Kundenmahnung: Wie Sie die Zahlung erhalten, ohne die Beziehung zu zerstören

Was ist eine Kundenmahnung?

Die Kundenmahnung besteht aus einen Kunden kontaktieren, um ihn an eine fällige (oder kurz vor der Fälligkeit stehende) Rechnung zu erinnern und deren Zahlung zu erwirken .

Ihr Hauptziel ist es die Liquidität des Unternehmens erhalten und gleichzeitig eine konstruktive Geschäftsbeziehung aufrechterhalten. Es handelt sich nicht um einen Rechtsstreit, sondern um eine ein Nachfolgeprozess die ein integraler Bestandteil eines guten Forderungsmanagements ist.

Warum ist die Kundenmahnung unerlässlich?

Ein effektives Mahnwesen ist mehr als nur das Eintreiben einer Zahlung: Es spielt eine strukturierende Rolle für die finanzielle Stärke eines Unternehmens. Hier sind drei wichtige Gründe, warum Sie es in Ihre Organisation integrieren sollten.

Verkürzung der Zahlungsfristen

Verspätete Zahlungen können sich um 25 % Unternehmensinsolvenzen, insbesondere bei Kleinst- und Kleinunternehmen. Die Vermeidung von Zahlungsausfällen ist daher von entscheidender Bedeutung.

Auch wenn die Rechnung fällig ist, kann ein Kunde die Zahlungsbedingungen vergessen, missverstanden oder die Fälligkeit einfach hinausgeschoben haben.

Ein rechtzeitiger Relaunch hilft die Zahlungseingänge zu beschleunigen und die durchschnittliche Zahlungsfrist zu verkürzen . Diese Zeitersparnis verbessert den Fluss der Finanzströme.

Die Gesundheit der Schatzkammer bewahren

Jeder Tag, den sie zu spät kommen, schwächt die Liquidität des Unternehmens. So erreichen die Ausfallrisiken 40 % für verspätete Zahlungen von mehr als 30 Tagen.

Indem Sie proaktiv nachhaken, werden Sie den Geldeingang beschleunigen und Ihren eigenen Verpflichtungen gelassener nachkommen können (Gehälter, Lieferanten, Investitionen). Eine angespannte Liquiditätslage erhöht die Inanspruchnahme von Überziehungskrediten oder kurzfristigen, oft teuren Finanzierungen.

Risiken von Zahlungsausfällen und Rechtsstreitigkeiten begrenzen

Je länger eine Verzögerung dauert, desto höher wird das Risiko einer unbezahlten Rechnung. Ein schneller Neustart verringert die Wahrscheinlichkeit, in eine Spirale der Nichtzahlung zu geraten.

Durch frühes Handeln zeigen Sie, dass verfolgen Sie Ihre Forderungen. So vermeiden Sie, dass der Kunde denkt, er könne die Zahlung ohne Konsequenzen auf unbestimmte Zeit hinausschieben.

Wann und wie sollte man eine Kundenmahnung durchführen?

Um wirksam zu sein, muss eine Nachfassaktion zeitlich gut abgestimmt, über den richtigen Kanal übermittelt und in einem der Situation angemessenen Tonfall formuliert werden.

Schlüsselmomente für das Mahnen (vor Fälligkeit, nach Fälligkeit)

Vor Ablauf der Frist mahnen, 3 bis 5 Tage vorher ermöglicht es, höflich an die Frist zu erinnern und einem möglichen Vergessen zuvorzukommen.

Nach Ablauf der Frist, eine erste Mahnung zwischen 5 und 7 Tagen zeigt, dass Sie Ihre Forderungen verfolgen, ohne zu aufdringlich zu sein.

Wenn die Zahlung nicht erfolgt, eine zweite Mahnung nach 15 Tagen und dann eine verbindliche Mahnung über 30 Tage hinaus können in Betracht gezogen werden. Jeder Schritt muss auf den Kunden und den geschuldeten Betrag kalibriert werden.

Diese Abstufung fördert eine schnelle Lösung unter Wahrung der Geschäftsbeziehung.

Die richtigen Kanäle für Nachfassaktionen: E-Mail, Telefon, Post

Die E-Mail ist nach wie vor der am häufigsten genutzte Kanal. Er ermöglicht eine schnelle, schriftliche und leicht nachvollziehbare Mahnung. Es eignet sich hervorragend für die erste Mahnung.

Das Telefon ermöglicht einen direkten Kontakt herstellen, oft effektiver bei Nichtbeantwortung. Verbindlicher, ein nützlicher Kanal um eine Situation zu klären, eine Zahlungsverpflichtung zu erhalten oder einen schweigenden Kunden erneut anzusprechen.

Einschreiben, formell und rechtlich einklagbar Der Begriff wird bei einer großen Verspätung, oft ab 30 Tagen, verwendet, um eine Mahnung zu aktieren .

Bei der Wahl des Kanals sollte immer Folgendes beachtet werden der Beziehung zum Klienten, dem Betrag, der auf dem Spiel steht, und der Dringlichkeit der Situation.

Der richtige Tonfall je nachdem, wie alt die Forderung ist

Der Ton ändert sich je nachdem, wie alt die Forderung ist.

Vor Ablauf der Frist oder bis zu sieben Tage nach Ablauf der Frist, eine höfliche und wohlwollende Nachricht genügt, auf die Erinnerung an das Datum oder die Überprüfung des Eingangs der Rechnung konzentriert.

Zwischen 15 und 30 Tagen, ist Entschlossenheit geboten: muss man deutlich an die Zahlungsverpflichtung erinnern, dabei aber professionell bleiben.

Über 30 Tage hinaus, einen formaleren, sogar juristischen Tonfall, kann erforderlich sein, insbesondere durch die Erwähnung einer Mahnung oder möglicher Folgemaßnahmen.

Bei jedem Schritt, respektvoll und sachlich bleiben steigert die Effizienz, ohne die Beziehung zu verschlechtern .

3 Beispiele und Vorlagen für kontextabhängige Kundenmahnungen

Im Folgenden werden drei häufig vorkommende Situationen und geeignete Ansätze für ein effektives Mahnen je nach Stand der Verzögerung beschrieben.

Präventive Mahnung vor Fälligkeit

Hier ist eine Mahnungsvorlage, die Sie für eine präventive Mahnung verwenden können, d. h. wenn die Schulden noch nicht fällig sind.

Beispiel:

Betreff: Erinnerung an die Fälligkeit Ihrer Rechnung Nr.[XXX].

Hallo [Name des Kunden],

Wir erinnern Sie daran, dass die Rechnung Nr.[XXX] über [Betrag] am [Datum] fällig wird. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an uns.

Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und danken Ihnen im Voraus für Ihre fristgerechte Zahlung.

Mit freundlichen Grüßen,
[Name / Unterschrift].

Der sanfte Relaunch nach 1 Woche Verspätung

Wenn der Kunde trotz der präventiven Mahnung nicht zahlt, können Sie die folgende Vorlage verwenden, um ihn an seinen Verzug zu erinnern.

Beispiel:

Betreff: Mahnung für Rechnung Nr.[XXX] ausstehend

Hallo [Name des Kunden],

Wenn wir uns nicht geirrt haben, wurde die Rechnung Nr.[XXX] über [Betrag], die am [Datum] fällig war, noch nicht beglichen.

Bitte bestätigen Sie uns den geplanten Zahlungstermin oder teilen Sie uns mit, ob ein Problem aufgetreten ist.

In Erwartung Ihrer Rückkehr

Mit freundlichen Grüßen,
[Name / Unterschrift].

Die Mahnung ist nach 15 oder 30 Tagen Verzug verbindlich.

Trotz wiederholter Mahnungen bleibt der Kunde ungerührt, wenn es um seine Zahlungsverpflichtung geht. Es ist an der Zeit, einen härteren Ton anzuschlagen und ihn an die möglichen Konsequenzen zu erinnern.

Beispiel:

Betreff: Letzte Mahnung vor dem Verfahren für die Rechnung Nr.[XXX].

Hallo [Name des Kunden],

Trotz unserer früheren Mahnungen ist die Rechnung Nr.[XXX] bis heute nicht bezahlt worden, d. h. sie ist seit mehr als [Anzahl] Tagen überfällig. Wir bitten Sie, die Rechnung innerhalb von 5 Werktagen zu begleichen.

Wenn keine Rücksendung oder Zahlung erfolgt, sind wir gezwungen, andere Möglichkeiten der Eintreibung in Betracht zu ziehen.

Bleiben Sie dran,
[Name / Unterschrift].

Häufige Fehler, die Sie bei einer Kundenmahnung vermeiden sollten

Einige Fehler beeinträchtigen die Wirksamkeit von Mahnungen und können die Kundenbeziehung verschlechtern. Hier sind die, die Sie vorrangig vermeiden sollten.

Zu spät oder zu wenig Relaunch

Zu lange mit dem Nachhaken warten oder nicht regelmäßig nachhaken erhöht das Risiko eines Zahlungsausfalls. Regelmäßigkeit ist der Schlüssel: Sie zeigt, dass Sie Ihre Forderungen genau im Auge behalten und das Forderungsmanagement ernst nehmen.

Vernachlässigen Sie die ersten Tage der Verspätung, die oft entscheidend sind, kann den weiteren Verlauf komplizierter machen.

Zu schnell zu aggressiv sein

Einen Kunden bei der ersten Verspätung zu bedrohen, kann die Geschäftsbeziehung beeinträchtigen oder sogar eine Situation blockieren. Der Anstieg der Intensität muss progressiv .

Bevorzugen Sie einen konstruktiven Dialog bevor Sie härtere Maßnahmen in Betracht ziehen. Eine von Anfang an zu harte Haltung kann auch dazu führen, dass ein Kunde den Kontakt meidet.

Vergessen, die eigene Botschaft an den Kontext des Kunden anzupassen

Einen treuen Kunden auf die gleiche Weise zu mahnen wie einen neuen Kunden, der in Schwierigkeiten steckt, ist kontraproduktiv . Der Tonfall und die verwendeten Kanäle müssen entsprechend angepasst werden :

• Aus der Geschichte

• Vom Betrag, der auf dem Spiel steht

• Aus dem Sektor

• Vom üblichen Verhalten des Klienten.

Dieser persönliche Ansatz ist oft effektiver.

Im Übrigen, den vorherigen Austausch oder mögliche Streitigkeiten ignorieren kann den Vergleich gefährden.

Mit welchen Tools kann man seine Kundenmahnungen automatisieren?

Die Automatisierung des gesamten oder eines Teils des Mahnwesens spart Zeit, verringert die Vergesslichkeit und professionalisiert die Nachverfolgung.

Software zur Verwaltung von Mahnungen

Hilfsmittel wie Upflow, Sellsy oder QuickBooks bieten Module für automatische Mahnungen mit personalisierten E-Mail-Versand je nach Grad der Verzögerung.

Sie ermöglichen die verschickten Mahnungen und die Zahlungseingänge zu verfolgen und einen klaren Überblick über die ausstehenden Forderungen zu erhalten. Sie ist ein echter Produktivitätshebel für kleine und mittelständische Unternehmen.

Sichere Inkassoplattformen wie Heropay

Heropay geht über eine einfache Mahnung hinaus. Sie ermöglicht es die Zahlung von Anfang an einrahmen durch ein sicheres Zahlungssystem bei Fälligkeit.

Die Gelder sind im Voraus gebucht werden, und der Kunde erhält vor Ablauf der Frist automatische Mahnungen. Das Ergebnis: weniger Verzögerungen, weniger Mahnungen und eine bessere Überwachung ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Wie vereinfacht Heropay Ihre Kundenmahnungen?

Mit Heropay Sie antizipieren Sie verspätete Zahlungen, anstatt sie zu erleiden. Sobald Sie den Kostenvoranschlag oder die Rechnung versenden, wird die Plattform garantiert die Zahlung zum vereinbarten Zeitpunkt durch eine vorherige Bankgenehmigung

Mahnungen werden automatisch, zeitgesteuert zum vereinbarten Termin und ohne manuelles Eingreifen. Sie sparen Zeit, vermeiden heikle Situationen und verbessern die Vorhersehbarkeit Ihres Cashflows.

Es ist eine ideale Lösung für Freiberufler, Agenturen oder TPEs die sich weiterhin auf ihr Geschäft konzentrieren möchten.

Einen Kunden erfolgreich zu mahnen bedeutet vor allem, seinen Kundenbestand rigoros und intelligent zu verwalten. Ein guter Zeitplan, ein angepasster Tonfall, leistungsfähige Werkzeuge und eine feste, aber professionelle Haltung sind die Grundpfeiler eines Kundenmahnung erfolgreich zu sein. Um Zahlungsausfälle zu vermeiden und gleichzeitig die Geschäftsbeziehung zu erhalten, bietet Heropay eine konkrete, schnelle und friktionsfreie Lösung.