Alles über das Format der elektronischen Rechnungsstellung verstehen

Warum ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen?

Der Staat verhängt Sonderformate für elektronische Rechnungen, um den Austausch zwischen Unternehmen und mit den Steuerbehörden zu harmonisieren.

Ziel ist es, Fehler zu beseitigen und die Buchführung zu vereinfachen.

Ziele der Harmonisierung

• Verbesserung der Buchführung zwischen Software : Durch die Vorgabe gemeinsamer Formate können alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Rechnungssoftware, ihre Rechnungen ohne Kompatibilitätsprobleme austauschen.

• Automatisierung von Buchungsbearbeitungen : Elektronische Rechnungen ermöglichen eine direkte Integration in die Buchhaltungssoftware, ohne dass eine manuelle Neueingabe erforderlich ist.

• Die Wirksamkeit von Steuerprüfungen steigern : Durch die Standardisierung der Formate kann die Verwaltung Transaktionen automatisch analysieren und Umsatzsteuerbetrug aufdecken.

Wenn ein Unternehmen heute eine Rechnung als PDF erhält, muss es die Informationen oft erneut in seine Buchhaltungssoftware eingeben.

Mit einem strukturierten Format wie Factur-X werden die Daten automatisch extrahiert und integriert. Dies wird Fehler vermeiden und beschleunigt die Verwaltung.

Welche Formate für elektronische Rechnungen werden 2026 akzeptiert?

Mit Inkrafttreten der Reform werden nur noch werden drei Formate für elektronische Rechnungen akzeptiert in Frankreich.

Jede hat ihre Besonderheiten und erfüllt je nach Größe und Tätigkeit der Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse.

Der Factur-X-Standard: ein hybrides Format

Factur-X ist ein Mischformat, das ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Sie ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, da sie einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung ermöglicht.

• Von Menschen und Software lesbar : Im Gegensatz zu anderen XML-Formaten zeigt Factur-X ein klassisches PDF an und integriert gleichzeitig Daten, die von Buchhaltungssoftware verwertet werden können.

• Kompatibel mit den meisten Buchhaltungstools : Viele französische Softwareprodukte haben Factur-X bereits als Standard integriert.

• Erleichtert die Automatisierung ohne Technologiebruch : Unternehmen, die noch PDFs verwenden, werden nicht völlig verloren gehen.

Beispiel : Eine kleine Kommunikationsagentur, die ihren Kunden Rechnungen schickt, kann ihnen weiterhin ein lesbares PDF zur Verfügung stellen und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware die Informationen automatisch abruft.

Das Format UBL (Universal Business Language)

UBL ist ein strukturiertes XML-Format, das in Europa weitgehend für den B2B-Handel verwendet wird. Es ermöglicht eine vollständige Automatisierung der Rechnungsprozesse.

• Von vielen europäischen Ländern übernommen für den grenzüberschreitenden Handel.

• Entwickelt für große Unternehmen und EDI-Plattformen die den gesamten Rechnungszyklus automatisieren.

• Einfache Integration mit ERP und fortgeschrittenen Buchhaltungssystemen.

Beispiel : Ein Automobilzulieferer, der Rechnungen an einen Hersteller schickt, kann UBL nutzen, um seine Dokumente automatisch und ohne menschliches Zutun an das ERP-System seines Kunden zu übermitteln.

Le-Format CII (Cross Industry Invoice)

CII ist ein internationaler Standard der UNO Diese Broschüre wurde speziell für international tätige Unternehmen entwickelt.

• Ideal für multinationale Unternehmen die mit mehreren Ländern mit unterschiedlichen Steueranforderungen handeln müssen.

• Optimiert für komplexe Transaktionen Die meisten von ihnen sind in der Industrie und in der Logistik tätig.

• Obligatorisch für bestimmte internationale Austauschprogramme.

Beispiel : Ein Unternehmen, das Produkte in Länder außerhalb der Europäischen Union exportiert, muss CII verwenden, um sicherzustellen, dass seine Rechnung in den Partnerländern anerkannt wird.

Wie wählt man das richtige Format?

Le Wahl des Formats für die elektronische Rechnungsstellung hängt hauptsächlich von der Größe des Unternehmens, seiner Arbeitsweise und den Anforderungen seiner Geschäftspartner ab.

Diese Tabelle fasst die Formate und für welche Art von Unternehmen sie am besten geeignet sind :

Sie können das Format nach vier Kriterien auswählen:

Größe und Struktur des Unternehmens

• Ein kleines Unternehmen mit begrenztem Automatisierungsbedarf kann sich für Folgendes entscheiden Faktur-X Die PDF-Datei ist eine PDF-Datei, die die PDF-Ansicht beibehält, aber strukturierte Daten in XML einbindet.

• Ein größeres Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen und einem ERP-System (wie SAP oder Oracle) wird stärker von den Formaten profitieren. UBL oder CII die eine buchhalterische Integration ohne manuelle Eingabe ermöglichen.

Die Art des Handels

• Faktura-X ist ideal, wenn Sie mit kleinen und mittleren Unternehmen oder Kleinstunternehmen zusammenarbeiten, die Standard-Buchhaltungssoftware verwenden.

• UBL ist eine relevante Wahl, wenn Ihre Lieferanten oder Kunden in mehreren Ländern der Europäischen Union ansässig sind, da sie den europäischen Standards folgt.

• CII wird empfohlen, wenn Sie Partner außerhalb Europas haben und die Kompatibilität mit internationalen Standards sicherstellen möchten.

Der gewünschte Grad der Automatisierung

• Factur-X ist eine Zwischenlösung, die ein lesbares Format beibehält und gleichzeitig die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung erfüllt.

• UBL und CII ermöglichen eine vollautomatische Übertragung zwischen Buchhaltungssystemen, wodurch das Risiko manueller Fehler beseitigt wird.

Rechtliche und regulatorische Einschränkungen

• In Frankreich, Faktur-X wird besonders für Unternehmen empfohlen, die einen schrittweisen Übergang anstreben (Kleinstunternehmen, TPE und KMU) .

• Einige Unternehmen, die mit öffentlichen Verwaltungen oder internationalen Märkten zu tun haben, müssen sich entscheiden für UBL oder CII um die Standards ihrer Partner zu erfüllen.

3 konkrete Beispiele aus 3 verschiedenen Unternehmen

• Ein freiberuflicher Grafikdesigner, der mit französischen Kunden arbeitet wird wählen Faktur-X um leicht lesbare Rechnungen auszustellen und dabei die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.

• Ein mittelständisches Unternehmen, das sich auf den Verkauf von Industrieteilen in Deutschland und Spanien spezialisiert hat. adoptera UBL um ihren innereuropäischen Handel zu erleichtern.

• Ein Exporteur von Elektronikprodukten in die USA und nach China muss bevorzugt werden CII um die Kompatibilität mit internationalen Standards zu gewährleisten.

Was ist der Unterschied zwischen PDF und obligatorischen XML-Formaten?

Mit der Reform der elektronischen Rechnungsstellung Unternehmen können Rechnungen nicht mehr einfach im PDF-Format versenden. .

Der neue Rahmen schreibt die Verwendung strukturierter Formate vor, die eine vollständige Automatisierung der Buchungsverarbeitung ermöglichen.

Warum reicht PDF allein nicht mehr aus?

Das klassische PDF ist ein eingefrorenes Format : Damit werden die Informationen der Rechnung angezeigt, die jedoch von einer Buchhaltungssoftware nicht automatisch interpretiert werden können.

Bisher konnten Unternehmen ihre Rechnungen in dieser Form übermitteln, was jedoch manuelle Eingaben erforderte und ein Fehlerrisiko mit sich brachte.

Ab 2026, ein einfaches PDF nicht mehr als gültige elektronische Rechnung angesehen wird . Sie muss zwingend strukturierte Daten enthalten, die von Buchhaltungssoftware und Steuerbehörden ausgewertet werden können.

Vergleich zwischen einem herkömmlichen PDF und einem Hybridformat wie Factur-X :

Strukturiertes XML: der neue Standard

Die Formate UBL und CII sind vollständig in XML strukturiert und haben keine angehängten PDFs. Das bedeutet, dass diese Rechnungen so gestaltet sind, dass sie ohne menschliches Zutun direkt in Buchhaltungssoftware integriert werden können.

Die Vorteile von strukturiertem XML :

• Vollständige Automatisierung : keine manuelle Eingabe erforderlich.

• Reduzierung von Fehlern : Entfernung von Tippfehlern, die mit der Eingabe zusammenhängen.

• Interoperabilität : Möglichkeit, Rechnungen direkt zwischen Systemen auszutauschen.

Wie kann man sich anpassen?

• Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware das Ausstellen von Rechnungen in Factur-X, UBL oder CII .

• Wenn dies nicht der Fall ist, erwägen Sie eine Partner Dematerialisation Platform (PDP) der Ihre Rechnungen in das richtige Format umwandeln kann.

Wie kann man seine Rechnungssoftware an neue Formate anpassen?

Alle Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungssoftware mit den von der Steuerbehörde geforderten neuen Formaten kompatibel ist.

Kompatibilität mit Standards prüfen

Eine konforme Rechnungssoftware muss das Versenden und Empfangen von Rechnungen in den Formaten Factur-X, UBL oder CII .

Vor 2026 sollten Unternehmen überprüfen, ob ihr aktuelles Tool diese Standards unterstützt, und, falls nicht, ein Update oder einen Softwarewechsel planen.

4 Kriterien für die Auswahl konformer Software

• Übernahme von geforderte Formate (Factur-X, UBL, CII)

• Integration mit bestehender ERP- oder Buchhaltungssoftware

• Mögliche Verbindung mit einer Partner Dematerialisation Platform (PDP)

• Archivierung von Rechnungen über einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von Mindestens 6 Jahre

Beispiel: Ein selbstständiger Berater, der für seine Rechnungen Excel oder Word verwendet, muss auf eine konforme Rechnungssoftware wie Sage Business Cloud, Cegid oder QuickBooks France umsteigen.

Über eine Partner-Dematerialisierungsplattform (PDP) gehen

Die PDP sind private, von der Steuerbehörde zertifizierte Plattformen, die die Verwaltung und Übermittlung elektronischer Rechnungen erleichtern. Sie ermöglichen :

• Eine Datei in das richtige Format umwandeln (Factur-X, UBL, CII)

• Rechnungen vor dem Versand auf Konformität prüfen

• Rechnungen an Kunden und Steuerbehörden weiterleiten

• Verwalten Sie die Archivierung und den Verlauf des Austauschs.

Beispiele für PDPs und ihre Merkmale :

Welche Fristen gibt es für die Übernahme der neuen Formate?

Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung erfolgt schrittweise zwischen 2026 und 2028 abhängig von der Größe der Unternehmen.

Zeitplan für die Einhaltung der Vorschriften

Die Unternehmen müssen daher diesen Übergang schon jetzt antizipieren indem sie ihre Tools testen und ihre Rechnungssoftware aktualisieren.

Was passiert mit Unternehmen, die 2026 noch nicht bereit sind?

Unternehmen, die den neuen Verpflichtungen nicht nachkommen, riskieren :

• Eine Geldstrafe von 15 € pro nicht ordnungsgemäßer Rechnung , begrenzt auf 15 000 € pro Jahr .

• Von Zahlungsverzögerungen wenn Kunden nicht konforme Rechnungen ablehnen.

• Eine Ausschluss von öffentlichen Aufträgen für Lieferanten, die den Standard nicht einhalten.

Beispiel: Ein KMU, das nach 2028 weiterhin Rechnungen im einfachen PDF-Format versendet, wird seine Dokumente von seinen Kunden abgelehnt bekommen und muss mit Strafzahlungen rechnen.

Um diese Risiken zu vermeiden, ist es ratsam die elektronische Rechnungsstellung mit einigen Kunden vor den offiziellen Fristen testen Um sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert, sollten Sie die folgenden Schritte durchführen.

Heropay begleitet Sie bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung

Die allgemeine Einführung der elektronischen Rechnung rückt näher. Hero bietet Ihnen eine einfache, progressive Lösung, die den neuen Verpflichtungen entspricht.

• Ab Juni 2025 Sie können elektronische Rechnungen ausstellen in den Formaten Factur-X, UBL oder CII direkt aus Ihrem Hero-Konto. Ihre Rechnungsstellung bleibt flüssig, während Sie gleichzeitig die gesetzlichen Vorschriften einhalten.

• Im Sommer 2025 , Hero ermöglicht es Ihnen Ihre Rechnungen elektronisch empfangen und bezahlen von der Plattform aus. Eine zentrale Verwaltung, die Ihren Alltag vereinfacht.

• Im September 2025 Hero wird eine Lösung für die Finanzierung von Rechnungen . So können Sie Ihre Zahlungseingänge beschleunigen und Ihren Cashflow verbessern.

• Ende 2025 Hero wird auf einem PDP-Partner um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen und Steuerdaten an die Behörden weitergeleitet werden.

• Im Jahr 2026 Hero wird er selbst werden Partner Dematerialisation Platform (PDP) . Sie erhalten einen umfassenden Service ohne Vermittler.

Bereiten Sie sich schon jetzt auf die neuen Regeln für die elektronische Rechnungsstellung vor. Mit Hero können Sie sicher sein, dass Sie die Fristen einhalten und die richtigen Formate für Ihr Geschäft wählen.