2 ejemplos de cartas de reclamación de facturas impagadas

¿Cuándo debe enviar la carta de reclamación?

Le cronometraje es esencial para maximizar las posibilidades de recuperar un pago sin dañar la relación.

Una vez pasada la fecha de vencimiento, conviene actuar con rapidez.

Según un estudio Altares , más del 60% de los pagos con menos de 30 días de retraso se resuelven tras un simple recordatorio amistoso. He aquí las principales etapas:

• Desde el primer día retraso en el pago: envío de un simple recordatorio por correo electrónico o teléfono

• Entre 7 y 15 días después de la fecha de vencimiento: envío de la primera carta recordatoria

• Después de 30 días falta de respuesta: envío de un segundo recordatorio o requerimiento

¿Cómo se escribe una buena carta de reclamación?

Una carta bien estructurada recuerda al cliente sus obligaciones sin provocarle. El objetivo es ser claro, educado y firme al mismo tiempo.

Los elementos esenciales para integrar

Para ser eficaz, la carta de reclamación debe contener una serie de datos clave:

• El número y la fecha de la factura en cuestión

• El importe total adeudado incluidas las sanciones

• La fecha de caducidad ha pasado

• Un recordatorio cortés el carácter obligatorio del pago

• Un duplicata de la facture en archivo adjunto

Según la DGCCRF la mención explícita de sanciones legales por retrasos en los pagos aumenta en 25% de posibilidades para obtener una solución rápida.

El tono adecuado para mantener la relación con los clientes

El relanzamiento debe centrarse en tono cortés y profesional . Incluso en caso de retraso prolongado, es esencial evitar cualquier forma de amenaza o agresión.

Un tono cortés aumentaría de 40 las posibilidades de retener al cliente tras un incidente de pago, según Forrester Research.

Ejemplo de la 1ª carta de reclamación de una factura impagada

La primera carta recordatoria tiene por objeto recordar amablemente y dejar la puerta abierta al diálogo. Aquí tienes un modelo que puedes adaptar fácilmente.

Asunto: Factura [nº de factura] pendiente de pago

"Estimado señor o señora,

Salvo error u omisión por nuestra parte, aún no hemos recibido el pago de la factura nº [número de factura] de fecha [fecha], por un importe de [importe] euros, que vencía el [fecha de vencimiento].

Le rogamos que abone la factura lo antes posible. Se adjunta una copia de la factura.

Si ya ha efectuado el pago, haga caso omiso de esta carta. Si encuentra alguna dificultad, no dude en ponerse en contacto con nosotros para que podamos encontrar juntos una solución.

Esperamos sus noticias.

[Firma y datos de contacto de su empresa]".

Cabe destacar según Banco de Francia , casi el 50% de los retrasos en los pagos se deben a simples descuidos. Este enfoque amistoso inicial permite a menudo resolver el problema sin conflictos.

Ejemplo de segunda carta recordatoria de una factura impagada

Según la Observatorio de los plazos de pago cerca de 25% de las facturas requieren al menos un segundo relanzamiento antes de ser ajustado.

Si no hay respuesta al primer recordatorio, es necesario enviar un segundo recordatorio. segunda carta Un recordatorio más firme de su exigencia de pago.

Asunto: 2ᵉ recordatorio - Factura [nº de factura] pendiente de pago

"Estimado señor o señora,

A pesar de nuestra anterior carta de [fecha del primer recordatorio], constatamos que la factura nº [número de factura] emitida el [fecha], por importe de [importe] euros, sigue impagada.

Le rogamos que efectúe el pago en un plazo de 8 días a partir de la recepción de esta carta. Si no lo hace, nos veremos obligados a tomar otras medidas para cobrar nuestra deuda.

Como recordatorio, de conformidad con el artículo L441-10 del Código de Comercio francés, cualquier retraso en el pago dará lugar a la aplicación de penalizaciones por demora y a una indemnización fija de 40 euros por gastos de cobro.

Naturalmente, quedamos a su disposición para tratar cualquier asunto con usted y encontrar una solución amistosa si es necesario.

Esperamos tener noticias suyas pronto.

[Firma y datos de contacto de su empresa]".

¿Qué método debe utilizar para maximizar sus posibilidades de cobro?

Para optimizar sus recordatorios y maximizar sus posibilidades de recuperar sus pagos rápidamente, es crucial adoptar un método estructurado y progresivo.

Recordatorios amistosos: las 4 etapas

Antes de embarcarse en procedimientos más extensos, dé siempre prioridad a la relance amiable . Le permite mantener una buena relación comercial al tiempo que le recuerda sus derechos.

• Envíe un primer recordatorio por correo electrónico o correo ordinario en un plazo de 5 a 7 días a partir de la fecha de vencimiento.

• Seguimiento telefónico en el mismo momento para obtener un compromiso rápido

• Envíe un segundo recordatorio, por correo certificado si es necesario, entre 10 y 15 días después del primero.

• Preparar una notificación formal si no se recibe respuesta

Según un estudio realizado por Intrum en 2024 , 81% de los retrasos en los pagos pueden resolverse amistosamente si los recordatorios son rigurosos y profesionales.

¿Y si el cliente no reacciona?

Si, a pesar de varios recordatorios amistosos, el cliente no paga la factura, es necesario adoptar medidas más restrictivas.

• Enviar una carta de emplazamiento por correo certificado con acuse de recibo

• Recurrir a una agencia de cobro de deudas si el requerimiento sigue sin respuesta

• Considerar un procedimiento judicial simplificado (requerimiento de pago) como último recurso

Según la Banco de Francia El requerimiento de pago puede utilizarse para obtener una resolución favorable en los siguientes casos más del 70% de los casos en menos de 3 meses.

¿Cómo puede simplificar la gestión de sus reclamaciones con Hero?

Aunque Héroe no ofrece recordatorios automáticos, la plataforma le ayuda a agilice el pago de sus facturas y reducir el riesgo de impago .

• Pago rápido en línea: Gracias al enlace de pago Hero, sus clientes pueden pagar su factura inmediatamente con tarjeta bancaria. El coste es competitivo (0,4% para una tarjeta tradicional), lo que fomenta su uso.

• Financiación de sus impagados: En caso de retraso en el pago, puedes liberar hasta 1.000 euros de anticipo de efectivo con Hero X o hasta 50.000 euros con Hero Pro. Así no tendrás que dejar tu negocio en suspenso mientras esperas el pago.

• Seguimiento más fácil de las transacciones : Con acceso ilimitado a su historial de transacciones y recibos centralizados, puede detectar facturas pendientes en unos pocos clics y enviar recordatorios sin demora.

Al simplificar el pago y ofrecer soluciones de financiación rápidas, Hero le permite asegure mejor su tesorería y ahorrar tiempo en la gestión de reclamaciones.