Wie leicht können Sie eine unbezahlte Rechnung bezahlt bekommen?

Was tun bei einer unbezahlten Rechnung?

Es gibt einfache und schrittweise Mittel, um mit unbezahlten Rechnungen umzugehen. Es ist nicht nötig, in Panik zu verfallen oder die Sache auf die lange Bank zu schieben: Mit mehreren Schritten können Sie Ihre Chancen maximieren, Ihre Forderungen einzutreiben.

Die vier Hauptoptionen, die Sie kennen sollten, sind :

• Den Kunden per E-Mail oder Telefon mahnen

• Ein formelles Aufforderungsschreiben versenden

• Ein Mahnverfahren beim Gericht einleiten

• Einen Gerichtsvollzieher oder ein Inkassobüro beauftragen.

Schritt 1 - Den Kunden erneut anschreiben (per E-Mail oder Telefon)

Bevor Sie zu formellen Schritten übergehen, beginnen Sie immer mit Ihren Kunden auf einfache und herzliche Weise erneut ansprechen. Häufig ist ein einfaches Versehen oder Missverständnis der Grund für eine verspätete Zahlung.

Hier ist ein Beispiel für eine effektive E-Mail:

Betreff: Mahnung Rechnung Nr.[XXX] Hallo [Name des Kunden],

Wir stellen fest, dass die Rechnung Nr.[XXX] über [XXX €], die am [Datum] fällig war, noch nicht beglichen wurde.

Bitte nehmen Sie die Zahlung so bald wie möglich vor oder kontaktieren Sie uns, falls noch etwas zu klären ist.

Bleiben Sie zu Ihrer Verfügung,

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name / Firma]

Nehmen Sie immer an einen professionellen, höflichen und nicht aggressiven Tonfall . Eine erste Mahnung kann ab dem Tag nach der Fälligkeit.

Wenn Sie keine Antwort erhalten, wiederholen Sie Ihre Mahnungen in regelmäßigen Abständen Sie können sich auch einmal pro Woche treffen, indem sie abwechselnd E-Mails schreiben und telefonieren.

Wenn der Kunde nach zwei oder drei Mahnungen ohne zufriedenstellende Rückmeldung weiterhin nicht zahlt, ist es sinnvoll, den nächsten Schritt zu tun: eine offizielle Mahnung zu verschicken.

Schritt 2 - Senden Sie ein Mahnschreiben

Wenn Ihre freundschaftlichen Bemühungen nicht zum Erfolg geführt haben, ist das Versenden eines Mahnschreibens ein unumgänglicher Schritt. Dieses offizielle Schreiben stellt eine letzte Mahnung, bevor Sie ein Gerichtsverfahren einleiten.

Zu welchem Zeitpunkt sollten Sie ihn senden? Sobald Sie feststellen, dass Mahnungen per E-Mail oder Telefon unbeantwortet bleiben oder der Klient vermehrt ungerechtfertigte Aufschübe vornimmt. Im Allgemeinen wird empfohlen nicht mehr als 30 Tage nach dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum der Rechnung warten.

Das Aufforderungsschreiben muss präzise und formell sein. Es muss die folgenden Angaben enthalten:

• Die Kontaktdaten beider Parteien.

• Die Referenz und der genaue Betrag der unbezahlten Rechnung.

• Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum.

• Eine neue angemessene Frist zur Beilegung (z. B. 8 bis 15 Tage).

• Die rechtlichen Folgen bei Nichtzahlung (Zahlungsbefehl, Strafen, Inkassokosten).

Beispiel für eine einfache Formulierung :

"Hiermit fordern wir Sie auf, den Betrag von [Betrag] für die Rechnung Nr. [Referenz], fällig am [Datum], innerhalb von [Anzahl] Tagen nach Erhalt dieses Schreibens zu begleichen. Andernfalls behalten wir uns das Recht vor, die notwendigen Schritte zur Eintreibung dieser Forderung einzuleiten."

Es wird empfohlen, diesen Brief zu schicken per Einschreiben mit Rückschein um einen Beweis für Ihr Vorgehen zu behalten, der unerlässlich ist, falls der Streitfall vor Gericht gehen sollte.

Schritt 3 - Einen Zahlungsbefehl einleiten

Wenn die Mahnungen und das Aufforderungsschreiben ohne Wirkung bleiben, können Sie ein Mahnverfahren einleiten. Dieser vereinfachte Rechtsweg führt schnell zu einen Vollstreckungstitel, um den Schuldner zu zwingen, seine Schulden zu begleichen.

Das Verfahren ist kostengünstig (Gerichtsgebühren von etwa 35 bis 40 €) und schnell (in der Regel einige Wochen). Sie erfolgt durch Einreichung eines schriftlichen Antrags beim zuständigen Handelsgericht.

Sobald die Unterlassungsverfügung erwirkt wurde, muss sie dem Schuldner von einem Gerichtskommissar zugestellt wird (früher Gerichtsvollzieher), der dann gegebenenfalls Pfändungen einleiten kann.

Schritt 4 - Einen Gerichtsvollzieher oder ein Inkassobüro beauftragen

Wenn alle gütlichen und gerichtlichen Schritte fehlschlagen oder Sie das Inkasso delegieren möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten: der Gerichtsvollzieher (commissaire de justice) oder das Inkassobüro.

Die beiden unterscheiden sich wie folgt:

• Der Justizkommissar hat eine gesetzliche Befugnis, gerichtliche Entscheidungen zu vollstrecken (Pfändung von Konten, Eigentum usw.).

• Das Inkassobüro handelt ausschließlich auf gütlicher Basis und hat keine Zwangsbefugnisse, kann aber Mahnungen intensivieren und Zahlungspläne aushandeln.

Auf der Kostenseite variieren die Honorare je nach Höhe der zurückgeforderten Beträge und den Modalitäten (Pauschale, Prozentsatz, Fixkosten). In der Regel müssen Sie Folgendes einplanen zwischen 10 % und 20 % des eingezogenen Betrags.

Auf diese Fachleute zurückzugreifen ist relevant für wichtige oder strategische Schulden, ou wenn Sie intern nicht über die Ressourcen verfügen, um Mahnungen und Verfahren zu verfolgen . Ihre Intervention verleiht zusätzliches Gewicht, das einen widerspenstigen Kunden überzeugen kann.

Kann ich Säumniszuschläge berechnen?

Ja, unter der Bedingung, dass Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder Ihre Rechnungen sehen diese Strafen ausdrücklich vor. Andernfalls können Sie den e der gesetzliche Zinssatz, der halbjährlich festgelegt wird.

Diese Strafen beginnen ab dem ersten Tag der Verspätung, ohne dass vorher eine Mahnung verschickt werden muss.

Kann ich Inkassokosten in Rechnung stellen?

Bei B2B-Forderungen sind Sie berechtigt, eine gesetzliche Pauschale von 40 Euro ab dem ersten Tag der Verspätung. Wenn Ihre AGB Folgendes vorsehen zusätzliche Kosten für die Eintreibung und Sie sie begründen können, können Sie sie auch einfordern.

Was ist, wenn der Kunde im Ausland ist?

Das Eintreiben einer unbezahlten Rechnung im Ausland erfordert spezifische Vorgehensweisen . Innerhalb der Europäischen Union ist es möglich, einzustellen ein europäisches Mahnverfahren.

Für Kunden außerhalb der EU gilt in der Regel einen auf internationales Recht spezialisierten Anwalt einschalten oder eine lokale Anlaufstelle beauftragen (Gerichtsvollzieher, Anwalt, Agentur), um die Entscheidung in dem betreffenden Land vollstrecken zu lassen.

In jedem Fall kann sich das Eintreiben ausstehender Zahlungen als umständlicher und teurer wenn sich der Kunde im Ausland befindet. Insbesondere muss man sich mit kulturellen Unterschieden, Sprachbarrieren und rechtlichen Unterschieden auseinandersetzen.

Die Verwaltung von unbezahlte Rechnungen gehört zu den alltäglichen Herausforderungen für jedes Unternehmen, aber es gibt einfache und schrittweise Lösungen, um sie zu bewältigen. Mahnungen, Zahlungsaufforderungen, Gerichtsverfahren und professionelle Interventionen sind allesamt Instrumente, die je nach Situation eingesetzt werden können. Wenn Sie Ihr Vorgehen strukturieren und sich auf kompetente Partner stützen, maximieren Sie Ihre Chancen, Ihre Forderungen einzutreiben, und erhalten gleichzeitig Ihre Geschäftsbeziehungen aufrecht.