisión a través del Portal de Facturación Pública (PPF)

• La empresa presenta las facturas directamente a la APP .

• El PPF comprueba el cumplimiento del documento y envía la factura al destinatario.

• Al mismo tiempo, se envían los datos fiscales automáticamente a las autoridades fiscales.

✅ Beneficios es una solución gratis simple cumplimiento. ❌ Desventajas La funcionalidad es limitada y no existe una integración avanzada con los programas de contabilidad.

2. Transmisión a través de una Plataforma de Desmaterialización de Socios (PDP)

• La empresa pasa por un PDP privado responsable de formato archivo y transmisión de facturas.

• La PDP envía la factura al cliente y transmite información fiscal al PPF.

✅ Beneficios servicios avanzados, Integración ERP automatización de los procesos contables. ❌ Desventajas El coste varía (y puede ser elevado: hasta varios cientos de euros al mes) en función del proveedor de servicios.

Ilustración del diagrama en Y

Ce régimen de administración fiscal muestra visualmente el diagrama Y:

¿Qué empresas deberían seguir este plan?

La generalización de la facturación electrónica preocupa todas las empresas sujetas al IVA en Francia .

No obstante, el esquema Y se aplicará del siguiente modo gradualmente en función del tamaño de la empresa.

Empresas cubiertas por el régimen

Todas las empresas deben transmitir y recibir facturas electrónicas siguiendo el patrón Y, pero con diferentes diferentes plazos :

• Grandes empresas (+5000 empleados o facturación >1.500 millones de euros) → 1 de septiembre de 2026

• Empresas medianas (ETI) → 1 de septiembre de 2027

• PYME y microempresas → 1 de septiembre de 2028

Así pues, un proveedor que trabaje con grandes empresas tendrá que ser listo para 2026 aunque se trate de una empresa muy pequeña.

Calendario de aplicación

Las empresas deben anticiparse a estos plazos para evitar cualquier interrupción en su ciclo de facturación.

Obligaciones de facturación en el régimen Y

Siguiendo este modelo, las empresas deben cumplir lo siguiente obligaciones específicas en cuanto a la transmisión y el formato de las facturas.

Obligación de utilizar la facturación electrónica

Sólo el transacciones nacionales B2B (entre empresas francesas registradas a efectos del IVA) deben seguir el modelo Y.

Las transacciones afectadas son :

• Todas las ventas y servicios entre empresas en Francia.

• Algunas operaciones con el extranjero a través de informes electrónicos.

Las transacciones excluidas son :

• Ventas a particulares (B2C) → Sin facturación electrónica, pero con declaración electrónica obligatoria para determinadas transacciones.

• Operaciones con empresas extranjeras → Sólo será necesario transmitir determinados datos.

Ejemplo Un autónomo que factura a un particular no tiene que utilizar una factura electrónica pero debe declare sus ventas mediante informes electrónicos .

Requisitos de formato de las facturas

Las facturas electrónicas deben cumplir tres formatos oficiales para garantizar la automatización de los procesos contables:

Ejemplo Una PYME que desee facilitar la gestión contable puede favorecer Factur-X mientras que una empresa con comercio internacional puede optar por CII .

Sanciones por incumplimiento

Las empresas que no cumplan las nuevas normas corren el riesgo de ser sancionadas con sanciones financieras y fiscales :

• Multa de 15 euros por factura no conforme con un límite de 15 000 € par an .

• Riesgo de reevaluación fiscal en caso de error u omisión.

• Rechazo de facturas por parte de los clientes si no cumplen las nuevas normas.

Ejemplo Una empresa que sigue emitiendo facturas PDF convencionales después de 2026 se expone a sanciones y retrasos en los pagos si sus clientes los rechazan.

¿Cómo puede preparar a su empresa para esta nueva situación?

La introducción del régimen Y ha provocado cambios importantes en la forma de gestionar las facturas. Para evitar retrasos o bloqueos en la facturación, las empresas deben pensar en el futuro y adaptar sus herramientas y procesos.

Compruebe la conformidad de su programa de facturación

No todos los programas de facturación son compatibles con el formatos requeridos por la reforma. Por lo tanto, es esencial comprobar varios puntos:

Criterios de control son :

• Compatibilidad con Factur-X, UBL o CII → Su herramienta debe ser capaz de generar estos formatos.

• Conexión con un PDP o PPF → Debe poder enviar y recibir facturas a través de plataformas autorizadas.

• Archivo seguro → Deben conservarse las facturas de 6 años como mínimo de acuerdo con las obligaciones fiscales.

Una empresa que utiliza Excel o Word para sus facturas tendrá que cambiar a un software de facturación certificado como Sage, Cegid o QuickBooks .

Elegir entre PPF y PDP

Las empresas tienen dos opciones para enviar sus facturas:

📌 Ejemplo : Una gran empresa que gestione un gran volumen de facturas podrá optar por un PDP para racionalizar sus intercambios, mientras que un Empresas muy pequeñas con pocas facturas tendrá que conformarse con el PPF gratuito .

Formar a sus equipos

La adopción del régimen Y implica nuevas herramientas y nuevos procedimientos. A formación adecuada es esencial para evitar errores y garantizar la continuidad de la facturación.

Qué esperar :

• Formación en nuevos formatos y plataformas (PPF o PDP).

• Actualización de los procesos internos para integrar la facturación electrónica.

• Sensibilización sobre los riesgos de incumplimiento (sanciones, facturas rechazadas).

Un contable acostumbrado a enviar Facturas en PDF por correo electrónico debe aprender a transmitirlos a través de una plataforma autorizada .

Heropay le ayuda a pasar a la facturación electrónica

Le Patrón Y será indispensable para todas las empresas registradas a efectos del IVA de aquí a 2026. Esto implica replantearse sus intercambios de facturas, elegir una plataforma certificada (PPF o PDP) y garantizar la conformidad de sus formatos de factura (Factur-X, UBL o CII).

Con Hero, puedes anticiparte a estos cambios con facilidad:

• Junio de 2025 Hero: emite tus primeras facturas electrónicas en formato Factur-X directamente desde tu cuenta Hero. Cumple los requisitos del esquema Y desde el principio.

• Verano de 2025 : Hero te permite recibir y pagar facturas electrónicas con un seguimiento seguro y automatizado.

• Septiembre de 2025 usted se beneficia de Soluciones de financiación Hero acelerando sus pagos con la prefinanciación electrónica de facturas.

• Finales de 2025 El héroe se basa en un Socio autorizado de PDP garantizar que sus datos fiscales se transmiten correctamente a las autoridades tributarias.

• 2026 : Hero quiere convertirse en Plataforma de desmaterialización de socios (PDP) para ofrecerle un servicio 100% integrado de gestión de sus facturas.