Cuántos recordatorios para una factura impagada: normas, plazos, buenas prácticas

Recordatorios de facturas impagadas: ¿hay un número mínimo o máximo?

No existe ningún requisito legal que le obligue a enviar un número determinado de recordatorios antes de emitir un requerimiento formal.

Pero en la práctica, una secuencia bien estructurada aumenta enormemente sus posibilidades de éxito.

La ley no obliga a nada

No existe ninguna normativa que fije un número mínimo de recordatorios.

En teoría, puede enviar una notificación formal desde el primer día de retraso. Sin embargo, esto suele dañar la relación comercial y puede sorprender a su cliente.

Los buenos métodos en la práctica

En la práctica, la mayoría de las empresas envían De 2 a 3 recordatorios antes de formalizar un requerimiento.

Según un informe Sidetrade De este modo, los recordatorios extrajudiciales pueden servir para recuperar hasta el 84% de las facturas en un plazo de 30 días . Un buen ritmo da tiempo al cliente para reaccionar, al tiempo que demuestra que usted va en serio.

¿Debe adaptarse el número de recordatorios en función del tipo de cliente o de deuda?

Sí, porque no todos los deudores reciben el mismo trato.

Adapte sus recordatorios al perfil del cliente y al importe en cuestión le permite optimizar sus posibilidades de pago limitando al mismo tiempo los riesgos jurídicos o comerciales.

Clientes B2B: rigor y formalismo

Con un cliente empresarial, se puede ser más directo desde el primer recordatorio. Este público conoce las reglas del juego y espera una gestión clara y directa.

Una planificación de 3 relances suele ser bien recibida en este contexto. No olvide incluir los siguientes puntos en sus debates:

• Número de factura

• Fecha de caducidad

• Importe adeudado

• Las posibles consecuencias del impago.

Según un estudio Altares , casi el 30% de las facturas entre empresas en Francia se pagan con retraso Por eso es tan importante el seguimiento sistemático.

Clientes particulares: mayor cautela jurídica

Los particulares están protegidos por el Código de Consumo. Un recordatorio demasiado agresivo puede recalificarse de práctica comercial abusiva .

Dé preferencia a un primer recordatorio muy cortés, y luego aumente gradualmente su firmeza. Limítese a 2 relances máximo antes de emitir un requerimiento formal, procurando dejar constancia por escrito.

El plazo de prescripción es de 2 años para los particulares ( Artículo L218-2 del Código de Consumo francés ), también hay que actuar con rapidez.

Importe de la factura: ¿hay que recaudar lo mismo por 100 euros que por 10.000?

No todo merece el mismo nivel de insistencia. Por ejemplo pequeña factura inferior a 200 euros Un simple recordatorio puede ser suficiente. Si la suma es pequeña, el coste del procedimiento puede superar el importe adeudado.

En cambio, para una factura de varios miles de euros Si vas a enviar un recordatorio, te interesa estructurarlo con precisión. Conserve todos los justificantes de envío y, a partir del tercer recordatorio, prepare la transición a un notificación formal .

En resumen: cuanto mayor sea el importe, más importante es que establezca un marco jurídico para sus recordatorios y asegure sus intercambios.

¿Cómo puede estructurar sus recordatorios para acelerar el pago?

Una buena secuencia de recordatorios aumenta sus posibilidades de recuperar las cantidades adeudadas sin tener que acudir a los tribunales.

Aquí tienes 3 plantillas para copiar y pegar.

Seguimiento 1: comprobar la recepción y mantener la cortesía

À D+5 o D+7 Una vez transcurrido el plazo, empiece con un correo electrónico cortés y objetivo. El objetivo es comprobar que se ha recibido la factura y recordarle el plazo, sin acusarle.

Asunto: Recordatorio de la factura nº 12345 - Vencimiento el 12 de marzo

"Buenos días,

Me gustaría recordarte que la factura nº 12345 de 870 euros, que venció el 12 de marzo, sigue sin pagarse a día de hoy. ¿Quizás se trate de un descuido?

Quedo a su disposición por si necesitan el documento o más información".

Este tono preserva la relación mientras documentar el retraso .

Seguimiento 2: recordatorio de plazos y consecuencias

À J+15 Si no hay pago ni devolución, envíe un recordatorio más firme. Menciona el importe, el plazo incumplido y las posibles consecuencias: sanciones, costes o transferencia a un tercero.

Asunto: 2º recordatorio - factura impagada nº 12345

"Buenos días,
A menos que nos equivoquemos, la factura nº 12345 por valor de 870 euros, pagadera el 12 de marzo, sigue sin abonarse.

Le recordamos que, de conformidad con nuestras condiciones generales, pueden aplicarse penalizaciones por demora, por lo que le rogamos que se ponga en contacto con nosotros lo antes posible.

Este mensaje formaliza la marco contractual y se prepara para la siguiente etapa .

Recordatorio 3: Establezca un ultimátum claro antes de notificar un requerimiento formal

À J+30 Si no se recibe ningún pago, envíe un último recordatorio claro, con un tiempo de respuesta específico y la mención explícita de un emplazamiento .

Asunto: Último recordatorio antes del requerimiento - factura nº 12345

"Buenos días,

A pesar de nuestros anteriores recordatorios, no se ha abonado la factura nº 12345 por valor de 870 euros.

Si el pago no se recibe en un plazo de 5 días laborables, nos veremos obligados a iniciar un procedimiento formal de cobro.

Le instamos a que regularice su situación lo antes posible para evitar tener que dar nuevos pasos.

Esta secuencia de tres pasos le permitirá llevar un registro escrito claro , d' escalar gradualmente el tono y optimizar el cobro amistoso de deudas .

3 recordatorios: ¿por qué se ha impuesto esta norma?

El plan de tres relanzamientos ha demostrado ser el más eficaz. práctica de referencia en el cobro extrajudicial de deudas, porque equilibra la eficacia jurídica con el mantenimiento de una buena relación con el cliente. He aquí por qué.

Garantizar su recurso en caso de litigio

Enviar tres recordatorios espaciados y documentados le permite elaborar un expediente sólido si el caso debe ir a los tribunales.

Cada mensaje fechado puede utilizarse como diligencia debida Esto refuerza su posición en los tribunales.

Según el Ministerio de Justicia, en caso de litigio, un juez puede considerar los esfuerzos de un recordatorio como prueba de la buena fe del acreedor. Si no hay respuesta o no hay pago tras varios recordatorios, el requerimiento adquiere todo su peso.

Mantener una imagen profesional y comedida

Si multiplica los recordatorios demasiado pronto o de forma demasiado agresiva, corre el riesgo de dañar su relación comercial . Por el contrario, el ritmo derecho (a menudo D+5, D+15, D+30) muestra que eres :

• Organizado

• Gestión coherente

• Respetuoso con su interlocutor

Esto le distingue de las prácticas de cobro brutales o torpes, y añade valor a su empresa .

Optimice su tasa de cobro extrajudicial

Según un armario Arc , casi el 80% de las facturas impagadas se liquidan antes de llegar a la fase judicial siempre que se controle rigurosamente.

La regla de las tres carreras crea un presión creciente pero controlada que fomenta el pago sin enfadar al cliente. También permite identificar perfiles de riesgo para ajustar sus condiciones de pago en el futuro.

¿Cuánto tiempo debe transcurrir entre un recordatorio y otro?

Respecter un calendario progresivo entre sus recordatorios maximizará sus posibilidades de pago sin perder credibilidad. No existe un plazo legal, pero la regularidad y la coherencia marcan la diferencia.

Plazos estándar: D+5, D+15, D+30

He aquí una secuencia recomendada para los créditos B2B:

• 1er relanzamiento : à J+5 de la fecha de vencimiento, un simple recordatorio cortés

• 2º relanzamiento entre D+15 y D+20 tono más directo, mención de las sanciones

• 3er relanzamiento : fresco J+30 último recordatorio antes del emplazamiento

Este ritmo está lo suficientemente espaciado como para dar tiempo para reaccionar al tiempo que destaca la creciente urgencia de la normativa.

Plazos adaptables en función de los perfiles y los retos

Puede ajustar estos plazos en determinados casos:

• Clientes fieles o financieramente frágiles relanzamientos más espaciados, tono más suave

• Billetes pequeños menos pasos, pero documentados

• Grandes pedidos o clientes en peligro un ritmo más rápido, más juntos

La clave está en documentar cada recordatorio y mantener plazos de entrega razonables pero nunca más de varias semanas entre dos dosis de refuerzo.

3 errores que hay que evitar al enviar recordatorios

Incluso con una buena planificación, algunos errores de forma o de tono pueden arruinar sus posibilidades de obtener un pago rápido.

Relanzar demasiado pronto o demasiado a menudo

Enviar un recordatorio el día después de la fecha límite o inundar a su cliente con mensajes puede generar :

• Sensación de acoso

• Un abuso de confianza comercial

Deja al menos 5 días laborables después de la fecha de vencimiento antes del primer recordatorio, y luego respetar el plazos progresivos .

Amenazar sin poder actuar

Evite fórmulas como "se le llevará a los tribunales" si realmente no tiene intención de iniciar un procedimiento. Socava su credibilidad y puede calificarse de presión indebida .

Mantén los hechos: importe, fecha de vencimiento, sanciones legales . La notificación formal será el último recurso.

Olvidarse de formalizar los intercambios

No basta con una llamada telefónica. Es necesario llevar un registro escrito de cada recordatorio (correo electrónico, carta o incluso carta certificada), especialmente si está considerando emprender acciones legales.

Documentar sus recordatorios también le permite gestione mejor su tesorería e identificar a los clientes problemáticos.

No dejes que tu tesorería dependa de los plazos: Hero puede adelantarte el importe.

Cada día que llega tarde debilita su negocio. En lugar de esperar a que tus recordatorios tengan éxito, puedes asegure su dinero inmediatamente con Héroe .

Barba de héroe adelanta el importe de sus facturas B2B validadas sin esperar a que el cliente pague. Usted conserva el control sobre el recordatorio, al tiempo que mantiene un alto nivel de eficiencia. flujo de caja estable .

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