Rechnungssoftware ab 2025 Pflicht: Regeln, die Sie kennen sollten

Welche Unternehmen sind von der Verpflichtung betroffen, im Jahr 2025 eine Software für elektronische Rechnungen zu verwenden?

Die Reform schreibt vor, dass alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in der Lage sein müssen elektronische Rechnungen empfangen ab dem 1. Juli 2024 .

Die Pflicht zur ausstellen von elektronischen Rechnungen hingegen nach Unternehmensgröße gestaffelt. Diese Regierungskalender fasst zusammen, was zu beachten ist:

• Große Unternehmen

  • Mitarbeiterzahl über 5.000 Beschäftigte

  • Ou Umsatz größer als 1,5 Milliarden Euro

  • Und Gesamtbilanz größer als 2 Milliarden Euro → Verpflichtung zur Ausgabe ab dem 1. Juli 2024 .

• Mittelgroße Unternehmen (Middle Size Enterprises, MSE)

  • Anzahl der Mitarbeiter zwischen 250 und 5.000 Beschäftigte

  • Oder Umsatz von weniger als 1,5 Milliarden Euro

  • Und Bilanzsumme unter 2 Milliarden Euro → Verpflichtung zur Ausgabe ab dem 1. Januar 2025 .

• Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

  • Anzahl der Mitarbeiter zwischen 10 und 250 Beschäftigte

  • Oder Umsatz von weniger als 50 Millionen Euro

  • Und Bilanzsumme unter 43 Millionen Euro → Vorgesehene Verpflichtung in 2026 .

• Mikrounternehmen

  • Anzahl der Mitarbeiter unter 10 Beschäftigte

  • Umsatz unter 2 Millionen Euro

  • Oder Bilanzsumme unter 2 Millionen Euro → Die Selbstunternehmer die von der Umsatzsteuer-Grundfreibetrag oder nur realisieren von der Mehrwertsteuer befreite Umsätze sind befreit der Verpflichtung, eine Software für die elektronische Rechnungsstellung zu verwenden.

Kann man weiterhin mit Word oder Excel Rechnungen stellen?

Die Kleinstunternehmen und TPE die nicht der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung unterliegen, können weiterhin verwenden Excel oder Wort um ihre Rechnungen zu bearbeiten.

Allerdings sind diese Werkzeuge garantieren nicht die Einhaltung die von der Reform gefordert wird. Es wird daher dringend empfohlen, eine zertifizierte Software zu verwenden.

Der Hintergrund der Reform der elektronischen Rechnungsstellung

Die Verpflichtung, im Jahr 2025 eine Rechnungssoftware zu verwenden, ergibt sich aus dem Haushaltsgesetz für 2020, das die allgemeine Einführung von elektronische Rechnungsstellung zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen.

Seine Ziele sind klar:

• Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug , geschätzt auf 20 Milliarden Euro pro Jahr in Frankreich nach der Rechnungshof .

• Die Verwaltung vereinfachen durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen.

• Austausch modernisieren Handel und bessere Nachvollziehbarkeit der Finanzströme.

Welche Funktionen muss eine Rechnungssoftware haben?

Ab 2025 bedeutet die Verwendung einer konformen Software mehr als nur das Ausstellen von Rechnungen: Sie muss genaue technische Standards erfüllen, die von der Generaldirektion für öffentliche Finanzen (DGFiP) festgelegt werden.

Das Ziel ist es, die Transparenz die Rückverfolgbarkeit und die Authentizität der Transaktionen.

Die Konformität mit dem Format Factur-X oder XML UBL/CII

Alle Softwareprogramme müssen in der Lage sein, Rechnungen in einem der drei von der Reform anerkannten Standardformate zu erstellen:

• Faktur-X : Hybridformat mit einem Lesbares PDF und eine Datei Strukturiertes XML . Es ist das zugänglichste Format, besonders für TPE-PME .

• UBL (Universelle Geschäftssprache) : Ein standardisiertes XML-Format, das weitgehend in der Europäische Union .

• CII (Cross Industry Invoice) : empfohlenes Format für internationale Geschäfte auf der Grundlage der Standards der UN/CEFACT .

Beispiel: Ein KMU, das eine Rechnung an einen B2B-Kunden schickt, muss eine Factur-X- oder UBL-Datei erzeugen, damit der Kunde die Rechnung automatisch in sein Buchhaltungssystem integrieren kann.

Die Verbindung zu einer Plattform für die Entmaterialisierung (PDP oder PPF)

Die Software muss in der Lage sein elektronische Rechnungen übermitteln über zwei Arten von Plattformen:

• Le Öffentliches Rechnungsportal (PPF) , die vom Staat eingerichtet wurde. Kostenlos, aber mit eingeschränkten Funktionen.

• Eine Partner Dematerialisation Platform (PDP) von der Steuerbehörde zugelassen, was eine stärkere Integration mit den internen Verwaltungstools ermöglicht.

Die Software muss außerdem gewährleisten :

• La Rückverfolgbarkeit von Vorgängen (Historie von Sendungen und Empfängen).

• L' sichere Archivierung Rechnungen für mindestens 6 Jahre wie vom Code général des impôts (CGI) - Artikel L102 B .

Die Einhaltung der Pflichtangaben auf Rechnungen

Die Software muss automatisch alle rechtliche Hinweise die von der Reform gefordert werden :

• Die Nummer SIREN des Senders und des Kunden.

• Die Art der Operation : Verkauf von Waren, Erbringung von Dienstleistungen oder gemischt.

• Der Mehrwertsteuerbetrag anwendbar, oder der Hinweis auf eine Befreiung, falls erforderlich ("TVA non applicable - article 293 B du CGI").

Beispiel: Eine Rechnung, die von einem von der Mehrwertsteuer befreiten Selbstunternehmer ausgestellt wird, muss unbedingt den besonderen Vermerk tragen, da sonst eine Ablehnung oder Strafe droht.

Die elektronische Signatur und die Authentifizierung von Dokumenten

Obwohl optional, ist die elektronische Unterschrift wird empfohlen, um zu gewährleisten :

• L' Integrität der Rechnung (nach der Ausstellung sind keine Änderungen mehr möglich).

• L' Authentizität des Senders.

Sie ist in bestimmten Sonderfällen obligatorisch, z. B. bei Dokumente, die im Rahmen von öffentlichen Aufträgen ausgetauscht werden (B2G.

Wie wähle ich eine konforme Rechnungssoftware für dieses Jahr aus?

Bei der Auswahl einer Rechnungssoftware geht es nicht nur um technische Konformität. Sie muss sich auch an die Bedürfnisse und die Größe des Unternehmens anpassen.

Überprüfung der PDP-Zulassung oder der Verbindung mit dem PPF

Vor allem muss sichergestellt werden, dass die :

• Ist Zugelassene PDP Das bedeutet, dass er die Rechnungen direkt an die Steuerbehörden und die Kunden weiterleiten kann.

• Oder dass er interoperabel mit PPF Diese Option ermöglicht das Senden und Empfangen von Rechnungen über das öffentliche Portal.

Beispiel: Sage befindet sich im Prozess der PDP-Zulassung und bietet bereits eine Verbindung mit PPF an, wodurch die Konformität seiner Benutzer gewährleistet wird.

Funktionen nach den Bedürfnissen des Unternehmens vergleichen

• Für die Großunternehmen sollten Sie Lösungen mit ERP-Integration , Multi-Entity-Management und e-Reporting automatisé .

• Die TPE-PME werden eher nach einfacher Software suchen, mit automatisierte Rechnungserstellung , Zahlungsverfolgung und ordnungsgemäße Archivierung .

Beispiel: Pennylane ist für KMUs geeignet mit Angeboten ab 39 €/Monat Die meisten von ihnen sind in der Lage, sich mit der elektronischen Buchhaltung und Rechnungsstellung zu befassen.

Die Kosten der Software und Preismodelle

Die Gebühren variieren je nach Funktionsumfang :

• Grundlegende Lösungen (Beispiel: Evoliz, QuickBooks): ab 10 € / Monat .

• Die PDP-Komplettlösungen (Beispiel: Cegid, Sage): ab 50 € / Monat Sie können auch mit erweiterten Optionen wie der elektronischen Signatur und der ERP-Integration arbeiten.

Beachten Sie: Manche Anbieter berechnen nach dem Volumen der ausgestellten Rechnungen oder des Anzahl der Nutzer .

Welche Sanktionen gibt es, wenn die Rechnungssoftware nicht den Anforderungen entspricht?

Wenn Unternehmen die neuen Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung nicht einhalten, drohen ihnen folgende Konsequenzen Finanzrisiken , Vertriebsmitarbeiter und Steuern .

Die Generaldirektion für öffentliche Finanzen (DGFiP) hat genaue Sanktionen vorgesehen:

Risiken für Unternehmen

Ein Unternehmen, das keine konforme Rechnungssoftware verwendet, kann mit :

• Eine Zahlungsverweigerung : Die Klienten können Rechnungen ablehnen nicht konform, was verzögert die Zahlungseingänge .

• Ein Verlust des Rechts auf Vorsteuerabzug : eine falsche oder nicht vorschriftsmäßig übermittelte Rechnung verhindert die Rückerstattung der Mehrwertsteuer .

• Die Blockade des Cashflows : Verzögerungen bei der Bearbeitung von Rechnungen können das Finanzmanagement destabilisieren des Unternehmens.

Administrative Geldstrafen

• Bußgeld von 15 € pro nicht ordnungsgemäßer Rechnung , begrenzt auf 15 000 € pro Jahr (Quelle: Artikel 1737 des Code Général des Impôts).

• Nachzahlung von 250 € bei Nichtübermittlung der E-Reporting-Daten an die Steuerbehörden (pro Übermittlung oder pro Bezugszeitraum), mit einer Obergrenze von 15 000 € pro Jahr .

• Nichteinhaltung des Gesetzes zur Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs : eine Strafe von 7.500 € pro nicht konformer Software oder System Diese Frist kann alle 60 Tage verlängert werden, wenn die Situation nicht bereinigt wird (Quelle: Artikel 1770 des CGI).

👉 Beispiel: Ein KMU, das weiterhin eine nicht zertifizierte Rechnungsstellungssoftware verwendet, riskiert Folgendes eine doppelte Strafe : Ablehnung von Rechnungen und Geldstrafe von 7 500 € .

Kontrollen der Steuerbehörden

Die Steuerbehörde ist befugt, :

• Software kontrollieren : Überprüfen Sie die Verwendung einer PDP-zugelassenen oder mit dem PPF verbundenen Software.

• Rechnungsformate untersuchen : Sie müssen in Factur-X, UBL oder CII mit den Pflichtangaben und ein horodatage konform.

• Archivierung überprüfen : Verpflichtung zu Rechnungen 6 Jahre aufbewahren mindestens unter Bedingungen, die ihre Integrität garantieren (Quelle: CGI, Artikel L102 B).

Beispiel: Bei einer Kontrolle muss ein Unternehmen eine Konformitätsbescheinigung oder eine Nachweis der PDP-Zulassung . Andernfalls riskiert sie sofortige Sanktionen .

Welche sind die besten obligatorischen Rechnungsprogramme für?

Einige Lösungen zeichnen sich bereits durch ihre Einhaltung der erforderlichen Formate ihre einfache Integration mit PDPs und PPFs und ihre Funktionen, die für Unternehmen jeder Größe geeignet sind .

Die beste Software, die mit der Reform kompatibel ist

Hier finden Sie eine Liste von Rechnungssoftware, die mit der Reform 2025 kompatibel ist. Einige sind bereits Genehmigte PDPs andere sind mit PPF verbunden :

Beispiel : Ein KMU mit 50 Beschäftigten kann wählen Cegid wenn er eine in sein ERP integrierte Lösung benötigt, während ein Freiberufler sich für QuickBooks , einfach und kostengünstig.

4 Kriterien, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten

Hier sind vier Kriterien, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten:

• PDP oder PPF? : Für mehr Service (Archivierung, Automatisierung, Reporting) bevorzugen Sie einen Zugelassene PDP . Ansonsten ist eine einfache PPF-Anschluss kann ausreichen.

• Die wichtigsten Funktionen : elektronische Unterschrift, Multi-TVA-Verwaltung, Automatisierung der Mahnungen.

• Die Anpassung an die Größe des Unternehmens : schlanke Lösungen für Kleinstunternehmen, umfassendere Plattformen für große Strukturen.

• Die Tarife : Je nach Rechnungsfrequenz und Rechnungsvolumen anzupassen.

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Mit Heropay profitieren Sie von :

• Ab Juni 2025 wird von der Möglichkeit, Rechnungen auszustellen in den Formaten X-Factor, UBL oder IIC direkt aus Ihrem Kundenbereich. Ihre Rechnungsstellung bleibt einfach, entspricht aber voll und ganz den gesetzlichen Anforderungen.

• Ab dem Sommer 2025 können Sie Ihre Rechnungen empfangen, bearbeiten und bezahlen Die Daten werden in Echtzeit von Ihrem Hero Interface aus verfolgt.

• Ab September 2025 werden wir Ihnen ermöglichen Ihre elektronischen Rechnungen finanzieren mit wenigen Klicks dank unserer integrierten Finanzierungslösungen. Sie verbessern Ihre Liquidität und antizipieren Ihren Bargeldbedarf ohne Komplexität.

• Ende 2025 werden wir angelehnt an einen Partner-PDP Sie müssen die Rechnungen an die Steuerbehörden und die Plattformen Ihrer Kunden weiterleiten.

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