Vorlage 1. Mahnung einer unbezahlten Rechnung: kostenlose Beispiele

Wann sollten Sie Ihre 1. Mahnung versenden, um Ihre Chancen auf eine Zahlung zu maximieren?

Das Versenden Ihrer ersten Mahnung zum richtigen Zeitpunkt ist entscheidend für Ihre Zahlung konfliktfrei erhalten . Ideal ist es, wenn Sie Ihren Kunden erneut anschreiben zwischen 5 und 7 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung.

Eine zu frühe Mahnung könnte erscheinen pressant oder unnötig, wenn der Kunde einfach nur ein paar Tage länger brauchte.

Umgekehrt ist das Warten auf mehr als 10 Tage verringert Ihre Chancen, schnell bezahlt zu werden : nach Ablauf dieser Frist, so die Kanzlei Intrum, das Risiko einer endgültigen Nichtzahlung um 26% steigt .

Seien Sie in Ihrer Kommunikation präzise: Erinnern Sie höflich an die vergangene Frist, fordern Sie dazu auf, die Situation zu bereinigen, und bieten Sie bei vorübergehenden Liquiditätsproblemen einen Tausch an.

Dieser Ansatz bewahrt die Beziehung und erinnert nachdrücklich an die Zahlungspflicht .

Was sollte ein guter 1. Mahnbrief enthalten?

Ein erfolgreicher 1. Relaunch beruht auf einem feines Gleichgewicht : Sie muss nachdrücklich erinnern die Zahlungspflicht bei gleichzeitiger die Kundenbeziehung bewahrt .

Um wirksam zu sein, muss Ihr Brief einige unverzichtbare Elemente enthalten, die Ihre Anfrage legitimieren und erleichtern eine schnelle Regulierung .

Im Gegensatz zu einem Mahnschreiben ist die 1. Mahnung kein verbindliches formales Dokument.

Sie dient vor allem dazu die Situation klären und zu das spannungsfreie Bezahlen fördern . Ihre Botschaft sollte einfach, klar und lösungsorientiert sein: Das Ziel ist es nicht, anzuklagen, sondern Gelegenheit geben, ein Versäumnis zu korrigieren oder ein mögliches Liquiditätsproblem zu lösen.

Laut einer Studie Altäre , 90 % der verspäteten Zahlungen nicht böswillig sind.

Das zeigt, wie sehr der Ton und die Struktur Ihres ersten Rückrufs sind strategisch wichtig, um schnell an Ihr Geld zu kommen, ohne Ihren Gesprächspartner zu verunsichern.

Die obligatorischen Angaben

Um Ihrer ersten Mahnung Gewicht zu verleihen, müssen einige Informationen unbedingt klar und deutlich erscheinen:

• Ihre vollständigen Kontaktdaten (Firmenname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)

• Die Kontaktdaten des Klienten betroffen

• Die Nummer der unbezahlten Rechnung und seine Ausstellungsdatum

• Der genaue geschuldete Betrag (ohne Hinzufügung von Strafen für die 1. Mahnung)

• Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum der Rechnung

• Eine explizite Aufforderung zur Zahlung in kürzester Zeit

• Eine höfliche Erwähnung Aufforderung, den Brief zu ignorieren, wenn die Zahlung bereits erfolgt ist

Durch das Anhängen einer Kopie der Rechnung auf dem Postweg, schränken Sie auch das Risiko von Ausreden oder Missverständnissen seitens Ihres Kunden ein.

Laut Paydex Deutschland , einer von drei Klienten sich mit der Zahlung Zeit lässt, einfach weil er nicht mehr die Rechnung zur Hand zu dem Zeitpunkt, an dem er die Mahnung erhält (daher ist es wichtig, alle Elemente in der gleichen Nachricht anzufügen, um die Abwicklung so weit wie möglich zu erleichtern ).

Der richtige Ton für Ihre Kundenbeziehung

Die Art und Weise, wie Sie Ihre erste Mahnung formulieren, kann den Unterschied machen zwischen einer schnellen Zahlung und einer Verschlechterung der Geschäftsbeziehung. Ihre t muss gewählt werden strategisch auf der Grundlage des Profils Ihrer Kundin/Ihres Kunden und des bisherigen Verlaufs Ihrer Gespräche.

Für einen treuen Kunden, der normalerweise pünktlich bezahlt, bevorzugen Sie einen höflicher und wohlwollender Ton . Es ist wahrscheinlich, dass es sich um ein einfaches Vergessen oder einen Verwaltungsfehler handelt. Eine freundliche Erinnerung wird dazu führen, dass die Situation regeln, ohne zu kränken Ihren Gesprächspartner.

Umgekehrt, wenn Ihr Klient schon einmal gezeigt hat, dass er Anzeichen von Unpünktlichkeit oder bösem Willen in der Vergangenheit einen Ton fester, aber immer noch professionell ist schon bei der ersten Mahnung erforderlich. Es geht dann darum zeigen, dass Sie genau beobachten Ihre Forderungen und gleichzeitig eine Tür offen lassen zu einer gütlichen Einigung.

Einige gute Praktiken, die Sie befolgen sollten :

• Bleiben Sie sachlich : nennen Sie die Daten, die Beträge, ohne Urteil oder Vorwurf

• Bringen Sie Ihre Erwartungen klar zum Ausdruck : Geben Sie an, was Sie erwarten und innerhalb welcher Frist Sie es erwarten.

• Einen Kontakt vorschlagen : Laden Sie Ihren Kunden höflich ein, sich bei Schwierigkeiten an Sie zu wenden.

• Passen Sie die Form an den Kanal an : Eine E-Mail kann leichter sein, ein Postbrief formeller.

Laut einer Intrum-Studie aus dem Jahr 2023, 42 % der Unternehmen stellen fest, dass die Anpassung des Tonfalls ihrer Mahnungen an das Kundenprofil verbessert signifikant ihre Auszahlungsrate.

Ein guter Ansatz von Anfang an kann also Ihnen ein langwieriges und teures Inkasso ersparen .

2 Vorlagen für 1. Mahnschreiben für eine unbezahlte Rechnung

Die Verwendung einer situationsangepassten Vorlage ermöglicht Folgendes Zeit sparen ganz in die Wirkung verstärken Ihres Mahnschreibens zu berücksichtigen. Hier sind zwei konkrete Beispiele: das eine ist flexibler für einen zuverlässigen Kunden, das andere fester für einen unsicheren Kunden.

Beispiel 1: Vorlage für eine erste Soft-Mahnung für einen vertrauenswürdigen Kunden

Wenn ein Stammkunde die Zahlung ausnahmsweise verzögert, ist es wichtig, dass Sie die Beziehung bewahren und dabei höflich an die Zahlungspflicht erinnern.

Modell :

Betreff: Mahnung 1 - Rechnung Nr.[XXX] fällig

[Stadt], am [Datum]

"Frau, Herr,

Wenn wir uns nicht irren, haben wir noch keine Zahlung für die Rechnung Nr. [XXX], ausgestellt am [Datum] über einen Betrag von [XXX] €, fällig am [Datum], erhalten.

Wir sind uns bewusst, dass unvorhergesehene Ereignisse eintreten können. Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie die Zahlung so schnell wie möglich vornehmen würden. Falls die Zahlung bereits erfolgt ist, bitten wir Sie, diese Nachricht zu ignorieren.

Wir stehen Ihnen für weitere Informationen gerne zur Verfügung und verbleiben mit freundlichen Grüßen.

[Ihre Unterschrift]"

Beispiel 2: Modell für eine erste, härtere Mahnung für einen risikobehafteten Kunden

Wenn der Klient ein Risiko darstellt oder bereits Verzögerungen erlebt hat, ist es entscheidend, dass Sie einen klaren Rahmen ab der ersten Mahnung setzen ohne in Aggressivität zu kippen.

Modell :

Betreff: Erste Mahnung für unbezahlte Rechnung Nr.[XXX].

[Stadt], am [Datum]

"Frau, Herr,

Trotz der Fälligkeit am [Datum] haben wir die Zahlung der Rechnung Nr. [XXX] in Höhe von [XXX] € nicht erhalten.

Wir bitten Sie, Ihre Situation innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt dieses Schreibens zu bereinigen. Andernfalls behalten wir uns das Recht vor, die in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgesehenen Strafen zu verhängen.

Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Sorgfalt und stehen Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung.

Wir verbleiben mit freundlichen Grüßen.

[Ihre Unterschrift]"

2 Tipps, um Ihre Chancen auf eine Auszahlung mit Ihrer 1. Mahnung zu erhöhen

Die Optimierung Ihrer ersten Mahnung kann einen großen Unterschied machen: mehr als 70 % der Rechnungen nicht bezahlt werden nach einem einfachen, gut durchgeführten Relaunch erledigt, ebenfalls laut Intrum.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Chancen maximieren können.

Den Versand verdoppeln, um den Empfang zu sichern

Verlassen Sie sich nicht nur auf einen einzigen Kanal : die Sendung verdoppeln ist eine einfache und effektive Technik, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft ankommt.

• Schicken Sie Ihren Brief per E-Mail für die Schnelligkeit

• Verdoppeln Sie mit einem Briefpost , idealerweise per Einschreiben, um einen Beweis zu behalten

• Im Zweifelsfall ergänzen Sie mit einem Telefonanruf um den korrekten Empfang zu bestätigen

Durch die Vervielfältigung der Kanäle minimieren Sie das Risiko dass Ihre Erinnerung ignoriert wird oder verloren geht.

Optimieren Sie das Timing

Der Zeitpunkt Ihrer ersten Mahnung beeinflusst Ihre Chancen auf eine Auszahlung stark. Hier sind die beste Praktiken :

• T+5 nach Fälligkeit : Schicken Sie Ihre erste Mahnung. Das zeigt Ihre Ernsthaftigkeit, ohne aggressiv zu wirken

• Zu Beginn der Woche neu starten : Statistiken zeigen, dass die dienstags und mittwochs sind die Tage, an denen die Zahlungen am schnellsten bearbeitet werden, nach GoCardless

• Vermeidung von Monatsendspurt : eine Zeit, in der die Buchhaltung der Unternehmen oft stark belastet ist, mit einem höheren Risiko, dass Ihr Mahnschreiben verschoben wird.

Im richtigen Moment zu erhöhen, ermöglicht Ihnen die durchschnittlichen Zahlungsfristen verkürzen und von Ansammlungen vermeiden von unbezahlten Rechnungen.

Wie Hero Ihre Zahlungen nach Mahnungen beschleunigen kann

Auch nach einer ersten Mahnung können einige Zahlungen verspätet erfolgen. Mit Held Sie können Ihre Rechnungen finanzieren mit wenigen Klicks: bis zu 1 000 € mit Hero X und bis zu 50 000 € avec Hero Pro.

Hero hilft Ihnen auch bei :

• Ihren Cashflow verzinsen bis 5 % die ersten zwei Monate

• Ihre Rechnungen und Zahlungen einfach nachverfolgen mit unbegrenztem Zugang zu historischen

• Ihre Belege zentralisieren um das Vergessen zu vermeiden

Ergebnis : Sie erhalten Ihr Geld schnell zurück, ohne auf Zahlungsfristen angewiesen zu sein.