E-Rechnung in Deutschland: Was Ihr Unternehmen wissen muss

Warum Deutschland auf elektronische Rechnungsstellung umsteigt

Deutschland orientiert sich an den EU-Regelungen in Bezug auf Digitalisierung von Transaktionen . Dieser Passus zielt auf die Stärkung der fiskalische Transparenz zu vereinfachen und die Handelsaustausch . Viele europäische Länder haben diese Systeme bereits eingeführt, um die Wirksamkeit von Steuerprüfungen und begrenzen die Buchungsfehler .

Warum ist Deutschland im Vergleich zu anderen europäischen Ländern ins Hintertreffen geraten?

Die föderale Struktur Deutschlands hat die Vereinheitlichung gebremst der Vorschriften. Jedes Bundesland hat über seine eigenen Anforderungen für die Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen (B2G) entschieden.

Allerdings ist die Europäische Richtlinie 2014/55/EU zwingt zu einer Harmonisierung. Deutschland zieht daher mit einem Stufenplan nach. Im Gegensatz zu Frankreich oder Italien, die ihre Prozesse zentralisiert haben, Deutschland ließ den Regionalstaaten die Freiheit, ihre eigenen Lösungen zu beschließen. Dies führte zu Abweichungen bei der Umsetzung der Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung.

Kalenderschritte zur Antizipation des Übergangs

• 1. Januar 2025 : Unternehmen müssen in der Lage sein elektronische Rechnungen empfangen und sie in ihre Buchhaltungssysteme .

• 1. Januar 2027 : Unternehmen, deren Umsatz übersteigt 800 000 Euro müssen elektronische Rechnungen ausstellen für alle ihre Transaktionen B2B .

• 1. Januar 2028 : alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen Dies gilt unabhängig von ihrem Umsatz.

Ziel ist es, eine schrittweise Einführung zu ermöglichen und den Unternehmen Zeit für die Modernisierung ihrer Buchführungssysteme zu geben.

Wie kann man sich auf die allgemeine Pflicht im Jahr 2028 vorbereiten?

Die Unternehmen müssen :

• ihre Rechnungssoftware anpassen

• Ihre Teams ausbilden

• Testen Sie neue Formate vor Ablauf der Frist, um administrative Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.

Der erste Schritt ist daher die Investition in Verwaltungslösungen, die mit den neuen Anforderungen kompatibel sind und eine strenge Überwachung des Übergangs gewährleisten.

Sie können prüft Interna um sicherzustellen, dass die aktuellen Systeme bereits einen Teil der erwarteten Standards erfüllen.

Wer ist in Deutschland von der elektronischen Rechnungsstellung betroffen?

Alle in Deutschland tätigen Unternehmen Die meisten in- und ausländischen Unternehmen müssen sich an die neuen Regeln für die elektronische Rechnungsstellung halten.

Dies gilt für Strukturen jeder Größe, von großen Unternehmen bis hin zu Selbstständigen, sowie für ausländische Unternehmen mit Kunden in Deutschland.

Unterliegt Ihr Unternehmen den neuen Regeln?

Alle Unternehmen, die Kunden in Deutschland Rechnungen stellen, müssen sich an diese Regelung halten .

B2G-Transaktionen (Business to Government) sind bereits betroffen, Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) werden folgen.

Selbst kleine Unternehmen werden ihre Prozesse anpassen und kompatible Software verwenden müssen.

Besondere Pflichten bei Geschäften mit dem Staat (B2G)

Seit April 2020 müssen Lieferanten der öffentlichen Verwaltung ihre Rechnungen im Format XRechnung .

Die Bundesbehörden verlangen nun ein strukturiertes Format und standardisiert, um die Zahlungen zu vereinfachen und Fehler bei der Verwaltung der öffentlichen Ausgaben zu vermeiden.

Wie man sich an die Anforderungen für den Handel zwischen Unternehmen (B2B) anpassen kann

Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Buchhaltungssysteme in der Lage sind konforme Rechnungen ausstellen und empfangen zu den neuen Standards.

Welche Formate sollten Sie verwenden, um elektronische Rechnungen zu versenden?

Deutschland bestimmte Formate vorschreibt um eine nahtlose Integration in die Buchhaltungssysteme zu gewährleisten und die Kompatibilität mit den europäischen Standards sicherzustellen.

XRechnung, das obligatorische Format für öffentliche Verwaltungen

XRechnung est un format XML die eine automatisierte Lesung und Verarbeitung durch öffentliche Verwaltungen gewährleistet.

Seine Einführung beschleunigt die Bearbeitung von Rechnungen und verringert das Fehlerrisiko durch manuelle Eingabe.

ZUGFeRD und Factur-X für eine breitere Kompatibilität

Diese Hybridformate integrieren einen XML-Datei in einem PDF . Sie ermöglichen ein menschliches Lesen und eine einfache Integration in Abrechnungssysteme.

Sie bieten eine flexible Lösung für Unternehmen, die ein lesbares Layout beibehalten und gleichzeitig die Anforderungen der Digitalisierung erfüllen möchten.

Überprüfen Sie, ob Ihre Rechnungen der europäischen Norm EN16931 entsprechen.

La EN16931-Normen gewährleistet die Interoperabilität von Rechnungen auf europäischer Ebene. Sie legt die Mindestinformationen fest, die eine elektronische Rechnung enthalten muss, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Wie man ein konformes Abrechnungssystem einrichtet

Die Unternehmen müssen ihre Infrastruktur anpassen um den neuen Verpflichtungen nachzukommen.

Auswahl einer geeigneten Lösung zum Erstellen und Versenden von elektronischen Rechnungen

Die Verwendung eines kompatible Rechnungssoftware ist der erste Schritt, um eine Ablehnung durch die Verwaltung zu vermeiden.

Lösungen wie SAP, Datev oder Edicom ermöglichen es, die Erstellung und den Versand von Rechnungen in den erforderlichen Formaten zu automatisieren.

Beachten Sie die Regeln für die Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten.

Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt in einem sicheren und zugänglichen Format. Die Einrichtung eines konformen elektronischen Archivierungssystems ist unerlässlich, um die Anforderungen von Steuerprüfungen zu erfüllen.

Sichern Sie Ihren Austausch mithilfe der elektronischen Signatur ab

Obwohl nicht obligatorisch, ist die elektronische Signatur stärkt die Authentizität von Dokumenten und beugt Betrug vor. Sie stellt die Integrität von Transaktionen sicher und beschleunigt die Validierung von Zahlungen.

Welche Risiken bestehen bei Nichteinhaltung der Pflichten?

Wenn Sie die Vorschriften nicht einhalten, kann dies zu finanziellen Sanktionen und administrativen Komplikationen führen.

Bußgelder und Strafen

Unternehmen, die sich nicht an die Vorschriften halten, riskieren finanzielle Sanktionen von bis zu 100.000 Euro je nach Schwere der Straftat.

Die Steuerbehörden können auch zusätzliche Strafen im Falle eines Rückfalls oder einer längeren Nichteinhaltung der Verpflichtungen.

Fehler bei der Mehrwertsteuer

Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung kann den Ablehnung des Vorsteuerabzugs durch das deutsche Finanzamt . Dies kann zu erheblichen finanziellen Verlusten für das betroffene Unternehmen führen.

Administrative Blockaden und Komplikationen bei der Buchhaltung

Das Fehlen einer konformen elektronischen Rechnungsstellung kann zu Verzögerungen bei der Zahlung und zu Komplikationen bei Steuerprüfungen .

Die Behörden können zusätzliche Belege verlangen, was den Verwaltungsaufwand erhöht und die Validierung von Transaktionen verzögert.

Darüber hinaus können nicht konforme Rechnungen von ihren Partnern abgelehnt .

Warum ist die elektronische Rechnungsstellung auch eine Chance für Ihr Unternehmen?

Über die gesetzlichen Verpflichtungen hinaus bietet die elektronische Rechnungsstellung zahlreiche Vorteile, insbesondere in Bezug auf Produktivität, Sicherheit und die Verringerung von Buchungsfehlern.

Die Verwaltung von Rechnungen automatisieren und die Produktivität steigern

Eine Studie von PwC offenbart, dass die elektronische Rechnungsstellung die Zeit für die Bearbeitung von Rechnungen um 60 % reduziert im Durchschnitt, wodurch die Unternehmen jedes Jahr Tausende von Arbeitsstunden einsparen können.

Indem sie die Erstellung und den Versand von Rechnungen automatisieren, können Buchhaltungsteams sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren .

Durch die Integration eines elektronischen Rechnungssystems wird der Zeitaufwand für die Verwaltung verringert und sich wiederholende Aufgaben werden eliminiert. So optimieren Unternehmen ihre Ressourcen und steigern die Effizienz ihrer Buchhaltung.

Transaktionen sichern und die Nachverfolgung von Zahlungen vereinfachen

Dank der digitale Rückverfolgbarkeit Mithilfe von "PayPal" können Unternehmen Zahlungen in Echtzeit nachverfolgen. das Risiko von Rechtsstreitigkeiten verringern oder Fehler bei der Rechnungsstellung.

Laut einer Studie der European Association for Electronic Billing (Europäischer Verband für elektronische Rechnungsstellung), 80 % der Unternehmen, die diese Systeme eingeführt haben, stellten eine deutliche Verbesserung ihres Zahlungsmanagements .

Betrug reduzieren und Ihre Steuerkonformität sicherstellen

Standardisierte Formate und automatisierte Kontrollen schränken Steuerbetrug ein und erleichtern Audits.

Laut einer Umfrage von Deloitte die elektronische Rechnungsstellung reduziert Mehrwertsteuerbetrug um 30 Prozent indem sie eine detaillierte Verfolgung von Transaktionen ermöglicht und Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung beseitigt.

Standardisierte Formate und automatisierte Kontrollen schränken Steuerbetrug ein und erleichtern Audits.

Heropay begleitet Sie bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung

Mit Deutschland, das die allgemeine elektronische Rechnungsstellung bis 2028 Die Unternehmen müssen sich schnell an die neuen steuerlichen und technischen Anforderungen anpassen.

Ob Sie eine Französische KMU nach Deutschland exportiert oder eine deutsche Gesellschaft mit Sitz in Berlin oder München, Heropay vereinfacht Ihren Übergang.

• Ab Juni 2025 Sie können Ihre Rechnungen elektronisch ausstellen im Format XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X direkt von Ihrem Heropay-Konto aus, in voller Übereinstimmung mit den europäischen und deutschen Anforderungen (Norm EN16931).

• Ab Sommer 2025 Sie können auch elektronische Rechnungen von Ihren deutschen Lieferanten empfangen und verwalten über Heropay, mit einer erleichterten Integration in Ihre Buchhaltungsprozesse.

• Ab September 2025 Hero bietet Ihnen Finanzierungslösungen für Ihre elektronischen Rechnungen um Ihren Cashflow zu optimieren, auch bei grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen.

• Und Ende 2025 Heropay wird mit einem PDP-Partner um die Einhaltung der Vorschriften und die Übermittlung von Steuerdaten an die deutschen Behörden zu gewährleisten und gleichzeitig seinen eigenen PDP-Status im Jahr 2026 vorzubereiten.

Deutschland setzt schrittweise die elektronische Rechnungsstellung durch Die allgemeine Verpflichtung soll bis 2028 gelten. Wenn Sie diese Reform bereits jetzt umsetzen, können Sie Sanktionen vermeiden und die Effizienz Ihres Unternehmens steigern. Wenn Sie diese Entwicklungen vorwegnehmen, kann Ihre Struktur von einem besseren Finanzmanagement und einer Vereinfachung des Verwaltungsaustauschs profitieren.