Mahnschreiben an Kunden für unbezahlte Rechnungen: Wie geht man richtig vor?

Was ist eine Kundenmahnung für eine unbezahlte Rechnung?

Einen Kunden wegen einer unbezahlten Rechnung anzumahnen bedeutet, ihn höflich, aber bestimmt daran zu erinnern, dass eine erwartete Zahlung nicht zum vereinbarten Zeitpunkt erfolgt ist. Laut einer Studie der Firma Altäre , mehr als 56 % der französischen Unternehmen leiden unter verspäteten Zahlungen . Schnelles Handeln ist daher von größter Bedeutung.

Definition einer unbezahlten Rechnung

Eine Faktur gilt als unbezahlt, wenn sie nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Zahlungsfrist nicht beglichen wurde, häufig 30 Tage nach der Sendung in Frankreich.

Warum ist Mahnwesen wichtig für Ihre Liquidität?

Durch Mahnungen können die direkten Auswirkungen auf die Liquidität begrenzt werden, wobei zu beachten ist, dass 7 von 10 Konkursen in Frankreich sind mit Liquiditätsproblemen verbunden (Quelle: Banque de France). Jeder Tag, den Sie zu spät kommen, schwächt Ihre Fähigkeit, Ihre laufenden Kosten und Ihre Lieferanten zu bezahlen.

Wann mahnt man einen Kunden wegen einer unbezahlten Rechnung?

Das Mahnen zum richtigen Zeitpunkt ist entscheidend, um Ihre Chancen zu maximieren, Ihre Schulden einzutreiben, ohne die Geschäftsbeziehung zu beschädigen. Ein schlechtes Timing kann die Situation verkomplizieren.

Gesetzliche Zahlungsfristen

In Frankreich ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Rechnungen zwischen Geschäftsleuten innerhalb einer Frist von höchstens 60 Tage nach Ausstellung oder 45 Tage Ende des Monats Die Artikel L441-10 des Handelsgesetzbuchs .

Nach Ablauf dieser Frist werden automatisch Verzugszinsen fällig. Um Missverständnisse zu vermeiden, achten Sie genau auf die auf Ihren Rechnungen angegebenen Fälligkeiten.

Anzeichen, dass ein Aufschwung nötig ist

Bestimmte Anzeichen sollten Sie alarmieren, damit Sie schnell handeln können:

• Die Zahlungsfrist wird ohne Antwort des Kunden überschritten

• Der Kunde verschiebt das Zahlungsdatum mehrmals

• Der Klient bricht die Kommunikation allmählich ab

Wenn Sie bereits bei den ersten Anzeichen handeln, verringert sich das Risiko einer längeren Zahlungsunfähigkeit.

Wie mahnt man einen Kunden wegen einer unbezahlten Rechnung?

Eine wirksame Mahnung erfordert ein schrittweises und strukturiertes Vorgehen. Jeder Schritt muss auf das Verhalten des Kunden und das Alter der Schulden abgestimmt sein.

1. Schritt: Die gütliche Mahnung (E-Mail oder Telefon)

Die erste Mahnung sollte schnell erfolgen, idealerweise gleich der erste Tag der Verspätung . Eine einfache E-Mail oder ein Anruf hilft oft, die Situation zu klären:

• Höflich an die verstrichene Frist erinnern

• Andeuten, dass es sich um ein Versehen handeln könnte

• Eine Erinnerung an den Betrag und die Zahlungsmodalitäten vorschlagen

Dieser informelle Ansatz ermöglicht in fast 50 % der Fälle Nach Angaben der Kanzlei Atradius Sie können auch eine schnelle Zahlung erhalten.

2. Schritt: Der formelle Mahnbrief

Wenn innerhalb von 7 bis 10 Tagen keine Antwort kommt, ist eine härtere Mahnung nötig:

• Erwähnen Sie den Betrag, das Rechnungsdatum und die überschrittene Frist.

• Über geltende Verzugsstrafen informieren

• Eine neue, genaue Frist zur Regelung der Situation setzen

Durch das Versenden eines formellen Briefes können Sie zeigen, dass Sie Ihre Fälle ernsthaft verfolgen.

3. Schritt: Die Mahnung per Einschreiben

Wenn die vorherigen Mahnungen nach 15 bis 30 Tagen ohne Wirkung bleiben, wird eine Mahnung unerlässlich :

• Ein Einschreiben mit Rückschein versenden

• Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist verlangen (z. B. 8 Tage)

• Warnung vor möglichen rechtlichen Schritten bei Nichteinhaltung der Vorschriften

Das Aufforderungsschreiben ist eine wichtige Voraussetzung für spätere rechtliche Schritte.

3 Mahnungsvorlagen für unbezahlte Rechnungen

Die Verwendung präziser Vorlagen für Mahnschreiben spart Zeit, wirkt professionell und erhöht die Chancen, Zahlungen zurückzuerhalten. Den Ton in jeder Phase anzupassen ist entscheidend, um die Kundenbeziehung zu erhalten und gleichzeitig hart zu bleiben.

Beispiel für eine E-Mail zur 1. Mahnung

Die erste Mahnung sollte einfach und wohlwollend sein. Sie soll an die ausstehende Zahlung erinnern, ohne Ihren Kunden zu überrumpeln.

Objekt : Mahnschreiben für Rechnung Nr.[Nummer] - [Name Ihres Unternehmens].

Nachricht :

"Hallo [Name des Kunden],

Wenn wir uns nicht geirrt haben, haben wir noch keine Zahlung für die Rechnung Nr. [Nummer], ausgestellt am [Datum], über einen Betrag von [Betrag]€ erhalten.Wir bitten Sie, die Zahlung vorzunehmen oder uns zu informieren, falls ein Problem aufgetreten ist.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name / Ihr Unternehmen]"

Ein freundlicher Tonfall verhindert, dass die Situation unnötig angespannt wird, vor allem, wenn es sich nur um ein Versehen handelt.

Beispiel für einen Brief zur 2. Mahnung

Wenn der erste Kontakt unbeantwortet bleibt, sollte der zweite Nachdruck fester und mit einem Rahmen versehen sein.

Objekt : Zweite Mahnung wegen unbezahlter Rechnung Nr.[Nummer].

Nachricht :

"Hallo [Name des Kunden],

Trotz unserer ersten Mahnung vom [Datum] stellen wir fest, dass die Rechnung Nr. [Nummer] in Höhe von [Betrag]€ immer noch unbezahlt ist.

Wir bitten Sie, Ihre Situation innerhalb von 7 Tagen zu bereinigen.

Gemäß unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden ab dem [neue Frist] Verzugszinsen fällig.

Stehen Ihnen für weitere Informationen zur Verfügung,

[Ihr Name / Ihr Unternehmen]"

Die genaue Angabe der rechtlichen Konsequenzen zeigt, dass Sie es ernst meinen, aber trotzdem höflich bleiben.

Beispiel für ein Aufforderungsschreiben

Das Aufforderungsschreiben ist ein formeller Schritt. Sie muss genau abgefasst sein, damit sie bei einem Rechtsstreit zulässig ist.

Objekt : Mahnung zur Begleichung einer unbezahlten Rechnung Nr.[Nummer].

Nachricht :

"Frau, Herr,

Trotz unserer früheren Mahnungen stellen wir fest, dass die Rechnung Nr. [Nummer], ausgestellt am [Datum], über einen Betrag von [Betrag]€ immer noch unbezahlt ist.

Hiermit fordern wir Sie auf, diese Rechnung innerhalb von acht Tagen nach Erhalt dieses Schreibens zu begleichen.

Bei Nichtbereinigung behalten wir uns das Recht vor, alle notwendigen Schritte einzuleiten, um unsere Forderung einzutreiben.

Wir verbleiben mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name / Ihr Unternehmen]"

Laut einer Studie der Beobachtungsstelle für Zahlungsfristen , eine Mahnung reicht in 30 % der Fälle aus, um die Zahlung zu erhalten ohne in einen Rechtsstreit zu gehen.

3 Tipps für eine erfolgreiche Kundenmahnung

Eine erfolgreiche Kundenmahnung beruht sowohl auf der Form als auch auf dem Inhalt. Es reicht nicht aus, an eine überfällige Zahlung zu erinnern, Sie müssen auch die Geschäftsbeziehung erhalten und methodisch vorgehen.

Den richtigen Ton treffen: fest, aber herzlich

Schon bei der ersten Mahnung ist es entscheidend, einen professionellen und respektvollen Ton anzuschlagen.

Das Ziel ist es, die Zahlung zu erhalten, ohne unnötige Spannungen zu erzeugen. Einen zu aggressiven Ton zu verwenden, kann den Dialog blockieren, während ein zu weicher Ton Gefahr läuft, ignoriert zu werden.

Laut einer Studie von die Insee , 20 Prozent der verspäteten Zahlungen sind auf Missverständnisse über die Zahlungsbedingungen zurückzuführen. . Wenn Sie Ihr Anliegen von Anfang an höflich klarstellen, verringert sich dieses Risiko erheblich.

Mit vorbeugenden Mahnungen vorausschauend handeln

Mahnen, noch bevor das Fälligkeitsdatum überschritten ist, ist eine ausgezeichnete Praxis. Eine freundliche Erinnerung ein paar Tage vor Ablauf der Frist kann eine unbezahlte Rechnung verhindern :

• Erinnern Sie an das bevorstehende Fälligkeitsdatum

• Die Rechnung erneut beifügen, um die Zahlung zu vereinfachen

• Anbieten, sich bei Schwierigkeiten mit Ihrer Buchhaltung in Verbindung zu setzen

Diese Vorgehensweise hilft, Vergesslichkeit zu antizipieren und zeigt, dass Sie es ernst meinen.

Automatisieren Sie den Mahnlauf, um Zeit zu sparen

Die Automatisierung von Mahnungen ermöglicht eine strenge Überwachung ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand. Mithilfe von Verwaltungstools können Sie automatische Mahnungen je nach Alter der Rechnungen planen und den Tonfall je nach festgestelltem Verzug anpassen.

Laut einer Umfrage Einblick in die Verbindlichkeiten , Unternehmen, die automatisierte Mahnungen einsetzen, reduzieren ihre Zahlungsverzögerungen um durchschnittlich 30 %. . Dadurch wird mehr Zeit für die Bearbeitung von Fällen frei, die eine persönliche Betreuung erfordern.

Was tun, wenn die Mahnung unbeantwortet bleibt?

Auch mit einer strukturierten Mahnstrategie können manche Kunden schweigen. Es ist wichtig, schnell zu handeln, um zu verhindern, dass die Forderung uneinbringlich wird.

Freundliche Rechtsbehelfe (Gerichtsvollzieher, Inkassounternehmen)

Bevor Sie den Rechtsweg beschreiten, können Sie einen Gerichtsvollzieher oder ein spezialisiertes Unternehmen mit einer gütlichen Eintreibung beauftragen :

• Der Gerichtsvollzieher kann eine Zahlungsaufforderung verschicken, eine offizielle Handlung mit starker psychologischer Wirkung

• Ein Inkassounternehmen handelt in Ihrem Namen, um die Zahlung zu erhalten, ohne sofort ein Gerichtsverfahren einzuleiten.

Diese Rechtsmittel führen oft zu einer Deblockierung der Situation, ohne dass es zu einem Gerichtsverfahren kommt, und sind zudem kostengünstiger als ein Gerichtsverfahren.

Gerichtliche Verfahren: Zahlungsbefehl, einstweilige Verfügung und Vorladung

Wenn die gütliche Wiederbelebung fehlschlägt, kann ein geeignetes Gerichtsverfahren eingeleitet werden:

• Zahlungsbefehl : schnell und kostengünstig für unbestrittene Forderungen

• Vorläufiger Rechtsschutz : Eilverfahren, um bei starken Beweisen einen Vorschuss auf eine Forderung zu erhalten

• Vorladung in der Sache : klassisches Gerichtsverfahren bei ernsthafter Anfechtung

In Frankreich, mehr als 60 % der Zahlungsbefehle führen zu einer vollständigen Begleichung der Rechnung nach dem Ministerium für Justiz Die Zahl der Fälle, in denen ein Gericht angerufen werden kann, ist in den letzten Jahren stark angestiegen, was beweist, dass der Rechtsweg als letztes Mittel immer noch wirksam ist.

Wie Heropay Ihnen hilft, Zahlungsausfälle zu vermeiden

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