2 Beispiele für einen Kundenmahnbrief für Ihre unbezahlten Rechnungen

Wann sollten Sie Ihren Mahnbrief versenden?

Le Zeitmessung ist entscheidend, um die Chancen zu maximieren, eine Zahlung zurückzuerhalten, ohne die Beziehung zu verschlechtern.

Sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist, ist es ratsam, schnell zu handeln.

Laut einer Studie Altäre , über 60% der Zahlungen sind weniger als 30 Tage überfällig werden nach einer einfachen gütlichen Mahnung beigelegt. Hier die wichtigsten Schritte:

• Vom ersten Tag an der Verspätung: Versand einer einfachen Erinnerung per E-Mail oder Telefon

• Zwischen 7 und 15 Tagen nach Ablauf der Frist: Versand eines ersten Mahnschreibens

• Nach 30 Tagen keine Antwort: Versand einer zweiten Mahnung oder eines Mahnschreibens

Wie verfasst man einen guten Mahnbrief?

Ein gut strukturierter Brief ermöglicht es, den Kunden an seine Verpflichtungen zu erinnern, ohne ihn zu überrumpeln. Das Ziel ist es, klar, höflich und gleichzeitig bestimmt zu sein.

Die unverzichtbaren Elemente, die es zu integrieren gilt

Um wirksam zu sein, muss Ihr Mahnschreiben unbedingt mehrere Schlüsselinformationen enthalten:

• Die Nummer und das Datum der betreffenden Rechnung

• Der geschuldete Gesamtbetrag einschließlich eventueller Strafzahlungen

• Das Fälligkeitsdatum überschritten

• Eine höfliche Erinnerung der obligatorische Charakter der Zahlung

• Un duplicata de la facture als Anlage

Nach der DGCCRF Die explizite Erwähnung der gesetzlichen Verzugszinsen erhöht sich von 25% die Chancen eine schnelle Lösung zu erreichen.

Der richtige Ton für den Erhalt der Kundenbeziehung

Die Wiederbelebung sollte eine höflicher und professioneller Ton . Selbst wenn Sie sich stark verspäten, müssen Sie unbedingt jede Form von Drohungen oder Aggressionen vermeiden.

Ein höflicher Tonfall würde erhöhen von 40 die Chancen, den Kunden nach einem Zahlungsvorfall zu behalten, laut Forrester Research.

Beispiel für einen 1. Mahnbrief für eine unbezahlte Rechnung

Der erste Mahnbrief zielt darauf ab höflich erinnern dem Kunden sein Vergessen und lassen Sie gleichzeitig die Tür für einen Dialog offen. Hier ist eine Vorlage, die Sie leicht anpassen können.

Betreff: Rechnung [Rechnungsnummer] wartet auf Zahlung

"Frau, Herr,

Sofern kein Fehler oder Versäumnis unsererseits vorliegt, haben wir die Zahlung der Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] über einen Betrag von [Betrag] €, fällig am [Fälligkeitsdatum], noch nicht erhalten.

Wir bitten Sie, diese Rechnung so schnell wie möglich zu begleichen. Im Anhang finden Sie eine Kopie der betreffenden Rechnung.

Falls die Zahlung bereits erfolgt ist, bitten wir Sie, dieses Schreiben zu ignorieren. Sollten Sie Schwierigkeiten haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um gemeinsam eine Lösung zu vereinbaren.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und verbleiben mit freundlichen Grüßen.

[Unterschrift und Kontaktdaten Ihres Unternehmens]".

Zu beachten : nach der Bank von Frankreich , fast 50 % der verspäteten Zahlungen sind auf einfache Vergesslichkeit zurückzuführen. Diese erste freundliche Annäherung führt oft zu einer konfliktfreien Lösung des Problems.

Beispiel für einen 2. Mahnbrief für eine unbezahlte Rechnung

Laut dem Beobachtungsstelle für Zahlungsfristen in der Nähe von 25 % der Rechnungen erfordern mindestens einen zweiten Aufschwung bevor sie eingestellt werden.

Wenn die erste Mahnung unbeantwortet bleibt, ist es notwendig, eine zweiter Brief Sie können auch einen festeren Ton anschlagen, um an Ihre Zahlungsaufforderung zu erinnern.

Betreff: 2ᵉ Mahnung - Rechnung [Rechnungsnummer] wartet auf Bezahlung

"Frau, Herr,

Trotz unseres vorherigen Schreibens vom [Datum der ersten Mahnung] stellen wir fest, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer], ausgestellt am [Datum], über einen Betrag von [Betrag] € weiterhin unbezahlt ist.

Wir bitten Sie, die Zahlung innerhalb von 8 Tagen nach Erhalt dieses Schreibens zu leisten. Andernfalls werden wir gezwungen sein, weitere Schritte zur Eintreibung unserer Forderung in Erwägung zu ziehen.

Zur Erinnerung: Gemäß Artikel L441-10 des französischen Handelsgesetzbuchs führt jede verspätete Zahlung zur Anwendung von Verzugszinsen und einer Pauschalentschädigung von 40 € für Einziehungskosten.

Wir stehen natürlich weiterhin zur Verfügung, um uns mit Ihnen auszutauschen und gegebenenfalls eine einvernehmliche Lösung zu finden.

In Erwartung Ihrer baldigen Rückmeldung verbleiben wir mit freundlichen Grüßen.

[Unterschrift und Kontaktdaten Ihres Unternehmens]".

Welche Methode sollten Sie anwenden, um Ihre Chancen auf eine Auszahlung zu maximieren?

Um Ihre Mahnungen zu optimieren und Ihre Chancen zu maximieren, Ihre Zahlungen schnell zurückzuerhalten, ist es entscheidend, eine strukturierte und schrittweise Methode anzuwenden.

Die gütliche Mahnung: die 4 Schritte

Bevor Sie schwerere Verfahren einleiten, bevorzugen Sie immer die Relanz liebenswürdig . Sie hilft, eine gute Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten, und erinnert gleichzeitig an Ihre Rechte.

• Senden Sie eine erste Mahnung per E-Mail oder einfacher Post innerhalb von 5 bis 7 Tagen nach Fälligkeit.

• Parallel dazu telefonisch mahnen, um eine schnelle Zusage zu erhalten

• Senden Sie eine zweite Mahnung, ggf. per Einschreiben, 10 bis 15 Tage nach der ersten Mahnung.

• Bereiten Sie eine formelle Mahnung vor, wenn keine Antwort kommt

Laut einer Studie von Intrum im Jahr 2024 , 81 % der verspäteten Zahlungen können einvernehmlich gelöst werden, wenn die Mahnungen rigoros und professionell sind.

Was tun, wenn der Kunde nicht reagiert?

Wenn der Kunde trotz mehrerer freundlicher Mahnungen die Rechnung nicht begleicht, müssen verbindlichere Maßnahmen ergriffen werden.

• Versenden Sie ein Aufforderungsschreiben per Einschreiben mit Rückschein

• Einen Inkassodienstleister beauftragen, wenn die Mahnung ohne Wirkung bleibt

• Als letzten Ausweg ein vereinfachtes Gerichtsverfahren (Mahnbescheid) erwägen

Nach la Bank von Frankreich Mit einem Zahlungsbefehl kann eine positive Entscheidung in folgenden Fällen erwirkt werden mehr als 70 % der Fälle in weniger als drei Monaten.

Wie kann man das Mahnwesen mit Hero vereinfachen?

Selbst wenn Held keine Automatisierung von Mahnungen anbietet, hilft Ihnen die Plattform dabei die Bezahlung Ihrer Rechnungen beschleunigen und das Risiko von Zahlungsausfällen verringern .

• Schnelles Online-Inkasso : Mit dem Hero-Zahlungslink können Ihre Kunden ihre Rechnung sofort per Kreditkarte begleichen. Die Kosten sind wettbewerbsfähig (0,4 % für eine herkömmliche Karte), was die Nutzung fördert.

• Finanzierung Ihrer unbezahlten Rechnungen : Bei Zahlungsverzug können Sie mit Hero X bis zu 1.000 € und mit Hero Pro bis zu 50.000 € als Liquiditätsvorschuss freischalten. So vermeiden Sie, dass Ihr Geschäft bis zur Zahlung blockiert wird.

• Erleichterte Nachverfolgung von Transaktionen : Mit dem unbegrenzten Zugriff auf die Historie Ihrer Transaktionen und der Zentralisierung Ihrer Quittungen finden Sie mit wenigen Klicks offene Rechnungen und mahnen diese umgehend an.

Indem Hero die Bezahlung vereinfacht und schnelle Finanzierungslösungen anbietet, können Sie Ihren Cashflow besser absichern und von Zeit sparen bei der Verwaltung von Mahnungen.