Wie berechnet und verwaltet man seine Kundenforderungen?

Kundenforderungen stellen einen erheblichen Teil der Bilanz von Unternehmen dar und beeinflussen direkt deren Liquidität. Tatsächlich geben 41% der CFOs in Frankreich an, dass die Zahlungsfristen ihrer Kunden die größte Herausforderung im Betriebsalltag darstellen.

Definition Kundenforderungen

Der Begriff Kundenforderungen bezeichnet den Gesamtbetrag der Forderungen, die ein Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt gegenüber seinen Kunden hat. Der Kundenbestand macht hierzulande oft einen großen Teil der Bilanz von B2B-Unternehmen aus.

Im Gegensatz zu den Lieferantenforderungen, die sich auf die Beträge beziehen, die den Lieferanten geschuldet werden, bezieht sich die Kundenforderung auf die von den Kunden geschuldeten Beträge.

Berechnen Sie die gesamten ausstehenden Kundenforderung

Um die Gesamtkundenforderung zu berechnen, müssen verschiedene Elemente berücksichtigt werden:

• Vorschüsse und Anzahlungen: Beträge, die von Kunden bereits für Bestellungen gezahlt wurden, aber noch nicht geliefert wurden.

• Überfällige Forderungen: Beträge, die von Kunden für bereits gelieferte, aber noch nicht bezahlte Waren oder Dienstleistungen geschuldet werden und deren Fälligkeitsdatum überschritten ist.

• Nicht überfällige Forderungen: Beträge, die in Zukunft für bereits erbrachte Lieferungen oder Dienstleistungen fällig werden, deren Fälligkeitsdatum noch nicht überschritten ist.

• Ausgestellte Rechnungen: Beträge, die den Kunden für ausgeführte Lieferungen oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden.

Um die Gesamtkundenforderung zu berechnen, verwenden Sie die folgende Formel:

Gesamtkundenforderung = Vorschüsse und Anzahlungen + Überfällige Forderungen + Nicht überfällige Forderungen + Ausgestellte Rechnungen

Was ist eine Bestandsobergrenze?

Die Obergrenze für ausstehende Kundenkredite ist der maximale Kreditbetrag, den ein Unternehmen bereit ist, einem bestimmten Kunden zu gewähren. Diese Obergrenze wird in der Regel auf der Grundlage der Bonität des Kunden festgelegt, die bewertet wird durch:

• Dessen Zahlungshistorie

• Dessen finanzielle Situation

• Und manchmal durch externe Bewertungen

Um die Kreditwürdigkeit eines Kunden zu prüfen, kann ein Unternehmen Kreditauskünfte oder Bilanzen einsehen oder spezialisierte Kreditbewertungsdienste in Anspruch nehmen.

Konkretes Beispiel: Eine Tabelle mit ausstehenden Forderungen an Kunden

• Beispiel 1. Quartal des Jahres

Diese Tabelle zeigt die monatliche Entwicklung der ausstehenden Kundenforderungen. Der Anstieg im Februar kann auf höhere Verkäufe oder verspätete Zahlungen hinweisen.

Eine weitere Tabelle zur Überwachung der Forderungen von Kunden: die Kundenbilanz

Die Kunden-Altbilanz teilt die Forderungen nach ihrem Alter auf. Sie ist entscheidend für die Identifizierung von Zahlungsverzögerungen und den damit verbundenen Kreditrisiken.

Seine Außenstände bei Kunden verwalten

Die effektive Verwaltung ausstehender Forderungen ist für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige wichtige Tipps:

• Überwachen Sie regelmäßig die Außenstände der Kunden: Halten Sie die von den Kunden geschuldeten Beträge und die Zahlungsfristen genau im Blick.

• Legen Sie klare Zahlungsbedingungen fest: Definieren Sie explizite Zahlungsbedingungen und stellen Sie sicher, dass diese von den Kunden verstanden werden.

• Verwenden Sie Mahnungen und Erinnerungen: Senden Sie freundliche Mahnungen oder Hinweise auf fällige Zahlungen, um zu rechtzeitigen Zahlungen zu ermutigen.

• Handeln Sie Anzahlungen oder Vorschüsse aus: Bei großen Verträgen oder neuen Kunden sollten Sie erwägen, Anzahlungen zu verlangen.

• Führen Sie Strafen für verspätete Zahlungen ein: Dies kann von Verspätungen abschrecken und die mit verspäteten Zahlungen verbundenen Kosten ausgleichen.

Wie verbucht man eine ausstehende Kundenforderung?

Der Prozess der Verbuchung von Kundenforderungen besteht aus mehreren Schritten:

1. Verbuchung von Verkäufen: Verbuchen Sie die Verkäufe, sobald die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde.

2. Erstellen von Rechnungen: Stellen Sie für jeden Verkauf detaillierte Rechnungen aus.

3. Verfolgung von Zahlungen: Halten Sie eingegangene Zahlungen gegen die entsprechenden Rechnungen fest.

4. Forderungsmanagement: Verfolgen Sie fällige und nicht fällige Forderungen in den entsprechenden Konten, im Konto "Kunden" (Klasse 4 des allgemeinen Kontenplans).

Wie verfolgt man erfolgreich seine Außenstände bei Kunden?

Für eine effektive Verfolgung der ausstehenden Kundenbeträge:

• Einführung eines strengen Buchhaltungssystems

Verwenden Sie fortschrittliche Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Sage, die einen genauen Überblick über die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bieten und die Überwachung in Echtzeit erleichtern.

• Vergleich der ausstehenden Beträge pro Kunde mit der Obergrenze für ausstehende Beträge

Es ist von entscheidender Bedeutung, die von jedem Kunden geschuldeten Beträge regelmäßig zu überwachen und sicherzustellen, dass sie den zugewiesenen Kreditrahmen nicht überschreiten, um das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren.

• Integration von Monitoring- und Analysetools

Lösungen wie Hero bieten detaillierte Übersichten und Analysen der ausstehenden Kundenforderungen und helfen Unternehmen, fundierte Entscheidungen über die Verwaltung von Kundenkrediten und die Optimierung des Cashflows zu treffen.

• Regelmäßigkeit und Genauigkeit bei der Aktualisierung der Daten

Halten Sie Ihre Finanzdaten auf dem neuesten Stand, um jederzeit einen klaren Überblick über den Stand der ausstehenden Kundenforderungen zu gewährleisten.

Wie kann man seine Außenstände optimieren?

Hero bietet innovative Lösungen wie Factoring zur Optimierung der Kundenforderungen. Mit Hero Cash können Unternehmen eine sofortige Zahlung für ihre Rechnungen erhalten, wodurch sie ihre ausstehenden Forderungen reduzieren und ihren Cashflow verbessern. Mit Hero können Sie die Obergrenzen für Außenstände pro Kunde verwalten - bis zu 20.000 € pro Kunde!

Warum ist es entscheidend, seine Außenstände gut zu verwalten?

Ein effektives Management der Außenstände ist von entscheidender Bedeutung, da es sich direkt auf den Bedarf an Betriebskapital (WCR) und die durchschnittliche Zahlungsdauer der Kunden (DSO) auswirkt.

Ein hoher ausstehender Kundenbetrag kann auf Zahlungsverzögerungen und ein erhöhtes Risiko von Zahlungsausfällen hinweisen, während ein niedriger ausstehender Betrag auf eine gute finanzielle Gesundheit und starke Kundenbeziehungen hindeutet.

Eine optimierte Verwaltung des Kundengeschäfts ist für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens von grundlegender Bedeutung, und Lösungen wie Hero können in diesem Prozess eine Schlüsselrolle spielen.

Häufig gestellte Fragen:

Was heißt "Außenstände" auf Englisch?

Ausstehender Kundenbetrag heißt auf Englisch "accounts receivable".

Was ist ein Kundenkredit?

Ein Kundenkredit ist eine Vereinbarung, bei der ein Verkäufer dem Käufer erlaubt, Waren oder Dienstleistungen zu einem späteren Zeitpunkt zu bezahlen, wodurch eine Forderung für den Verkäufer entsteht.