Wie kultiviert man eine gute Käufer-Lieferanten-Beziehung?

Im Vorfeld: Auswahl der besten Anbieter

Eine gute Beziehung zu Ihren Lieferanten wird bereits in der Akquisitionsphase vorbereitet, in der Sie die Strukturen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten werden. Dies ist eine wichtige Entscheidung, die keinesfalls leichtfertig getroffen werden sollte!

Dieser Teil der Arbeit nennt sich Lieferanten-Sourcing . Dies ist eine Recherche- und Dokumentationsaufgabe, deren Ziel es ist, eine möglichst umfassende Bestandsaufnahme potenzieller Anbieter zu erstellen.

Um sicherzugehen, dass Sie in die richtige Richtung gehen, sollten Sie idealerweise eine Strategie im Vorfeld des Sourcing. Das wird Ihnen Zeit sparen und eine Reihe von Fehleinschätzungen vermeiden helfen.

Eine gute Strategie konzentriert sich in erster Linie auf das Produkt oder die Dienstleistung: Qualität der Rohstoffe, Herstellungsverfahren, Preis und natürlich Produktions- und Lieferzeiten. Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, welche dieser Kriterien für Sie am wichtigsten sind, je nachdem, welche Einschränkungen Ihr Geschäft mit sich bringt. Die finanzielle Gesundheit des Anbieters ist ein weiteres Element, das Sie in Ihrer Strategie berücksichtigen sollten.

Ein fairer und sicherer Vertrag

Sobald der Anbieter ausgewählt wurde, ist der nächste Schritt die Erstellung und Unterzeichnung eines Geschäftspartnerschaftsvertrag . In diesem Vertrag werden die Dauer und die Bedingungen Ihrer Zusammenarbeit festgelegt: Beträge, Zahlungsfristen, Lieferfristen und alle anderen relevanten Informationen.

Um mit Ihrem Lieferanten auf einer gesunden Basis zu starten, muss der Vertrag über eine Geschäftspartnerschaft diese drei Kriterien erfüllen:

• Vorsehen von gegenseitige Vorteile (Win-Win-Strategie)

• Ausreichend sein flexibel

• Seien Sie sicher für beide Seiten

Der erste Punkt ist ziemlich offensichtlich: Wenn eine der beiden Parteien durch den Vertrag benachteiligt wird, wird dieses Ungleichgewicht Ihrer Beziehung zwangsläufig schaden. Sind die Vorteile hingegen gleich verteilt, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Ihre Zusammenarbeit lange und erfolgreich sein wird!

Außerdem muss ein Vertrag, auch wenn er noch so fair ist, immer flexibel und entwicklungsfähig bleiben. Dies ist ein weiterer wesentlicher Punkt in der Beziehung zwischen Käufer und Lieferant: Wenn der eine oder andere das Gefühl hat, dass ihm die Vertragsbedingungen nicht mehr passen, ist es wichtig, dass er den Vertrag problemlos neu aushandeln kann.

Schließlich muss sich jede Partei sicher fühlen, damit die Zusammenarbeit reibungslos ablaufen kann. Der Vertrag sollte daher möglichst viele Probleme oder Schwierigkeiten vorwegnehmen, die auftreten könnten: unbezahlte oder verspätete Zahlungen, Lieferverzögerungen, Herstellungsmängel...

Transparenz und Kommunikation bevorzugen

Während Ihrer gesamten Zusammenarbeit sind Transparenz und Kommunikation die Grundlage für eine erfolgreiche Käufer-Lieferanten-Beziehung.

Wenn etwas Unvorhergesehenes passiert, ist es wichtig, von Anfang an auf Ehrlichkeit zu setzen und den Dialog zu fördern, um einen Vertrauensverhältnis . Falls die gelieferte Ware z. B. nicht Ihren Erwartungen entspricht, können Sie den Lieferanten kontaktieren, ihm das Problem schildern und um eine teilweise Rückerstattung oder eine geschäftliche Geste bei der nächsten Bestellung bitten. Der Dialog ist immer besser als ein Konflikt, vor allem, wenn Sie eine langfristige Beziehung aufbauen wollen!

Um die Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu stärken, sollten Sie auch daran denken, regelmäßig mit ihnen zu kommunizieren. Organisieren Sie idealerweise Begegnungen regelmäßig, um den Stand und die Entwicklung Ihrer Partnerschaft zu besprechen.

Und natürlich sollten Sie im Sinne der Transparenz immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Dokumente sein und Ihre Lieferanten über jede Aktualisierung informieren. In diesem Zusammenhang kann es sinnvoll sein, ein Online-Tool (Lieferantenportal) zu installieren, das diese Aufgabe für Sie übernimmt und gleichzeitig das Risiko von Fehlern minimiert.

Förderung eines reibungslosen und sicheren Finanzaustauschs

Schließlich kann eine gute Käufer-Lieferanten-Beziehung nicht ohne einen reibungslosen und finanziell abgesicherten Austausch auskommen. Denn die unbezahlte Rechnungen und andere verspätete Zahlungen können Ihre Zusammenarbeit schnell gefährden, wobei für beide Seiten erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken bestehen.

Um Missbrauch, Vergessen und andere Verzögerungen zu vermeiden, ist es ideal, sich für eine digitale Lösung zur Zahlungsabwicklung zu entscheiden. Dank der Automatisierung der Rechnungsbearbeitung wird der Finanzaustausch zwischen den beiden Parteien vereinfacht und sicherer. Ihre Beziehungen zu Ihren Lieferanten werden sich dadurch erheblich verbessern! So vermeiden Sie Konflikte über Zahlungsfristen, die leicht zu einem Klima des Misstrauens führen können.