¿Cómo cobrar fácilmente una factura impagada?

¿Qué debo hacer si tengo una factura impagada?

Existen soluciones sencillas y paso a paso para hacer frente a los impagos. No hay por qué alarmarse ni dar largas al asunto: hay varias medidas que puede tomar para maximizar sus posibilidades de cobrar sus deudas.

Hay que tener en cuenta cuatro opciones principales:

• Seguimiento del cliente por correo electrónico o teléfono

• Envío del requerimiento

• Solicitar al tribunal un requerimiento de pago

• Llama a un agente judicial o a una agencia de cobro de deudas.

Paso 1 - Seguimiento del cliente (por correo electrónico o teléfono)

Antes de dar ningún paso formal, empiece siempre por Haga un seguimiento de su cliente de forma sencilla y amigable. A menudo, un simple descuido o malentendido es el motivo del retraso en el pago.

He aquí un ejemplo de correo electrónico eficaz:

Asunto: Recordatorio de factura nº [XXX] Hola [nombre del cliente],

Tomamos nota de que la factura nº [XXX], por importe de [XXX €], vencida el [fecha], aún no ha sido abonada.

Realice el pago lo antes posible o póngase en contacto con nosotros si tiene alguna duda.

Esperamos sus noticias,

Atentamente

[Su nombre / empresa]

Adoptar siempre un tono profesional, cortés y no agresivo . Se puede hacer un relanzamiento inicial a partir del día siguiente a la fecha de vencimiento.

Si no recibe respuesta, repita los recordatorios. a intervalos regulares por ejemplo, una vez a la semana, alternando correos electrónicos y llamadas telefónicas.

Si, tras dos o tres recordatorios sin respuesta satisfactoria, el cliente persiste en no pagar, conviene pasar a la siguiente fase: el envío de una notificación formal de impago.

Paso 2 - Envío de un requerimiento

Si no ha tenido éxito en sus intentos de llegar a un acuerdo amistoso, el envío de una notificación formal de impago se convierte en un paso esencial. Esta carta oficial constituye una citación definitiva antes de emprender acciones legales.

¿Cuándo debo enviarla? En cuanto se dé cuenta de que los recordatorios por correo electrónico o teléfono quedan sin respuesta o si el cliente realiza aplazamientos injustificados. En general, recomendamos no espere más de 30 días después del vencimiento inicial de la factura.

La carta de emplazamiento debe ser precisa y formal. Debe incluir la siguiente información:

• Datos de contacto de ambas partes.

• El número de referencia y el importe exacto de la factura impagada.

• La fecha de expiración inicial.

• Un nuevo plazo razonable para llegar a un acuerdo (por ejemplo, de 8 a 15 días).

• Consecuencias jurídicas del impago (requerimientos de pago, sanciones, costes de cobro).

Ejemplo de formulación sencilla:

"Por la presente le emplazamos para que abone la cantidad de [importe] correspondiente a la factura nº [referencia], vencida el [fecha], en el plazo de [número] días a partir de la recepción de esta carta. Si no lo hace, nos reservamos el derecho de tomar las medidas necesarias para cobrar esta deuda.

Le recomendamos que envíe esta carta por correo certificado con acuse de recibo conservar pruebas de sus acciones, algo esencial si el litigio llega a los tribunales.

Paso 3 - Solicitar un requerimiento de pago

Si los recordatorios y la notificación formal no han surtido efecto, puede iniciar un procedimiento de cesación. Este procedimiento jurídico simplificado permite obtener rápidamente una orden de ejecución para obligar al deudor a pagar su deuda.

El procedimiento es el siguiente barato (tasas judiciales de unos 35 a 40 euros) y rápido (normalmente unas semanas). Se lleva a cabo mediante presentando una solicitud por escrito ante el tribunal de comercio competente.

Una vez obtenida la orden de cesación, debe ser notificado al deudor por un representante judicial (antiguo agente judicial), que puede iniciar embargos si es necesario.

Paso 4 - Llamar a un agente judicial o a una agencia de cobro de deudas

Cuando fracasan las vías amistosa y legal, o si desea delegar el cobro de deudas, tiene dos opciones: el agente judicial o la agencia de cobros.

He aquí la diferencia entre ambos:

• El Comisario de Justicia tiene poder legal para ejecutar las resoluciones judiciales (embargo de cuentas, activos, etc.).

• La agencia de cobros actúa únicamente de forma amistosa, sin poderes coercitivos, pero puede intensificar los recordatorios y negociar planes de pago.

En cuanto a los costes, los honorarios varían en función de las sumas recuperadas y de las condiciones (tarifa plana, porcentaje, costes fijos). En general, deberá pagar entre el 10% y el 20% del importe recuperado.

Recurrir a estos profesionales tiene sentido para deudas grandes o estratégicas, ou si no dispone de recursos internos para supervisar los recordatorios y procedimientos . Su intervención aporta un peso adicional que puede convencer a un cliente recalcitrante.

¿Puedo cobrar multas por demora?

Sí, siempre que sus Condiciones Generales de Venta (CGV) o sus facturas prevén explícitamente estas penalizaciones. Alternativamente, puede aplicar el l tipo de interés legal se fija cada seis meses.

Estas sanciones empiezan a correr desde el primer día de retraso, sin necesidad de recordatorio.

¿Puedo cobrar gastos de cobro?

En el caso de los siniestros B2B, tiene derecho a reclamar una indemnización legal a tanto alzado de 1.000 euros. 40 desde el primer día de retraso. Si sus Condiciones Generales estipulan costes adicionales de recogida y puedes justificarlas, también puedes reclamarlas.

¿Y si el cliente está en el extranjero?

El cobro de una factura internacional impagada requiere enfoques específicos . Dentro de la Unión Europea, es posible contratar un proceso monitorio europeo.

Para los clientes de fuera de la UE, generalmente se necesita recurrir a los servicios de un abogado especializado en Derecho internacional o designar a un intermediario local (agente judicial, abogado, agencia) para ejecutar la decisión en el país en cuestión.

En cualquier caso, el cobro de deudas impagadas puede resultar un reto importante. más restrictivas y costosas cuando el cliente está en el extranjero. En particular, hay que tener en cuenta las diferencias culturales, las barreras lingüísticas y las diferencias jurídicas.

La gestión de facturas impagadas es un reto habitual para cualquier empresa, pero existen soluciones sencillas y paso a paso para hacerle frente. La reclamación, la notificación formal, los procedimientos judiciales y la intervención profesional son herramientas que pueden utilizarse en función de la situación. Estructurando su planteamiento y apoyándose en socios competentes, puede maximizar sus posibilidades de recuperar sus deudas al tiempo que preserva sus relaciones comerciales.