Neue Pflichtangaben bei der elektronischen Rechnungsstellung + die vollständige Liste

Warum gibt es Pflichtangaben bei der elektronischen Rechnungsstellung?

Die Hinzufügung spezifischer Vermerke auf elektronischen Rechnungen soll deren Steuerkonformität sicherstellen und den Austausch zwischen Unternehmen und Behörden standardisieren.

Die Ziele der Regulierung

Die Einführung von Pflichtangaben in der elektronischen Rechnungsstellung dient mehreren Herausforderungen:

• Sicherstellung der Rechtsgültigkeit von Rechnungen und im Streitfall jegliche Anfechtung vermeiden.

• Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug , geschätzt auf mehr als 20 Milliarden Euro pro Jahr in Frankreich (Quelle: Rechnungshof, 2022).

• Erleichterung der Automatisierung und der Steuerprüfungen Die Informationen, die an die Behörden weitergeleitet werden müssen, werden standardisiert.

• Die Akzeptanz von Rechnungen gewährleisten auf Plattformen zur Entmaterialisierung, sei es der Öffentliches Rechnungsportal (PPF) oder der Partner Dematerialisierungsplattformen (PDPs) .

Welche Unterschiede bestehen zwischen herkömmlicher und elektronischer Rechnungsstellung?

Im Gegensatz zu einfachen Papier- oder PDF-Rechnungen erzwingt die elektronische Rechnungsstellung strukturierte Formate (Factur-X, UBL, CII). Diese Formate ermöglichen :

• Eine automatisiertes Lesen durch Buchhaltungs- und Steuersoftware.

• Die Integration von spezifische Metadaten Diese Informationen werden in der Regel in Form von Daten wie der eindeutigen Rechnungs-ID oder der Nummer für die Übermittlung an die Steuerbehörde angegeben.

• Eine sicherer Prüfpfad Sie können die Änderungen und Übertragungen nachverfolgen.

Eine Papier- oder PDF-Rechnung konnte nach ihrer Ausstellung geändert werden, ohne Spuren zu hinterlassen. Bei der elektronischen Rechnungsstellung wird jede Änderung aufgezeichnet und mit einem Datum versehen, sodass Betrug oder Manipulation ausgeschlossen sind.

Welche neuen Pflichtangaben gibt es mit der Reform?

Elektronische Rechnungen müssen neue Informationen enthalten, um sicherzustellen, dass sie von den Steuerbehörden und den Kunden akzeptiert werden.

Steueridentifikatoren und Metadaten

Die Reform schreibt vor, dass neue Informationen hinzugefügt werden müssen, um die Transaktionen besser verfolgen zu können:

• Eine eindeutige Kennung der elektronischen Rechnung Die Daten werden automatisch von der PPF oder PDP generiert.

• Eine Nummer für die Übermittlung an die Steuerbehörde der belegt, dass die Rechnung tatsächlich angemeldet wurde.

• Der Zeitstempel (Datum und Uhrzeit der Ausstrahlung) und sicherer Prüfpfad um den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung nachzuvollziehen.

So stellt ein Unternehmen im Januar 2027 eine Rechnung aus. Anhand der eindeutigen Kennung und des Zeitstempels kann die Steuerbehörde sofort überprüfen, ob die Transaktion tatsächlich aufgezeichnet und gemeldet wurde.

Die Art und Weise der Transaktion

Jede Rechnung muss Folgendes enthalten genau die Art der Transaktion :

• Wenn es sich um einen Verkauf von Waren oder eine Erbringung von Dienstleistungen handelt (Unterscheidung erforderlich).

• Ob es sich um eine B2B-, B2C-Transaktion oder einen Export handelt Es gibt eine Reihe von Verpflichtungen, die für jeden einzelnen Fall gelten.

• Verpflichtung zum E-Reporting für Transaktionen, die nicht der elektronischen Rechnungsstellung unterliegen (B2C und internationaler Handel).

Andere spezifische Vermerke, die Sie integrieren sollten

• Die Lieferadresse Wenn die Adresse von der Rechnungsadresse abweicht.

• Die SIREN- oder SIRET-Nummer des Kunden (Bisher war dies nicht erforderlich).

• Die Kategorie der Bestellung In diesem Fall muss er angeben, ob die Rechnung eine Warenlieferung eine Dienstleistungserbringung oder eine Transaktionsmischung (beide).

Diese neuen Angaben erhöhen die Transparenz des Handels und gewährleisten eine bessere Einhaltung der Steuervorschriften für alle von der Reform betroffenen Unternehmen.

Die vollständige Liste der Pflichtangaben bei der elektronischen Rechnungsstellung

Abgesehen von den neuen Verpflichtungen muss eine elektronische Rechnung, die 2026 konform ist, immer noch die traditionellen Angaben enthalten, die von der Steuerbehörde verlangt werden. Hier finden Sie eine globale Zusammenfassung der Informationen, die enthalten sein müssen.

Informationen über den Sender und den Empfänger

• Der Name oder der Firmenname der beiden Parteien.

• Die vollständige Adresse des Anbieters und des Kunden.

• Die SIREN/SIRET-Nummer des Senders (und nun des Kunden im B2B-Bereich).

• Die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer falls zutreffend.

Die Details der Rechnung

• Die eindeutige Rechnungsnummer : chronologisch zugewiesen.

• Das Ausstellungsdatum und das Datum der Lieferung/Leistung .

• Die genaue Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen Sie können auch eine Liste mit der Menge und dem Preis pro Einheit erstellen.

• Die Beträge ohne Steuern, die anwendbare Mehrwertsteuer und der Betrag mit Steuern .

Angaben im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer und Zahlungen

• Der geltende Umsatzsteuersatz und der Betrag der einbehaltenen Umsatzsteuer .

• Die Zahlungsbedingungen : Fristen, Strafen bei Verspätung, eventueller Skonto.

• Der besondere Hinweis bei einer Umsatzsteuerbefreiung (Beispiel: "Mehrwertsteuer nicht anwendbar - Artikel 293 B des CGI").

Mithilfe dieser Liste können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und bereit sind, über zertifizierte Plattformen übermittelt zu werden.

Welche Sanktionen drohen bei Nichteinhaltung der Pflichtangaben?

Das Weglassen einer oder mehrerer Pflichtangaben kann erhebliche steuerliche und geschäftliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Geldstrafen und Steuerrisiken

Die Steuerbehörden verhängen finanzielle Sanktionen bei nicht ordnungsgemäßen Rechnungen :

• 15 € Geldstrafe pro fehlendem Eintrag mit einer Obergrenze von 25% des Gesamtbetrages der Rechnung .

• Ablehnung der Vorsteuer wenn die Rechnungen nicht alle notwendigen Informationen enthalten.

So kann einem Unternehmen, das vergisst, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer seines Kunden anzugeben, der Abzug der Umsatzsteuer auf seine geschäftlichen Einkäufe verweigert werden.

Kommerzielle Konsequenzen

Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung kann auch zu Komplikationen in der Geschäftsbeziehung mit den Kunden führen:

• Risiko der Zahlungsverweigerung wenn der Kunde die Rechnung nicht in seinem eigenen Buchhaltungssystem verbuchen kann.

• Längere Fristen für die Abwicklung Sie können die Rechnung korrigieren und zurücksenden.

Ein Lieferant, der eine Rechnung ohne SIRET-Nummer ausstellt, riskiert, dass er die Rechnung neu ausstellen muss und die Zahlung um mehrere Wochen verzögert wird.

Wie können Sie sicherstellen, dass die Angaben auf Ihren elektronischen Rechnungen den Vorschriften entsprechen?

Um Fehler zu vermeiden und die Konformität elektronischer Rechnungen zu gewährleisten, müssen sich die Unternehmen auf geeignete Werkzeuge und strenge Kontrollen stützen.

Überprüfung der Eignung für das vorgeschriebene Format (X-Factor, XML, IIC)

Jede Rechnung muss ein strukturiertes Format einhalten, das das automatische Lesen und die Integration der Daten ermöglicht :

• Faktur-X : Ein Hybridformat, das ein lesbares PDF mit einer strukturierten XML-Datei kombiniert.

• XML UBL und CII : Standardisierte Formate für den Austausch zwischen Unternehmen.

Ein Dienstleister, der noch Rechnungen in unstrukturiertem PDF verwendet, muss auf Factur-X umsteigen, um die Anforderungen von 2026 zu erfüllen.

Automatisieren Sie die Ausstellung von Rechnungen über eine konforme Software.

Verwenden Sie einen zugelassene Rechnungssoftware hilft, Fehler zu vermeiden und die Pflichtangaben automatisch zu integrieren. ll :

• Stellt die Erzeugung eines einmalige, mit einem Zeitstempel versehene Rechnungsnummer .

• Überprüfe die Vorhandensein aller vorgeschriebenen Angaben vor dem Versenden.

• Vereinfacht die Archivierung und die Übermittlung an PPF- oder PDP-Plattformen.

Interne Kontrolle einrichten

Bevor Sie eine elektronische Rechnung übermitteln, empfiehlt es sich, eine systematische Überprüfung Pflichtangaben, u. a. mit :

• Eine regelmäßige interne Prüfung der gesendeten Rechnungen.

• Die Bildung von Teams Buchhalter an die neuen Verpflichtungen anpassen.

• Tests zur Übertragung über PPF oder PDP vor der gesetzlichen Frist.

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Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2026 schreibt neue, strenge Regeln vor, insbesondere für Pflichtangaben die auf jeder Rechnung angegeben werden müssen. Das Vergessen einer wesentlichen Information kann zu Sanktionen und Ihre Zahlungen verlangsamen.

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• Ab Juni 2025 Sie können Ihre Rechnungen elektronisch ausstellen direkt von Ihrem Hero-Konto aus, mit allen gesetzliche Pflichtangaben automatisch integriert (Kunden-SIRET, Art der Transaktion, Steueridentifikator usw.).

• Ab Sommer 2025 Sie können elektronische Rechnungen empfangen, prüfen und bezahlen Sie können die Daten über Ihr Hero-Konto ordnungsgemäß abrufen.

• Im September 2025 Sie haben Zugang zu Finanzierungslösungen Hero: Hero ermöglicht es Ihnen, Ihre Zahlungen durch die Vorfinanzierung Ihrer elektronischen Rechnungen zu antizipieren.

• Ende 2025 Hero wird auf einem PDP autorisierter Partner um die Einhaltung des Y-Schema und die Übermittlung von Steuerdaten.

• Und ab 2026 Hero strebt danach, ein Partner Dematerialization Platform (PDP) um Ihnen einen umfassenden Service ohne Zwischenhändler zu bieten.