Umgang mit ausstehenden Zahlungen: Welche konkreten Maßnahmen sind bei Zahlungsverzug zu ergreifen?

Schritt 1 - Einvernehmliche Schlichtung (Anruf, E-Mail oder Brief)

Bei einer verspäteten Zahlung besteht der erste Schritt darin den Kunden direkt und wohlwollend kontaktieren.

Ein einfacher Anruf, eine E-Mail oder ein Brief können ausreichen, um die Situation zu entschärfen.

Rappelez-lui den fälligen Betrag und das überschrittene Fälligkeitsdatum . Dies ist auch der Zeitpunkt, um gegebenenfalls Vorschläge zu machen, einen Fälligkeitsplan für die Regularisierung.

Das Ziel ist einen konstruktiven Dialog aufrechterhalten und gleichzeitig eine klare Erinnerung an ihre Pflichten markieren.

Dieser Schritt ermöglicht oft das Problem lösen, ohne auf formellere oder konfliktreichere Maßnahmen zurückzugreifen.

Schritt 2 - Der Mahnbrief (Vorlage enthalten)

Wenn die informelle Mahnung unbeantwortet bleibt, gehen Sie zu einem schriftlichen Mahnschreiben über. Mit diesem Schreiben können Sie Ihren Antrag formalisieren und gleichzeitig eine gütliche Einigung anstreben.

Geben Sie deutlich an:

• Die Referenzen der unbezahlten Rechnung

• Der geschuldete Betrag

• Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum

• Die Folgen bei unbezahlten Rechnungen (Strafen, Aussetzung von Diensten usw.).

Diese formellen Mahnungen stärken Ihre Position, wenn sich der Fall zu einem Gerichtsverfahren entwickelt.

Sie können gesendet werden per einfacher Post oder per E-Mail, je nach den Gewohnheiten beim Austausch mit dem Schuldner. Denken Sie an ein Duplikat für Ihre Archive aufbewahren.

Schritt 3 - Das Aufforderungsschreiben (Einschreiben mit Rückschein)

Wenn die vorherigen Mahnungen keine Wirkung zeigen, wird das Versenden eines Mahnschreibens unerlässlich. Dieses formelle Schreiben, das Sie an per Einschreiben mit Rückschein, stellt eine letzte Zahlungsaufforderung dar, bevor ein Gerichtsverfahren eingeleitet wird.

Die Mahnung muss Folgendes erwähnen den genauen Betrag der Forderung, die gewährte Zahlungsfrist (in der Regel 8 bis 15 Tage), sowie die Folgen bei Nichtzahlung (Verzugszinsen, Gerichtsverfahren usw.).

Sie ermöglicht den Nachweis, dass das Gläubigerunternehmen versucht hat, den Streit gütlich beizulegen, was von Zivilgerichten häufig verlangt wird.

Schritt 4 - Der Zahlungsbefehl (einfaches und schnelles Verfahren)

Wenn nach der Mahnung keine Zahlung erfolgt, können Sie Folgendes einleiten ein Mahnverfahren beim zuständigen Handelsgericht.

Dieses Verfahren, das schnell und ohne Gerichtsverhandlung durchgeführt werden kann, bietet folgende Möglichkeiten einen Vollstreckungstitel wenn der Richter den Antrag für begründet hält.

Sobald Sie das Rezept erhalten haben, wird es dem Schuldner von einem Gerichtskommissar zugestellt wird . Wenn innerhalb der Frist kein Einspruch eingelegt wird, wird sie vollstreckbar.

Schritt 5 - Die Beauftragung eines Gerichtskommissars oder einer Inkassofirma

Wenn das Gerichtsverfahren nicht ausreicht, um die Zahlung zu erwirken, können Sie einen Gerichtskommissar mit der Vollstreckung der Anordnung beauftragen :

• Pfändung eines Bankkontos

• Auf Forderungen

• Etc.

Sie können auch ein Inkassobüro beauftragen der sich proaktiv um den Fall kümmert, indem er den Kunden erneut anmahnt und eventuell einen Zahlungsplan aushandelt.

Welche Tools zur Automatisierung der Verwaltung von Zahlungsausfällen?

Um Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu begrenzen, kann man einen Teil der Verwaltung von Zahlungsausfällen mithilfe digitaler Tools und Versicherungslösungen automatisieren.

Software für Rechnungsstellung und Mahnwesen

Mit Tools wie QuickBooks, Sage oder Sellsy können Sie :

• Mahnungen automatisieren

• Fristen verfolgen

• Erzeugen Sie Mahnungen mit wenigen Klicks.

Einige integrieren sogar Dashboards, um den Stand der Debitorenkonten in Echtzeit visualisieren.

Diese Lösungen sind ideal für Unternehmen die ihre Verwaltungseffizienz steigern möchten

Versicherungen und Factoring

Mit einer Kreditversicherung kann man sich gegen Zahlungsausfälle absichern. Gegen einen Beitrag deckt der Versicherer die offenen Rechnungen ganz oder teilweise ab.

Factoring ermöglicht es, die Verwaltung der Außenstände an einen Dritten zu delegieren. Ein Factoring-Unternehmen kauft die Forderungen des Unternehmens auf, schießt die geschuldeten Beträge ganz oder teilweise vor und übernimmt die Eintreibung.

Das Unternehmen wird dann von der gesamten Verwaltung der ausstehenden Zahlungen entlastet.

An wen können Sie sich bei anhaltenden Zahlungsrückständen wenden?

Wenn alle freundschaftlichen und gerichtlichen Schritte erfolglos bleiben, kann die Einschaltung von Inkassoprofis dazu beitragen, die geschuldeten Beträge auf kontrollierte und wirksame Weise einzutreiben.

Ein Inkassobüro

Ein Inkassobüro kann bereits in der gütlichen Phase eingreifen und versuchen, Ihre ausstehenden Zahlungen einzutreiben. ohne den Umweg über die Justiz.

Diese Fachleute verfügen über das nötige Fachwissen, um verwalten komplexe Forderungen und vervielfältigen die Mahnkanäle :

• Äpfel

• Briefe

• Verhandlungen

Ihre Tätigkeit unterliegt einem strengen gesetzlichen Rahmen, um beide Seiten zu schützen. Sie sind in der Regel auf Erfolgs- oder Provisionsbasis bezahlt werden .

Ein Gerichtskommissar (ehemaliger Gerichtsvollzieher)

Ein Gerichtskommissar (früher Gerichtsvollzieher) ist ein Ministerialbeamter, der befugt ist, in allen Phasen der Beitreibung tätig zu werden, von der gütlichen Phase bis zur Zwangsvollstreckung. Er kann eine Zahlungsaufforderung ausstellen um den gewerblichen Schuldner dazu zu bewegen, seine Situation vor einem Gerichtsverfahren zu bereinigen.

Sobald Sie einen Vollstreckungstitel (Mahnbescheid, Urteil...) erhalten haben, ist er die einzige Fachkraft, die die Entscheidung zustellen darf und Vollstreckungsmaßnahmen wie die Pfändung von Bankkonten, Berufsausrüstung oder anderen Vermögenswerten umzusetzen.

Er kann auch direkt befasst werden im Rahmen des vereinfachten Einziehungsverfahrens für die Forderungen unter 5.000 € Sie können auch ohne ein Gericht einen Antrag stellen.

Seine Intervention garantiert die strikte Einhaltung von Fristen und gesetzlichen Formen, was die Eintreibung für die Unternehmen sicherer macht.

Ein spezialisierter Anwalt

Ein Anwalt für Wirtschaftsrecht und Inkasso kann das Unternehmen ab den ersten Anfechtungen des Schuldners begleiten .

Sein Einsatz wird besonders empfohlen bei komplexen Rechtsstreitigkeiten, Akten mit hohen Forderungen oder wenn kollektive Verfahren (Sanierung, gerichtliche Liquidation) auf dem Spiel stehen.

Er übernimmt auch die Verteidigung des Unternehmens im Falle einer Anfechtung vor einem Richter.

Wie kann man verhindern, dass so etwas noch einmal passiert?

Um das Risiko von Zahlungsausfällen in der Zukunft zu begrenzen, können Sie wirksame Präventivmaßnahmen einführen.

Hier sind einige Beispiele für Vorgehensweisen, die Sie anwenden sollten:

• Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen regelmäßig aktualisieren . Sie sollten die Zahlungsmodalitäten, Verzugszinsen und das Verfahren bei unbezahlten Rechnungen genau widerspiegeln. So lassen sich rechtliche Grauzonen vermeiden.

• Ihre Kunden rigoros auswählen . Denken Sie daran, die Bonität Ihrer Kunden systematisch zu prüfen, bevor Sie einen Vertrag abschließen. Sie können seine letzten Bilanzen analysieren, Datenbanken über Zahlungsvorfälle (wie Coface oder Altares) konsultieren und sich über seinen Ruf erkundigen. Verlangen Sie ggf. Zahlungsgarantien: Anzahlung, Bankbürgschaft oder Kreditversicherung.

• Mahnungen ab dem ersten Tag der Verspätung automatisieren . Viele Programme bieten die Möglichkeit, automatisch Erinnerungen zu versenden, sodass Sie nichts vergessen und von Anfang an unter Druck bleiben.

Was tun, wenn ein Kunde sich weigert zu zahlen?

Wenn ein Kunde die Rechnung anzweifelt oder sich eindeutig weigert, sie zu bezahlen, beginnen Sie mit ein vollständiges Dossier zusammenstellen Die meisten Menschen, die einen Vertrag oder eine Bestellung abgeschlossen haben, haben einen Vertrag oder eine Bestellung, Rechnungen, E-Mails und Mahnungen. Diese Elemente sind im Falle eines Rechtsstreits von entscheidender Bedeutung.

Je nach Situation, einen Vermittlungsversuch kann eingeleitet werden, um den Gang zum Gericht zu vermeiden. Auf jeden Fall sollten Sie niemals einseitige Maßnahmen oder kommerzielle Vergeltungsmaßnahmen ergreifen, da dies zu Sanktionen führen kann.

Nur ein Richter kann bindende Maßnahmen anordnen, die dann von einem Gerichtskommissar ausgeführt werden.

Kann man Säumniszuschläge berechnen?

Ja, unter der Bedingung, dass Ihre Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) oder der Vertrag Die meisten unterschriebenen Verträge enthalten eine entsprechende Klausel. Der Betrag muss den gesetzlichen oder den in den AGB angegebenen Zinssatz einhalten wenn er günstiger ist.

Sie können auch eine pauschale Entschädigung für Einziehungskosten in Höhe von 40 € in Rechnung stellen, von Rechts wegen in den Beziehungen zwischen Gewerbetreibenden anwendbar.

Gibt es eine Mindestschwelle, um ein gerichtliches Inkasso einzuleiten?

Es ist kein Mindestbetrag erforderlich um ein Gerichtsverfahren gegen einen Geschäftskunden einzuleiten.

Allerdings müssen die entstandenen Kosten (Gerichtsvollzieher, Anwalt, Gericht) in einem angemessenen Verhältnis zur geforderten Summe stehen .

Bei kleinen Forderungen ist es besser dem vereinfachten Inkassoverfahren, dem Mahnbescheid oder einem vorherigen Schlichtungsversuch den Vorzug geben.

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Es ist besser, verspätete Zahlungen zu antizipieren, als sie zu verwalten. Mit Heropay Sie erhalten eine All-in-One-Lösung für Folgendes Ihre Zahlungseingänge sichern , Automatisieren Sie Ihre Beziehungen und Ihre Rechnungen finanzieren bei Bedarf.

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Umgang mit unbezahlten Rechnungen beruht auf einer straffen Organisation und geeigneten Instrumenten. Wenn Sie schnell handeln und Ihre Verfahren professionalisieren, begrenzen Sie das Risiko einer Liquiditätsblockade. Wenn Sie Ihre Zahlungsbedingungen formalisieren und Verzögerungen voraussehen, können Sie Ihre Tätigkeit dauerhaft absichern. Im Falle eines anhaltenden Rechtsstreits umgeben Sie sich mit den richtigen Partnern, um Ihre Rechte zu verteidigen.